মাদ্রাসার হিসাব সফটওয়্যার, আয় ব্যয়ের হিসাব

মাদ্রাসার হিসাব খাতা কেন যথেষ্ট নয়?

অনেক মাদ্রাসায় এখনও মোটা একটি খাতায় হিসাব লেখা হয়। খাতায় লেখা খারাপ নয়, কিন্তু তিনটি বড় ঝুঁকি থেকে যায়। এক, খাতা হারালে, পুড়লে বা পানিতে নষ্ট হলে পুরো বছরের হিসাব শেষ। দুই, খাতায় যোগবিয়োগ হাতে করতে হয় বলে ভুল থেকে যায় এবং পরে সেই ভুল খুঁজে বের করা কষ্ট। তিন, যিনি লেখেন তিনি ছাড়া অন্য কেউ সহজে বুঝতে পারেন না, ফলে তিনি চলে গেলে বড় সমস্যা হয়।

এক্সেল ফাইলেও হুবহু সমস্যা থাকে। একটি ফাইল একজনের কম্পিউটারে পড়ে থাকে, ব্যাকআপ নেওয়া হয় না, সূত্র বা রো মুছে গেলে কেউ টের পায় না, আর কে কবে কী বদলালো তার কোনো রেকর্ড থাকে না। বার্ষিক হিসাব দেওয়ার সময় দেখা যায় কয়েক হাজার টাকার হিসাব মিলছে না, কিন্তু কোথায় ভুল হলো তা ব্যাখ্যা করা যায় না। মাদ্রাসার টাকা মূলত মানুষের দান ও অভিভাবকের কষ্টের টাকা, তাই হিসাবে স্পষ্টতা সবচেয়ে জরুরি।

হিসাব অংশে কী কী আছে?

পূর্ণাঙ্গ অ্যাকাউন্টিং মডিউল

যেসব প্রতিষ্ঠানে নিয়মমাফিক হিসাবরক্ষণ দরকার, তাঁদের জন্য আলাদা অ্যাকাউন্টিং মডিউল চালু করে নেওয়া যায়। এতে উপরের সাধারণ হিসাবের সঙ্গে পেশাদার খাতাপত্র যুক্ত হয়।

আরও যেসব হিসাব আছে

• অডিট রিপোর্ট: সব তহবিল মিলিয়ে বা তহবিল ধরে প্রাপ্তি ও প্রদানের পূর্ণ হিসাব, নিরীক্ষার সময় যা দরকার হয়।
• কালেকশন বাই ইউজার: কোন কর্মী কত টাকা আদায় করেছেন এবং তাঁর হাত দিয়ে কত খরচ হয়েছে, তারিখ ও ব্যবহারকারী ধরে।
• ইউজার ওয়াইজ ক্যাশবুক: দায়িত্ব ভাগ করা প্রতিষ্ঠানে জবাবদিহির জন্য কাজে লাগে।
• ঋণ ও বকেয়া: ঋণ প্রদান, ঋণ গ্রহণ, দোকানের বকেয়া এবং বকেয়া গ্রহণ ও প্রদানের আলাদা হিসাব।
• এতিম স্পনসর: কোন এতিম শিক্ষার্থীর দায়িত্ব কে নিয়েছেন এবং কে কত দিয়েছেন তার হিসাব।
• মাসিক দাতা: যাঁরা প্রতি মাসে নিয়মিত দান করেন তাঁদের আলাদা তালিকা ও একসঙ্গে একাধিক রসিদ প্রিন্ট।
• রশিদ বই: কত বই মজুদ, কাকে কোন নম্বরের বই দেওয়া হলো আর ব্যবহারের পর কত ফেরত এলো।
• ইউজার অ্যাক্টিভিটি লগ: সফটওয়্যারে কে কখন কী পরিবর্তন করেছেন তার পূর্ণ ইতিহাস, ব্যবহারকারী ও তারিখ ধরে খুঁজে দেখা যায়। কোনো এন্ট্রি নিয়ে প্রশ্ন উঠলে কে লিখেছেন তা প্রমাণসহ দেখানো যায়।

n

খাতা, এক্সেল আর সফটওয়্যারের তুলনা

কমিটিকে হিসাব দেওয়া সহজ হয় কীভাবে?

1. প্রতিদিন আয় ও ব্যয় সাথে সাথে এন্ট্রি করা হয়।
2. মাস শেষে খাতওয়ারি রিপোর্ট বের করা হয়।
3. রিপোর্টটি প্রিন্ট করে মিটিংয়ে দেওয়া হয়।
4. কেউ প্রশ্ন করলে সেই খাতের বিস্তারিত এন্ট্রি দেখানো হয়।
5. বছর শেষে পুরো বছরের হিসাব একসাথে পাওয়া যায়।

• হিসাবরক্ষক বদল হলেও সব রেকর্ড রয়ে যায়।
• মুহতামিম বাসা থেকেও ব্যালেন্স দেখতে পারেন।
• দাতারা জানতে পারেন তাঁদের টাকা কোন খাতে খরচ হয়েছে।
• একাধিক শাখা থাকলে শাখাওয়ারি হিসাব পাওয়া যায়।
• পুরনো যেকোনো দিনের হিসাব সেকেন্ডে বের হয়।

আর কোন অংশের সাথে যুক্ত?

বেতন ও চাঁদা আদায় অংশে যত টাকা আসে তা সরাসরি আয় হিসেবে এই হিসাবে চলে আসে, তাই দুই জায়গায় লিখতে হয় না। শিক্ষকের হাজিরা থেকে উপস্থিতি দেখে বেতন তৈরি করা সহজ হয়। কওমি মাদ্রাসার জন্য পূর্ণ সমাধান দেখতে কওমি মাদ্রাসা সফটওয়্যার পাতাটি দেখুন।

সব ফিচারের তালিকা আছে ফিচার পাতায়। মাসিক, বার্ষিক ও এককালীন প্যাকেজের খরচ জানতে প্রাইসিং পাতা দেখুন, আর নিজের চোখে দেখতে ফ্রি ডেমো নিন।

মাদ্রাসার হিসাব সফটওয়্যার নিয়ে সাধারণ প্রশ্ন