ছাত্রদের আইডি কার্ড নিজেরাই বানাবেন কীভাবে: কোন তথ্য রাখবেন, ছবি তোলা ও একসাথে প্রিন্ট

আইডি কার্ডে কোন তথ্যগুলো রাখবেন, কোনগুলো রাখবেন না?

কার্ডের কাজ একটাই: ছাত্রটি এই প্রতিষ্ঠানের, এটুকু প্রমাণ করা। তাই যত কম তথ্য দিয়ে কাজটি হয়, ততই ভালো। বেশি তথ্য দিলে কার্ড ভরাট দেখায় ঠিকই, কিন্তু হারালে ঝুঁকি বাড়ে।

• রাখবেন: প্রতিষ্ঠানের নাম ও লোগো
• রাখবেন: ছাত্রের পূর্ণ নাম, বানান যাচাই করে
• রাখবেন: জামাত ও শাখা
• রাখবেন: রোল বা দাখেলা নম্বর
• রাখবেন: সাম্প্রতিক ছবি
• রাখবেন: প্রতিষ্ঠানের ফোন নম্বর, যাতে কার্ড কুড়িয়ে পেলে কেউ জানাতে পারেন
• রাখবেন না: বাসার পূর্ণ ঠিকানা
• রাখবেন না: জন্মনিবন্ধন বা জাতীয় পরিচয়পত্রের নম্বর
• রাখবেন না: অভিভাবকের মোবাইল নম্বর, বিশেষ করে আবাসিক ছাত্রদের কার্ডে

রক্তের গ্রুপ রাখতে চাইলে রাখতে পারেন, তবে শুধু তখনই যখন সেটি কাগজপত্রে যাচাই করা আছে। অনুমান করে লেখা রক্তের গ্রুপ বিপদের সময় উল্টো ক্ষতি করে।

কার্ড বানানোর আগে ছাত্রের তথ্য যেভাবে গুছিয়ে নেবেন

কার্ড ছাপার পর ভুল ধরা পড়লে পুরো জামাতের কাজ নষ্ট হয়। তাই ছাপার আগেই তালিকাটা চূড়ান্ত করে নিন। তথ্যগুলো নতুন করে সংগ্রহ করতে হয় না, ভর্তির সময়ের ফরমেই সব আছে।

1. প্রতিটি জামাতের ছাত্রদের নাম, শাখা ও রোল একটি তালিকায় নামান।
2. নামের বানান শ্রেণি শিক্ষককে দিয়ে মিলিয়ে নিন। বিশেষ করে মুহাম্মদ, মোহাম্মদ, আব্দুল ও আবদুল এই ধরনের বানানে দুই রকম লেখা হয়।
3. রোল বা দাখেলা নম্বর চূড়ান্ত করে ফেলুন। কার্ড ছাপার পর রোল বদলালে কার্ড অকেজো হয়ে যায়।
4. যে ছাত্ররা মাঝপথে চলে গেছে তাদের নাম তালিকা থেকে বাদ দিন, নইলে অপ্রয়োজনীয় কার্ড ছাপা হয়।
5. তালিকাটি একবার প্রিন্ট করে অফিসে রেখে দিন, পরে মিলিয়ে দেখতে কাজে লাগবে।

ভর্তির সময় তথ্য কীভাবে গুছিয়ে রাখলে পরে এসব কাজ সহজ হয়, সেটি নিয়ে আলাদা লেখা আছে ভর্তি ফরমে ছাত্রের তথ্য সংরক্ষণ পাতায়।

ছবি তোলার নিয়ম, যাতে সব কার্ড এক রকম দেখায়

এই একটি জায়গাতেই বেশিরভাগ মাদ্রাসার কার্ড দেখতে খারাপ হয়। কারও ছবি দূর থেকে তোলা, কারও ছবির পেছনে দেয়ালের দাগ, কারওটা অন্ধকার। অথচ নিয়ম পাঁচটি, আর একদিনেই পুরো প্রতিষ্ঠানের ছবি তুলে ফেলা যায়।

• এক ব্যাকগ্রাউন্ড: একটি সাদা বা হালকা রঙের কাপড় দেয়ালে টাঙিয়ে নিন, সবার ছবি ওই একই জায়গায়
• এক দূরত্ব: ক্যামেরা বা মোবাইল এক জায়গায় স্থির রাখুন, ছাত্ররা এসে দাঁড়াবে, ক্যামেরা নড়বে না
• এক আলো: দিনের আলোতে, ছাত্রের মুখ আলোর দিকে, পেছনে জানালা যেন না থাকে
• বুক পর্যন্ত ফ্রেম: মাথার উপরে সামান্য জায়গা রেখে বুক পর্যন্ত, পুরো শরীর নয়
• ফাইলের নাম রোল নম্বর: ছবি তুলেই ফাইলের নাম রোল নম্বর দিয়ে রাখুন, এতে পরে কার ছবি কোনটা তা খুঁজতে হয় না

শেষ নিয়মটিই সবচেয়ে বেশি সময় বাঁচায়, অথচ প্রায় কেউ করে না। ছবির ফাইলের নাম রোল নম্বর হলে একশো ছাত্রের ছবি বসাতে যে কাজ কয়েক ঘণ্টা লাগত, সেটি কয়েক মিনিটে হয়ে যায়।

কাগজের কার্ড না পিভিসি কার্ড, কোনটা কখন

দুটোরই জায়গা আছে। কোনটা নেবেন তা নির্ভর করে কার্ডটি কতদিন টিকতে হবে আর কতজনের লাগবে তার উপর। দাম এলাকাভেদে আলাদা, তাই স্থানীয় প্রেসে যাচাই করে নেবেন।

একটি মাঝামাঝি পথও আছে: ছোট জামাতের জন্য কাগজ আর আবাসিক ও উঁচু জামাতের জন্য পিভিসি। সব ছাত্রের জন্য একই ধরনের কার্ড রাখা বাধ্যতামূলক নয়।

এক জামাতের সব কার্ড একসাথে প্রিন্ট করার ধাপ

এক এক করে কার্ড বানালে সময় যায় আর ভুল হয়। জামাত ধরে একসাথে করলে কাজটা একদিনেই শেষ হয়।

1. জামাতের তালিকা চূড়ান্ত করুন, নাম ও রোল যাচাই করা অবস্থায়।
2. প্রতিটি নামের বিপরীতে ছবি আছে কি না মিলিয়ে দেখুন। ছবি না থাকলে সেই কজনের ছবি আগে তুলে নিন।
3. নমুনা হিসেবে এক পাতা ছেপে হাতে নিয়ে দেখুন। লেখা ছোট কি না, ছবি কেটে যাচ্ছে কি না, লোগো ঝাপসা কি না, এই তিনটি এখানেই ধরা পড়ে।
4. নমুনা ঠিক থাকলে পুরো জামাত ছেপে ফেলুন।
5. ছাপার পর জামাত ধরে খামে ভরে শ্রেণি শিক্ষকের কাছে দিন, একজন একজন করে অফিস থেকে বিতরণ করবেন না।

প্রতি বছর কী কী বদলাতে হয়?

আইডি কার্ড এক বারের কাজ নয়। শিক্ষাবর্ষ বদলালেই কয়েকটি জিনিস বদলে যায়, তাই প্রতি বছর একটি নির্দিষ্ট সময়ে কাজটি ধরা ভালো, সাধারণত নতুন বছরের ভর্তি ও শ্রেণি উত্তীর্ণের পরপরই।

• জামাত বদলায়: উত্তীর্ণ ছাত্রদের নতুন কার্ড লাগে
• রোল বদলায়: রোল বিন্যাসের পরেই কার্ড ছাপুন, আগে নয়
• ছবি পুরনো হয়: ছোট ছাত্রদের চেহারা দ্রুত বদলায়, দুই বছরের বেশি পুরনো ছবি বদলে নিন
• মেয়াদের তারিখ: কার্ডে শিক্ষাবর্ষ লেখা থাকলে পুরনো কার্ড সহজে আলাদা করা যায়
• হারানো কার্ড: কে কবে নতুন কার্ড নিল তার একটি ছোট রেজিস্টার রাখুন, নইলে একই ছাত্র বারবার নিতে থাকে

কোথায় ভুল হয় সবচেয়ে বেশি

সংখ্যা বড় হলে কী বদলায়?

পঞ্চাশ জনের কার্ড হাতে বানানো যায়। কয়েকশ ছাত্র হলে নাম, রোল ও ছবি মেলাতে গিয়েই বেশিরভাগ সময় চলে যায়, আর প্রতি বছর একই কাজ আবার করতে হয়।

সফটওয়্যারে তথ্যগুলো আগে থেকেই থাকে, কারণ নাম, জামাত, রোল ও ছবি ভর্তির সময়েই তোলা হয়। তাই জামাত বেছে নিয়ে ছবিসহ পরিচয়পত্র একসাথে তৈরি ও প্রিন্ট করা যায়, প্রতিষ্ঠানের লোগোসহ। হাজিরার জন্য কার্ড ব্যবহার করতে চাইলে RFID কার্ডের ব্যবস্থাও আছে, তবে সেটি ঐচ্ছিক হার্ডওয়্যার। কার্ডের নমুনা ও প্রিন্টের ধাপ দেখতে শ্রেণিভিত্তিক আইডি কার্ড প্রিন্ট পাতাটি দেখুন, আর কার্ড দিয়ে হাজিরার পদ্ধতি নিয়ে আছে মাদ্রাসার হাজিরা পদ্ধতি।

সাধারণ প্রশ্ন