মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ফ্রি ডাউনলোড: কোনটা সত্যি ফ্রি, কোনটা নয়

অনেকে একে সবক সফটওয়্যার নামেও খোঁজেন; নাম যেভাবেই লেখা হোক, ডাউনলোড ও ডেমোর নিয়ম একই।

ফ্রি মাদ্রাসা সফটওয়্যার বলতে বাস্তবে কী কী পাওয়া যায়?

ফ্রি খুঁজলে হাতে মূলত তিন ধরনের জিনিস আসে। এক, এক্সেল বা গুগল শিটের তৈরি ছক, যেটা আসলে সফটওয়্যার নয়, একটা গোছানো খাতা। দুই, ওপেন সোর্স প্রজেক্ট, যেটা বিনামূল্যে নামানো গেলেও চালাতে সার্ভার, কারিগরি লোক ও সময় লাগে। তিন, কোনো কোম্পানির ফ্রি ট্রায়াল বা ফ্রি ডেমো, যা আসলে কেনার আগে দেখে নেওয়ার সুযোগ। তিনটির কাজ তিন রকম, তাই কোনটা আপনার দরকার সেটা আগে ঠিক করা ভালো।

ছবকে কোনগুলো সত্যি ফ্রি

ছবকের যে অংশগুলো ব্যবহার করতে এক টাকাও লাগে না, সেগুলো নিচে দেওয়া হলো। এর জন্য সাবসক্রিপশন নেওয়া লাগে না, রেজিস্ট্রেশনও লাগে না। ভেতরের ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারটি আলাদা, সেটা নিয়ে নিচে বলা আছে।

• অ্যান্ড্রয়েড অ্যাপ: অভিভাবক ও শিক্ষকদের জন্য ফ্রি, Google Play থেকে নামানো যায়
• ফ্রি ডেমো: আপনার মাদ্রাসার নাম দিয়ে পুরো সফটওয়্যার দেখানো হয়, টাকা লাগে না
• ১৮৫টি বাংলা টিউটোরিয়াল: প্রতিটি ফিচারের ভিডিও ফ্রি, টিউটোরিয়াল পেজে
• এক্সেল টেমপলেট: হিসাব খাতা, ভর্তি ফরম ও রেজাল্ট শিট ফ্রি ডাউনলোড
• খরচ ক্যালকুলেটর: এখানে ছাত্রসংখ্যা দিলেই মোট খরচ বলে দেয়
• সেটআপ সহায়তা ও সাপোর্ট: প্যাকেজের মধ্যেই, আলাদা বিল নেই

খাতা আর এক্সেল দিয়ে আসলে কতদূর ভালোভাবে চলে?

অনেক দূর চলে, এবং এটা স্বীকার করে নেওয়াই সৎ কথা। ছাত্রসংখ্যা কম, একজন মানুষই হিসাব লেখেন, একটাই ফান্ড, আর বেতনের হার সবার প্রায় এক, এমন মাদ্রাসায় খাতা বা এক্সেলে ভুল কমই হয়।

এই অবস্থায় দৈনিক আদায়ের তালিকা, মাসের জমা খরচের যোগফল, ভর্তির তথ্য আর পরীক্ষার নম্বর, সবই খাতায় নির্ভুল রাখা সম্ভব। যিনি লেখেন তিনি সব মনে রাখেন, তাই খুঁজে বের করতেও সময় লাগে না। শুধু একটা শর্ত: লেখার নিয়ম যেন প্রতিদিন এক থাকে, আর প্রতিটি টাকার বিপরীতে যেন একটা রশিদ থাকে। মাদ্রাসার হিসাব খাতা কীভাবে রাখবেন লেখাটিতে এই নিয়মগুলো ধাপে ধাপে দেওয়া আছে।

ফ্রি সমাধান কোথায় এসে আটকে যায়?

সমস্যা শুরু হয় নির্দিষ্ট কয়েকটা জায়গায়, ধীরে ধীরে নয়, হঠাৎ করে। নিচের যেকোনো দুটি আপনার মাদ্রাসায় মিলে গেলে বুঝবেন খাতা বা এক্সেল আর টানছে না।

• একাধিক মানুষ একসাথে লিখছেন: দুজন একই ফাইল খুলে আলাদা কপি সেভ করলে কোনটা আসল তা আর বোঝা যায় না
• বকেয়া পরের মাসে টানতে হচ্ছে: কে কত মাস ধরে বাকি, সেটা প্রতি মাসে হাতে যোগ করতে হয়
• রশিদের ক্রমিক নম্বর মেলাতে হচ্ছে: কোন নম্বর বাদ পড়ল বা দুবার বসল, খুঁজে বের করা কঠিন
• ফাইল হারানোর ভয়: এক কম্পিউটারে একটাই কপি, সেটি নষ্ট হলে বছরের হিসাব শেষ
• বছর পাল্টাচ্ছে: নতুন শিক্ষাবর্ষে শ্রেণি উত্তীর্ণ, রোল নতুন করে বসানো, আগের বছরের জের টেনে আনা
• কমিটি রিপোর্ট চাইছে: এক বছরের আয়, ব্যয়, ছাত্রসংখ্যা ও ফলাফল এক কাগজে চাইলে দিন দুয়েক লেগে যায়

কখন এক্সেলেই চলবে, আর কখন সফটওয়্যার লাগবে?

সিদ্ধান্তটা ছাত্রসংখ্যার চেয়ে বেশি নির্ভর করে কাজের জটিলতার উপর। নিচের ছকে বাঁ পাশে অবস্থা, ডান পাশে যুক্তিসঙ্গত পছন্দ দেওয়া হলো।

ফ্রি ডাউনলোড করা সফটওয়্যারে কোন খরচগুলো লুকিয়ে থাকে?

ফ্রি বলতে সাধারণত সফটওয়্যারের লাইসেন্স ফ্রি বোঝানো হয়, চালানোর খরচ নয়। ইন্টারনেটে পাওয়া ফ্রি সিস্টেম নামিয়ে চালাতে গেলে যে খাতগুলোতে খরচ ও শ্রম যায়, সেগুলো আগে থেকে হিসাব করে রাখা ভালো।

• সার্ভার ও হোস্টিং: সফটওয়্যার কোথাও তো চলতে হবে, সেটার মাসিক বা বাৎসরিক খরচ
• সেটআপ ও কনফিগার: শ্রেণি, বিভাগ, ফি কাঠামো ও ব্যবহারকারী বসানোর কাজ
• পুরনো তথ্য তোলা: চলতি ছাত্রদের তালিকা, বকেয়া ও আগের বছরের জের নতুন সিস্টেমে তোলা
• স্টাফ প্রশিক্ষণ: যিনি চালাবেন তিনি শেখার আগ পর্যন্ত পুরনো পদ্ধতিও চালু রাখতে হয়
• সাপোর্ট না থাকার খরচ: সমস্যা হলে কাকে বলবেন, উত্তর না পেলে কাজ কতদিন আটকে থাকবে
• নিরাপত্তা ও ব্যাকআপ: নিয়মিত ব্যাকআপ কে নেবে, কোথায় রাখা হবে

কোনটা ফ্রি নয় এবং কেন

পুরো ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারটি ক্লাউডে চলে। প্রতিটি মাদ্রাসার জন্য আলাদা সাবডোমেইন, সার্ভার জায়গা, ডেটা ব্যাকআপ, নিয়মিত আপডেট ও বাংলায় সাপোর্ট লাগে, তাই এটা সাবসক্রিপশন: মাসিক ৫০০ টাকা, বাৎসরিক ৫,০০০ টাকা অথবা এককালীন ২০,০০০ টাকা। শুরুতে একবারের ইনস্টলেশন চার্জ ২,০০০ টাকা (২০০ জনের কম শিক্ষার্থী) বা ৫,০০০ টাকা। পূর্ণ মূল্য তালিকা দেখুন।

মাদ্রাসা সফটওয়্যারের খরচ কীসের উপর নির্ভর করে?

যে কোনো সফটওয়্যারেই খরচ কয়েকটা নির্দিষ্ট জিনিসের উপর ওঠানামা করে। এগুলো জানা থাকলে যেকোনো বিক্রেতার সাথে কথা বলার সময় সঠিক প্রশ্ন করতে পারবেন।

প্রথমত ছাত্রসংখ্যা, কারণ সার্ভারের জায়গা ও সাপোর্টের চাপ এর সাথেই বাড়ে। দ্বিতীয়ত শাখা বা বিভাগের সংখ্যা। তৃতীয়ত এসএমএস, কারণ প্রতিটি বার্তার জন্য অপারেটরকে টাকা দিতে হয়, এটা সফটওয়্যারের দামের বাইরের খরচ। চতুর্থত আইডি কার্ড ও হাজিরা মেশিনের মতো হার্ডওয়্যার, যেগুলো ঐচ্ছিক। আর শেষটি সেটআপ ও প্রশিক্ষণ, যা সাধারণত একবারের খরচ। নিজের মাদ্রাসার হিসাব মিলিয়ে দেখতে খরচ ক্যালকুলেটর ব্যবহার করতে পারেন।

ফ্রি ডেমো আর ফ্রি সফটওয়্যার এক জিনিস নয়

এই দুটো গুলিয়ে ফেলা খুব সাধারণ ব্যাপার, তাই সীমাটা আগেই বলে দেওয়া ভালো। ছবকের কোনো ফ্রি সংস্করণ নেই, অর্থাৎ টাকা না দিয়ে দীর্ঘদিন ব্যবহার করার মতো কোনো প্যাকেজ নেই।

যা আছে তা হলো ফ্রি ডেমো। ডেমোতে আপনার মাদ্রাসার নাম, বিভাগ ও ফি কাঠামো বসিয়ে পুরো সফটওয়্যারটি দেখানো হয়, কোনো অংশ লুকানো থাকে না, আর এর জন্য টাকা লাগে না। পছন্দ হলে তবেই সাবসক্রিপশন নেবেন। অ্যাপটি অবশ্য সত্যিই ফ্রি এবং সেটা স্থায়ীভাবেই ফ্রি, তবে অ্যাপ কাজ করে প্রতিষ্ঠানের সাবসক্রিপশন চালু থাকলে।

“ফ্রি ফুল ভার্শন” বা ক্র্যাক সফটওয়্যার নেওয়া কেন ঠিক নয়

• মাদ্রাসার ছাত্র, অভিভাবক ও হিসাবের তথ্য অজানা সার্ভারে চলে যাওয়ার ঝুঁকি
• আপডেট আসে না; নতুন শিক্ষাবর্ষ বা নতুন ফিচারে আটকে যায়
• সমস্যা হলে সাহায্য করার কেউ থাকে না, ডেটা হারালে ফেরত পাওয়া যায় না
• অনুমতিহীন সফটওয়্যার ব্যবহার আইনত সমস্যা, আর প্রতিষ্ঠানের সুনামের ঝুঁকি

যেকোনো সফটওয়্যার নেওয়ার আগে যে ছয়টি প্রশ্ন করবেন

প্রশ্নগুলো যেকোনো বিক্রেতাকে করা যায়। উত্তর লিখে রাখলে পরে তুলনা করতে সুবিধা হয়, আর কথার সাথে বাস্তবের মিল আছে কি না তাও বোঝা যায়।

• আমার তথ্য কোথায় থাকবে, আর ব্যাকআপ কত দিন পরপর নেওয়া হয়?
• চুক্তি শেষ হলে আমার তথ্য কীভাবে ফেরত পাব, কোন ফরম্যাটে?
• সাপোর্ট কোন সময়ে পাওয়া যায়, বাংলায় কি না, আর কত সময়ে উত্তর আসে?
• দামের বাইরে কোন খরচ আছে, যেমন এসএমএস, হার্ডওয়্যার বা বছরে নবায়ন?
• পুরনো তথ্য তুলে দেওয়া হবে কি, নাকি আমাদেরই বসাতে হবে?
• প্রশিক্ষণ কতবার দেওয়া হয়, আর কর্মী বদলালে নতুন জনকে শেখানো হবে কি?

এক্সেল ফাইল দিয়ে শুরু করতে চান?

এখনই সফটওয়্যার নিতে না চাইলে আপাতত এক্সেল টেমপলেট দিয়ে কাজ চালান। সবগুলো ফ্রি, মাদ্রাসার প্রয়োজন অনুযায়ী তৈরি:

সাধারণ প্রশ্ন