মাদ্রাসা ডিজিটাল করার ধাপে ধাপে গাইড

মাদ্রাসা ডিজিটাল করা বলতে আসলে কী বোঝায়?

অনেকে মনে করেন ডিজিটাল মানে কম্পিউটার কেনা অথবা একটি ওয়েবসাইট করা। বাস্তবে মূল বিষয় হলো, প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি কাজ যেন একটি নির্দিষ্ট নিয়মে হয় এবং প্রতিটি কাজের রেকর্ড যেন এক জায়গায় থাকে। যে মাদ্রাসায় শিক্ষার্থীর তথ্য এক খাতায়, বেতন আরেক খাতায়, হাজিরা তৃতীয় খাতায় আর পরীক্ষার নম্বর শিক্ষকের পকেট ডায়রিতে, সেখানে পুরো ছবি একসাথে দেখা কখনো সম্ভব হয় না। ডিজিটাল ব্যবস্থার মূল লাভ এই একতা।

দ্বিতীয় লাভ হলো নির্ভরশীলতা কমানো। একজন বিশ্বস্ত কর্মচারীর মাথায় সব তথ্য থাকলে তিনি অসুস্থ হলে বা চলে গেলে পুরো প্রতিষ্ঠান থমকে যায়। রেকর্ড লিখিত ও সংরক্ষিত থাকলে দায়িত্ব বদলানো সহজ হয়।

কোন কাজ আগে, কোন কাজ পরে?

এই ক্রমটি এলোমেলো করলে সমস্যা হয়। যেমন শিক্ষার্থীর তালিকা পূর্ণ না হলে হাজিরা নেওয়া যায় না, আর বেতনের কাঠামো ঠিক না থাকলে রশিদে ভুল অংক চলে যায়।

পুরনো তথ্য কীভাবে তুলবেন?

1. প্রথমে সিদ্ধান্ত নিন কত পুরনো তথ্য তোলবেন। বেশিরভাগ প্রতিষ্ঠানের জন্য চলতি বছরের তথ্যই যথেষ্ট।
2. শ্রেণিবারী তালিকা করুন এবং এক শ্রেণি শেষ না হলে পরের শ্রেণি ধরবেন না।
3. প্রতি শ্রেণির তালিকা একজন শিক্ষককে দিয়ে দেখিয়ে নিন, বিশেষ করে নামের বানান।
4. মোবাইল নম্বর তোলার সময় বিশেষ সাবধান থাকুন, এক অঙ্ক ভুল হলে এসএমএস ব্যর্থ হবে।
5. বকেয়া বেতন থাকলে সেডা একটি নির্দিষ্ট তারিখ পর্যন্ত হিসাব করে শুরুর জের হিসেবে বসান।
6. শেষে একটি তারিখ ঠিক করুন, যে তারিখের পর সব নতুন এন্ট্রি শুধু সফটওয়্যারে হবে।

পুরনো খাতাগুলো ফেলে দেবেন না। কমপক্ষে তিন বছর সংরক্ষণ করুন, কারণ পুরনো শিক্ষার্থীর সনদ বা ছাড়পত্রের প্রয়োজন হঠাৎ করেই আসে। ভর্তি সংক্রান্ত কোন তথ্যগুলো তোলা জরুরি তা ভর্তি ফরম ও ছাত্র তথ্য লেখায় দেওয়া আছে।

শিক্ষকদের প্রশিক্ষণ কীভাবে দেবেন?

সফটওয়্যার ব্যর্থ হওয়ার সবচেয়ে বড় কারণ সফটওয়্যার নয়, মানুষ। শিক্ষকরা ভয় পেলে বা বিরক্ত হলে পুরনো কায়দায় ফিরে যান। তাই প্রশিক্ষণ একবারে লম্বা না দিয়ে প্রতিটি বিভাগের জন্য আলাদা ও সংক্ষিপ্ত করে দিন। একজন শ্রেণিশিক্ষককে শুধু তিনটি কাজ শিখালেই চলে: হাজিরা দেওয়া, নম্বর তোলা এবং নিজের শ্রেণির তালিকা দেখা। হিসাবরক্ষককে শিখান আদায়, রশিদ ও খরচ এন্ট্রি। প্রতি কাজ হাতে করিয়ে দেখানোই সবচেয়ে ভালো পদ্ধতি, মুখে বলা নয়।

প্রথম এক মাস একজনকে দায়িত্ব দিন যিনি সবার সমস্যা শুনবেন এবং প্রয়োজনে সাপোর্টে যোগাযোগ করবেন। প্রতিটি শিক্ষক আলাদাভাবে ফোন করলে উত্তর এক রকম হয় না এবং বিভ্রান্তি বাড়ে।

কোন ভুলগুলো এড়িয়ে চলবেন?

• একসাথে সব বিভাগ চালু করা, এতে কাজ এলোমেলো হয়ে যায়।
• পুরনো পাঁচ বছরের হিসাব তোলার জন্য মাসের পর মাস দেরি করা।
• একজন মানুষের উপর সব দায়িত্ব চাপানো, সে ছুটিতে গেলেই কাজ বন্ধ।
• অভিভাবকদের না জানিয়ে এসএমএস চালু করা, এতে অপরিচিত নম্বর ভেবে অনেকে বিভ্রান্ত হন।
• লাইসেন্স বা বিল নিয়ে অসাবধান থাকা। নীতি অনুযায়ী লাইসেন্স নিষ্ক্রিয় হয়ে ৬০ দিন পেরিয়ে গেলে তথ্য মুছে ফেলা হয়।
• প্রথম দিনেই খাতা বন্ধ করে দেওয়া, কিছুদিন দুটো একসাথে চলাই নিরাপদ।

কাজ শুরুর আগে কোন সিদ্ধান্তগুলো নিয়ে রাখবেন?

কাজ শুরু হয়ে গেলে মাঝপথে সিদ্ধান্ত বদলালে সবচেয়ে বেশি সময় নষ্ট হয়। তাই শুরুর আগেই কয়েকটি বিষয় লিখিতভাবে ঠিক করে নিন। প্রথমত, শ্রেণির নাম কী হবে এবং সব কাগজে একই নাম ব্যবহার হবে কি না। দ্বিতীয়ত, শিক্ষার্থীর আইডি নম্বর কীভাবে তৈরি হবে, ভর্তির বছর ধরে নাকি শুধু পরপর নম্বরে। তৃতীয়ত, বেতন কোন তারিখ পর্যন্ত নেওয়া হবে এবং তারপর বকেয়া ধরা হবে কি না। চতুর্থত, কার কাছে কোন তথ্য দেখার অনুমতি থাকবে। এই চারটি সিদ্ধান্ত আগে নিলে পরে বারবার সেসন বা তালিকা ঠিক করতে হয় না।

প্রথম তিন মাসে কী কী যাচাই করবেন?

শুরুর পর অনেক প্রতিষ্ঠান ভাবে কাজ শেষ, অথচ আসল পরীক্ষা হয় প্রথম তিন মাসে। প্রতি মাস শেষে তিনটি জিনিস মিলিয়ে দেখুন: সফটওয়্যারে দেখানো মোট আদায় ও হাতে থাকা নগদ, শ্রেণিবারী শিক্ষার্থী সংখ্যা ও বাস্তব সংখ্যা, এবং পাঠানো এসএমএস ও অভিভাবকদের অভিযোগ। তিন মাস টানা মিললে ধরে নিতে পারেন ব্যবস্থাটি দাঁড়িয়ে গেছে, তখন পরের বিভাগে হাত দেওয়া নিরাপদ।

শুরু করার সবচেয়ে ভালো সময় হলো নতুন শিক্ষাবর্ষের শুরু বা ভর্তি মৌসুমের পরপরই। কারণ তখন শিক্ষার্থীর তালিকা এবং বেতনের কাঠামো দুটোই নতুন থাকে, পুরনো বকেয়া বা অসমাপ্ত হিসাব টানতে হয় না। মাঝের সময় শুরু করলেও সমস্যা নেই, তবে সেক্ষেত্রে শুরুর জের ও বকেয়ার তালিকা বিশেষ যত্ন নিয়ে তুলতে হবে, নাহলে প্রথম মাসেই হিসাব মিলবে না এবং সবাই ভাববেন সফটওয়্যারে সমস্যা।

সাধারণ কিছু প্রশ্ন