মাদ্রাসার বেতন ও চাঁদা আদায় সফটওয়্যার

বেতন আদায়ে সবচেয়ে বড় ঝামেলা কোনটি?

টাকা নেওয়া কঠিন নয়, কঠিন হলো হিসাব রাখা। কোন ছাত্র কোন মাসের বেতন দিয়েছে, কার কত বকেয়া, কাকে কত ছাড় দেওয়া হয়েছে, এই তিনটি প্রশ্নের উত্তর খাতা থেকে বের করতে অনেক সময় লাগে। একাধিক মানুষ টাকা নিলে হিসাব মেলানো আরও কঠিন।

সফটওয়্যারে ছাত্র ভর্তির সময় তার বেতনের পরিমাণ ঠিক করে দেওয়া হয়। তারপর প্রতি মাসে সেই ছাত্রের নামে বিল নিজে থেকেই তৈরি হয়। কেউ টাকা দিলে অ্যাডমিন শুধু পরিমাণ লিখে সেভ করেন, বাকি হিসাব সিস্টেম নিজেই করে। ফলে মাস শেষে বকেয়ার তালিকা বের করতে এক মিনিটও লাগে না।

বেতন ও চাঁদা অংশে কী কী আছে?

আদায়ের কাজটি দিনে কীভাবে চলে?

1. অভিভাবক বা ছাত্র অফিসে এলে নাম লিখে খুঁজে বের করা হয়।
2. পর্দায় তার বকেয়া ও চলতি মাসের বিল দেখা যায়।
3. যত টাকা দিলেন ততটুকু লিখে সেভ করা হয়।
4. সাথে সাথে রশিদ প্রিন্ট হয় এবং চাইলে এসএমএস যায়।
5. দিন শেষে মোট আদায়ের হিসাব মিলিয়ে নেওয়া হয়।

শিক্ষার্থীর খাতা ও ফি ছাড়

রসিদ ও বকেয়ার এসএমএস

• রসিদ সাধারণ কাগজে অথবা থার্মাল প্রিন্টারে (৮০ মিমি ও ৫৮ মিমি) ছাপানো যায়। একবার ঠিক করে দিলেই সব রসিদ সেই মাপে বের হয়।
• রসিদ নম্বর দিয়ে আগের কোনো আদায়ের রসিদ খুঁজে বের করে আবার প্রিন্ট করা যায়।
• বকেয়ার এসএমএস কাকে পাঠানো হয়েছে সফটওয়্যার মনে রাখে, তাই একই অভিভাবকের কাছে দুবার এসএমএস যায় না ও খরচ বাড়ে না। দরকার হলে এক চাপে রিসেট করে আবার পাঠানো যায়।
• ভর্তির সময়ের বকেয়া আর পুরনো বছরের বকেয়ার আলাদা তালিকা আছে।

খাতা আর সফটওয়্যারে পার্থক্য

কমিটি ও দাতাদের আস্থা বাড়ে কীভাবে?

• প্রতিটি টাকার বিপরীতে রশিদ থাকে, তাই প্রশ্ন ওঠার সুযোগ কমে।
• দাতা চাইলে তাঁর নিজের দানের পূর্ণ তালিকা প্রিন্ট করে দেওয়া যায়।
• কমিটির মিটিংয়ে মাসের আদায় ও বকেয়ার রিপোর্ট এক পাতায় দেখানো যায়।
• কোন খাতে কত টাকা এলো তা আলাদা করে দেখা যায়।
• হিসাবরক্ষক বদল হলেও পুরনো সব রেকর্ড রয়ে যায়।

বকেয়া কমাতে যা করতে পারেন

বেশিরভাগ মাদ্রাসায় বকেয়া জমে যায় মূলত দুটি কারণে। এক, অভিভাবক মনে করিয়ে দেওয়ার মতো কেউ থাকে না। দুই, কার কত বাকি সেটাই সময়মতো জানা যায় না। সফটওয়্যারে দুটি সমস্যাই একসাথে সমাধান হয়। মাসের শুরুতে বকেয়ার তালিকা বের করে শুধু সেই অভিভাবকদের এসএমএস পাঠানো যায়, সবাইকে নয়। এতে যাঁরা নিয়মিত দেন তাঁরা অহেতুক বার্তা পান না আর যাঁরা দেন নি তাঁরা ভদ্রভাবে মনে করিয়ে দেওয়া পান।

অনেক মাদ্রাসায় একাধিক খাতে টাকা আসে: মাসিক বেতন, ভর্তি ফি, পরীক্ষা ফি, খানার খরচ, বিদ্যুৎ বিল ও বার্ষিক চাঁদা। প্রতিটি খাত আলাদা করে সেট করা যায় বলে একজন ছাত্রের পুরো বছরের হিসাব এক পাতায় দেখা যায়। এতিম বা গরিব ছাত্রদের ছাড় দিলে সেটিও রেকর্ড হিসেবে থাকে, ফলে কমিটি জানতে পারে মাদ্রাসা বছরে মোট কত টাকা ছাড় দিয়েছে। এই হিসাব পরে দাতাদের কাছে মাদ্রাসার বাস্তব প্রয়োজন বোঝাতেও কাজে লাগে।

হিসাবের সাথে কীভাবে মিলে?

বেতন ও চাঁদায় আসা প্রতিটি টাকা সরাসরি আয় ব্যয়ের হিসাব এ আয় হিসেবে চলে যায়, তাই আলাদা করে আবার লিখতে হয় না। টাকা পাওয়ার খবর অভিভাবককে জানাতে এসএমএস বা অভিভাবক অ্যাপ ব্যবহার করা যায়।

স্কুল বা আলিয়া ধারার প্রতিষ্ঠানের জন্যও একই ব্যবস্থা কাজ করে। বিস্তারিত দেখুন আলিয়া মাদ্রাসা সফটওয়্যার পাতায়। সব ফিচার একসাথে দেখতে ফিচার পাতা এবং খরচ জানতে প্রাইসিং পাতা দেখুন।

মাদ্রাসার বেতন ও চাঁদা আদায় সফটওয়্যার নিয়ে সাধারণ প্রশ্ন