মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার নিয়ে সাধারণ প্রশ্ন ও উত্তর
মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার নিয়ে সাধারণ প্রশ্ন যেগুলো মাদ্রাসার মুহতামিম, মুদাররিস ও হিসাবরক্ষকরা আমাদের ফোনে ও হোয়াটসঅ্যাপে সবচেয়ে বেশি করেন, সেগুলোর সোজা উত্তর এক পেজে রাখা হলো। দাম, সেটআপ, ফিচার, হিফজ বিভাগ, অ্যাপ, হাজিরা মেশিন, ডেটা নিরাপত্তা, সাপোর্ট ও রিসেলার, সব বিষয় আলাদা অংশে সাজানো আছে। উত্তর না পেলে সরাসরি কল বা হোয়াটসঅ্যাপ করুন, ডেমো সম্পূর্ণ ফ্রি।
মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার নিয়ে সাধারণ প্রশ্ন: কোন অংশে কী আছে
নিচের প্রতিটি অংশে সংশ্লিষ্ট বিস্তারিত পেজের লিংক দেওয়া আছে। এই পেজের সব তথ্য ছবক মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারের বর্তমান প্যাকেজ ও নীতিমালা অনুযায়ী লেখা; দাম বা শর্ত বদলালে দামের পেজে আগে হালনাগাদ হয়।
দাম ও প্যাকেজশুরু করা ও সেটআপফিচারহিফজ, কওমি ও আলিয়াঅ্যাপহাজিরা মেশিন ও SMSডেটা ও নিরাপত্তাসাপোর্ট ও ট্রেনিংরিসেলার
দাম ও প্যাকেজ
ছবক মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারের দাম কত?
তিনটি প্যাকেজ আছে: মাসিক ৫০০ টাকা, বাৎসরিক ৫,০০০ টাকা অথবা এককালীন ২০,০০০ টাকা। তিন প্যাকেজেই সব ফিচার একই, শুধু পরিশোধের ধরন আলাদা। এর সাথে একবারের ইনস্টলেশন ফি যোগ হয়। পুরো হিসাব দামের পেজে দেখুন।
ইনস্টলেশন ফি কত?
২০০ শিক্ষার্থীর নিচের মাদ্রাসার জন্য ২,০০০ টাকা এবং ২০০-এর বেশি হলে ৫,০০০ টাকা। এটি একবারই দিতে হয়; মাসিক বা বাৎসরিক ফির সাথে বারবার আসে না। এই ফিতে মাদ্রাসার নামে সফটওয়্যার চালু করে দেওয়া হয়।
প্যাকেজের মধ্যে কী কী থাকে?
মাদ্রাসার নিজের নামে সাবডোমেইন ও হোস্টিং, অভিভাবক ও শিক্ষক অ্যাপ, নিয়মিত আপডেট এবং সাপোর্ট, সবই প্যাকেজের অন্তর্ভুক্ত। এগুলোর জন্য আলাদা টাকা লাগে না। শুধু RFID কার্ড, বায়োমেট্রিক মেশিন, SMS ও মাদ্রাসার ওয়েবসাইট ঐচ্ছিক।
শিক্ষার্থী বাড়লে কি মাসিক ফি বাড়ে?
না, মাসিক ফি ৫০০ টাকাই থাকে, শিক্ষার্থীসংখ্যা অনুযায়ী বাড়ে না। শুধু ইনস্টলেশন ফি ২০০ শিক্ষার্থীর ওপরে ৫,০০০ টাকা, নিচে ২,০০০ টাকা। তাই বড় মাদ্রাসার জন্যও প্রতি মাসের খরচ আগে থেকে জানা থাকে।
ঐচ্ছিক খরচগুলো কী কী?
RFID আইডি কার্ড প্রতিটি ১৫০ টাকা (ন্যূনতম ১৫০ জন), ZKTeco বায়োমেট্রিক হাজিরা মেশিন, SMS প্যাকেজ এবং মাদ্রাসার নিজস্ব ওয়েবসাইট। এগুলো দরকার হলে তবেই নেবেন; না নিলেও সফটওয়্যারের মূল কাজ চলে। মাদ্রাসার ওয়েবসাইট নিয়ে আলাদা পেজ আছে।
প্রথম বছরে মোট কত টাকা লাগে?
বাৎসরিক প্যাকেজে ৫,০০০ টাকা এবং ইনস্টলেশন ২,০০০ টাকা (২০০ শিক্ষার্থীর নিচে) মিলিয়ে প্রথম বছরে ৭,০০০ টাকা, পরের বছর থেকে শুধু ৫,০০০ টাকা। মাসিক প্যাকেজে নিলে বছরে ৬,০০০ টাকা এবং ইনস্টলেশন একবার। ঐচ্ছিক জিনিস নিলে তার খরচ আলাদা।
শুরু করা ও সেটআপ
কীভাবে শুরু করব?
প্রথমে ফোন বা হোয়াটসঅ্যাপে (০১৮০৪-৯০৯৫০০) যোগাযোগ করে ফ্রি ডেমো নিন। পছন্দ হলে প্যাকেজ বেছে নিলে আপনার মাদ্রাসার নামে সাবডোমেইন খুলে সফটওয়্যার চালু করে দেওয়া হয়। এরপর শিক্ষার্থী, শিক্ষক ও ফি কাঠামো এন্ট্রি করে কাজ শুরু। ডেমোর পেজে ধাপগুলো দেওয়া আছে।
ডেমো কি সত্যিই ফ্রি?
হ্যাঁ, ডেমোর জন্য কোনো টাকা লাগে না। ফোন বা হোয়াটসঅ্যাপে সময় ঠিক করে নিলে আপনার মাদ্রাসার বিভাগ ও ফি কাঠামো দিয়ে সফটওয়্যারটি দেখিয়ে দেওয়া হয়। ডেমো দেখে না নিলেও কোনো বাধ্যবাধকতা নেই।
খাতা বা এক্সেলের পুরনো তথ্য কীভাবে তুলব?
শিক্ষার্থী, শিক্ষক ও ফি কাঠামো সফটওয়্যারে এন্ট্রি করেই শুরু করা হয়। কাগজ বা এক্সেলে আগের তথ্য থাকলে ডেমোর সময় দেখিয়ে দিন; কোন তথ্য কীভাবে তুললে সবচেয়ে কম সময় লাগবে তা সাপোর্ট টিম বুঝিয়ে দেবে।
ইন্টারনেট ছাড়া চলবে?
ছবক ক্লাউডভিত্তিক সফটওয়্যার, তাই ব্যবহারের সময় ইন্টারনেট লাগে। মোবাইল ডেটা বা সাধারণ ব্রডব্যান্ডেই চলে, ভারী সংযোগ দরকার হয় না। সুবিধা হলো অফিসের বাইরে থেকেও মুহতামিম বা হিসাবরক্ষক লগইন করতে পারেন।
কম্পিউটার না থাকলে মোবাইলে চালানো যাবে?
অ্যাডমিন প্যানেল ব্রাউজারে চলে, তাই কম্পিউটার, ল্যাপটপ বা মোবাইলের ব্রাউজার থেকেও ব্যবহার করা যায়। তবে ফি আদায় ও রিপোর্টের কাজে কম্পিউটার বা ট্যাবলেটে স্বাচ্ছন্দ্য বেশি। অভিভাবক ও শিক্ষকদের জন্য আলাদা অ্যান্ড্রয়েড অ্যাপ আছে।
কতটি মাদ্রাসা এখন ছবক ব্যবহার করছে?
দেশের ৬২টি জেলার ৭২৮টি মাদ্রাসা ছবক ব্যবহার করছে। নামসহ তালিকা প্রকাশ্য, মাদ্রাসা ডিরেক্টরিতে জেলা ধরে দেখা যায়। নিজের জেলার মাদ্রাসার সাথে কথা বলেও যাচাই করতে পারেন।
ফিচার
সফটওয়্যারে কী কী কাজ করা যায়?
শিক্ষার্থী ভর্তি ও প্রোফাইল, শিক্ষক ব্যবস্থাপনা ও বেতন, হাজিরা (ম্যানুয়াল ও বায়োমেট্রিক) ও অনুপস্থিতির SMS, বেতন-চাঁদা-দান আদায় ও রশিদ, বকেয়া হিসাব, আয়-ব্যয়ের হিসাব, পরীক্ষা-রেজাল্ট-মার্কশিট-মেধা তালিকা, হিফজ ট্র্যাকিং, আইডি কার্ড ও সনদ প্রিন্ট, রিপোর্ট, ইউজার রোল এবং শিফট ও শাখা। সব ফিচার একসাথে ফিচার পেজে আছে।
বেতন ও চাঁদা আদায় কীভাবে হয়?
শিক্ষার্থীর মাসিক বেতন, ভর্তি ফি, পরীক্ষার ফি এবং চাঁদা বা দান আলাদা খাতে আদায় করা যায় এবং সাথে সাথে রশিদ প্রিন্ট হয়। কার কত বকেয়া তা এক ক্লিকে বের হয়। বিস্তারিত ফি আদায় পেজে।
পরীক্ষা ও রেজাল্ট তৈরি করা যায়?
হ্যাঁ, পরীক্ষা তৈরি করে নম্বর এন্ট্রি করলে মার্কশিট, রেজাল্ট শিট ও মেধা তালিকা সফটওয়্যার থেকেই তৈরি হয়। শ্রেণি বা জামাত ধরে ফলাফল দেখা ও প্রিন্ট করা যায়। পরীক্ষা ও রেজাল্ট পেজে উদাহরণ আছে।
আয়-ব্যয়ের হিসাব কি আলাদা খাতায় রাখতে হবে?
না, আয় ও ব্যয়ের সব এন্ট্রি সফটওয়্যারের হিসাব মডিউলে রাখা যায় এবং সেখান থেকে রিপোর্ট বের হয়। ফি আদায়ের হিসাব আর মাদ্রাসার অন্যান্য আয়-ব্যয় একই জায়গায় মিলিয়ে দেখা যায়। হিসাব পেজে বিস্তারিত।
আইডি কার্ড, সনদ ও রশিদ প্রিন্ট করা যায়?
হ্যাঁ, আইডি কার্ড, সনদ ও রশিদের জন্য প্রিন্ট ডিজাইন সফটওয়্যারে দেওয়া আছে; মাদ্রাসার নাম ও লোগোসহ প্রিন্ট হয়। RFID কার্ড নিলে হাজিরা মেশিনেও সেই কার্ড ব্যবহার করা যায়। আইডি কার্ড পেজ দেখুন।
একাধিক শাখা বা শিফট চালানো যায়?
যায়। শিফট ও শাখা আলাদা করে রাখা যায়, ফলে সকাল-বিকাল শিফট বা একাধিক ক্যাম্পাস থাকলেও এক সফটওয়্যারে সব ব্যবস্থাপনা হয়। প্রতিটি শাখার রিপোর্ট আলাদাভাবে দেখা যায়।
হিফজ, কওমি ও আলিয়া মাদ্রাসা
হিফজ বিভাগের দৈনিক পাঠের মান রাখা যায়?
হ্যাঁ, প্রতিটি হাফেজ শিক্ষার্থীর দৈনিক পাঠের মান আলাদাভাবে এন্ট্রি করা যায় এবং কত দিন ভালো, মধ্যম বা দুর্বল হলো তার হিসাব থাকে। অভিভাবক অ্যাপে অগ্রগতি দেখা যায়। হিফজ ট্র্যাকিং পেজ ও হিফজ মাদ্রাসার পেজে বিস্তারিত।
কওমি মাদ্রাসার জন্য কি উপযোগী?
কওমি মাদ্রাসার কথা মাথায় রেখেই সফটওয়্যারটি সাজানো: হিফজ ও কিতাব বিভাগ, জামাতভিত্তিক শ্রেণি, চাঁদা ও দান আদায় এবং বাংলা পরিভাষা। ব্যবহারকারী মাদ্রাসার বড় অংশই কওমি। কওমি মাদ্রাসা সফটওয়্যার পেজে বিস্তারিত।
আলিয়া মাদ্রাসায় দাখিল, আলিম, ফাজিল, কামিল শ্রেণি চালানো যায়?
যায়। শ্রেণি ও বিভাগ নিজের মতো সাজিয়ে ইবতেদায়ি থেকে কামিল পর্যন্ত শিক্ষার্থী, হাজিরা, ফি ও পরীক্ষার হিসাব রাখা যায়। আলিয়া মাদ্রাসার পেজে উদাহরণ দেওয়া আছে।
অ্যাপ
অভিভাবক অ্যাপে কী দেখা যায়?
অভিভাবক নিজের সন্তানের হাজিরা, বেতন ও বকেয়া, পরীক্ষার ফলাফল এবং হিফজ বিভাগের অগ্রগতির মতো তথ্য অ্যাপে দেখতে পান। মাদ্রাসা থেকে দেওয়া লগইন দিয়ে ঢুকতে হয়। অভিভাবক অ্যাপ পেজে স্ক্রিনসহ বর্ণনা আছে।
অ্যাপ কোথায় পাব?
Play Store-এ “Sabaq” নামে অ্যাপটি আছে; Play Store না থাকলে হোয়াটসঅ্যাপে জিজ্ঞেস করুন, আমাদের টিম ইনস্টলে সাহায্য করে। বিস্তারিত অ্যাপ পেজে দেওয়া আছে। অ্যাপ ব্যবহারের জন্য আলাদা টাকা লাগে না, প্যাকেজের মধ্যেই থাকে।
শিক্ষকদের জন্য আলাদা অ্যাপ আছে?
হ্যাঁ, একই অ্যাপে শিক্ষকদের জন্য আলাদা লগইন আছে, যাতে তাঁরা নিজের শ্রেণির তথ্য মোবাইল থেকে দেখতে পারেন। কোন শিক্ষক কী দেখবেন তা অ্যাডমিন ইউজার রোল দিয়ে ঠিক করে দেন।
হাজিরা মেশিন ও SMS
কোন কোন বায়োমেট্রিক মেশিন সাপোর্ট করে?
ZKTeco ব্র্যান্ডের iClock 9000G, MB360, MB460, MB560, F18, F22, V5L ও SenseFace মডেল ছবকের সাথে সরাসরি চলে। মেশিন আমাদের কাছ থেকে নিতে পারেন, আবার নিজের মেশিন থাকলে মডেল মিলিয়ে দেখুন। বায়োমেট্রিক হাজিরা পেজে বিস্তারিত।
RFID কার্ডের দাম কত?
প্রতিটি RFID আইডি কার্ড ১৫০ টাকা, ন্যূনতম ১৫০ জনের অর্ডার নিতে হয়। কার্ডেই শিক্ষার্থীর ছবি ও মাদ্রাসার নাম প্রিন্ট থাকে, আবার মেশিনে পাঞ্চ করে হাজিরাও হয়।
অনুপস্থিত থাকলে অভিভাবকের কাছে SMS যায়?
হ্যাঁ, হাজিরা নেওয়ার পর অনুপস্থিত শিক্ষার্থীর অভিভাবকের কাছে স্বয়ংক্রিয় SMS পাঠানো যায়। এছাড়া বেতনের নোটিশ বা ছুটির ঘোষণাও SMS-এ পাঠানো যায়। SMS প্যাকেজ ঐচ্ছিক, খরচ SMS পেজে ও দামের পেজে।
মেশিন ছাড়া হাজিরা নেওয়া যায়?
যায়। শিক্ষক ম্যানুয়ালি শ্রেণির হাজিরা এন্ট্রি করতে পারেন; মেশিন না থাকলেও হাজিরার রিপোর্ট ও SMS একইভাবে কাজ করে। পরে মেশিন নিলে একই রেকর্ডে যুক্ত হয়।
ডেটা ও নিরাপত্তা
মাদ্রাসার ডেটা কোথায় থাকে?
প্রতিটি মাদ্রাসার ডেটা তার নিজের সাবডোমেইনের অধীনে ক্লাউড সার্ভারে থাকে এবং নিয়মিত স্বয়ংক্রিয় ব্যাকআপ হয়। অন্য মাদ্রাসা আপনার তথ্য দেখতে পায় না। হোস্টিং প্যাকেজের মধ্যেই ধরা।
লাইসেন্স বন্ধ হয়ে গেলে ডেটার কী হবে?
নীতিমালা অনুযায়ী লাইসেন্স ৬০ দিন নিষ্ক্রিয় থাকলে ডেটা মুছে ফেলা হয়। তাই নবায়নের তারিখ মনে রাখা জরুরি; বন্ধের আগে দরকারি রিপোর্ট নিজের কাছে রাখার পরামর্শ দিই। সাময়িক সমস্যা হলে সাপোর্টে আগে জানান।
কে কোন তথ্য দেখতে পারবে, তা কি ঠিক করা যায়?
হ্যাঁ, ইউজার রোল দিয়ে মুহতামিম, হিসাবরক্ষক, শিক্ষক ও অভিভাবকের জন্য আলাদা অনুমতি ঠিক করা যায়। যেমন শিক্ষক শুধু নিজের শ্রেণি দেখবেন, হিসাবরক্ষক শুধু টাকার অংশ। প্রতিটি ব্যবহারকারীর আলাদা লগইন থাকে।
সাপোর্ট ও ট্রেনিং
শিক্ষকদের প্রশিক্ষণ কীভাবে হবে?
শুরুতে সেটআপের সময় চালানো শিখিয়ে দেওয়া হয়। এছাড়া ৯০টির বেশি বাংলা ভিডিও টিউটোরিয়াল টিউটোরিয়াল পেজে ও YouTube চ্যানেলে আছে, যেখানে প্রতিটি কাজ ধাপে ধাপে দেখানো। নতুন শিক্ষক এলে ভিডিও দেখেই শিখে নিতে পারেন।
সমস্যা হলে কীভাবে সাপোর্ট পাব?
ফোন ও হোয়াটসঅ্যাপ ০১৮০৪-৯০৯৫০০ এবং ইমেইল hello@sabaaq.com, তিন মাধ্যমেই বাংলায় সাপোর্ট পাওয়া যায়। অফিস ব্রাহ্মণবাড়িয়া সদরের লেভেল-৪, তিতাস টুইন টাওয়ার, মৌলভীপাড়ায়। সাপোর্ট প্যাকেজের মধ্যেই, আলাদা খরচ নেই।
রিসেলার
রিসেলার হলে কী সুবিধা?
রিসেলার প্রতিটি বিক্রির ৪০% রেভিনিউ শেয়ার পান এবং নিজের এলাকায় ইনস্টলেশন ফি নিজেই ঠিক করেন। নিজ জেলার মাদ্রাসাগুলোতে ডেমো দেখানো ও সেটআপে সাহায্য করাই মূল কাজ। শর্ত ও আবেদন রিসেলার প্রোগ্রাম পেজে।
সফটওয়্যারের নাম ছবক নাকি সবক?
সঠিক নাম ছবক (ইংরেজিতে Sabaq, ওয়েবসাইট sabaaq.com)। উচ্চারণের কারণে অনেকে বাংলায় সবক বা সাবাক লেখেন, আবার ইংরেজিতে Sabak বা Sobok লিখে খুঁজেন। এগুলো সব একই মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ও অ্যাপকে বোঝায়।
প্রশ্নের উত্তর পাননি?
সরাসরি কথা বলুন। ফ্রি ডেমোতে আপনার মাদ্রাসার বিভাগ ও ফি কাঠামো দিয়েই সফটওয়্যার দেখানো হয়।