শিক্ষকদের বেতন, অগ্রিম ও কর্তন হিসাবের খাতায় কীভাবে বসবে

শিক্ষকের বেতন হিসাবের খাতায় কোথায় বসে?

শিক্ষক ও কর্মচারীর বেতন ব্যয়ের খাত, তাই এটি মাসিক খরচের খাতায় বসে। বেশিরভাগ মাদ্রাসায় এটিই সবচেয়ে বড় খরচের খাত, তাই এই এক খাতে ভুল হলে পুরো মাসের হিসাব নড়ে যায়।

দুটি জিনিস শুরুতেই ঠিক করে নিন। এক, শিক্ষকের বেতন আর কর্মচারীর বেতন আলাদা খাতে রাখবেন কি না। আলাদা রাখলে কমিটিকে দেখানো সহজ হয়, আর বছরের তুলনাও করা যায়। দুই, বেতন কোন ফান্ড থেকে যাবে। সাধারণত জেনারেল ফান্ড থেকে, তবে আপনার প্রতিষ্ঠানে নিয়ম আলাদা হলে সেটি বছরের শুরুতে লিখিতভাবে ঠিক করে নিন। ফান্ড ভাগ নিয়ে বিস্তারিত আছে লিল্লাহ ও জেনারেল ফান্ড আলাদা রাখা লেখাটিতে।

মোট বেতন, কর্তন আর নেট, তিনটি আলাদা সংখ্যা

খাতায় শুধু হাতে দেওয়া টাকাটা লিখে রাখা সবচেয়ে সাধারণ ভুল। তিনটি সংখ্যাই আলাদা করে রাখুন, তাহলে পরে যেকোনো প্রশ্নের উত্তর দেওয়া যায়।

নেট সংখ্যাটি হাতে হিসাব না করে সূত্র ধরে বের করুন: মোট বেতন থেকে কর্তন বাদ দিলে যা থাকে। প্রতি মাসে একই নিয়মে করলে বছরের শেষে যোগফল মেলে।

কর্তনের কারণ লিখে রাখা কেন জরুরি

কর্তন হয় নানা কারণে: অনুপস্থিতি, দেরিতে আসা, আগের মাসের অগ্রিম সমন্বয়, বা প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব নিয়ম। সংখ্যাটা লিখে কারণটা না লিখলে তিন মাস পরে কেউই মনে করতে পারেন না কেন কাটা হয়েছিল।

নিয়মটা সহজ রাখুন: যত টাকা কাটবেন, তার পাশে এক লাইনে কারণ। শিক্ষক জিজ্ঞেস করলে সঙ্গে সঙ্গে দেখানো যায়, আর কমিটির সামনেও প্রশ্ন ওঠে না। কর্তনের নিয়মগুলো বছরের শুরুতে একবার লিখে সবাইকে জানিয়ে দিলে মাসে মাসে আলোচনা করতে হয় না।

অগ্রিম দিলে খরচ ধরবেন না কেন

বেতনের আগে টাকা দেওয়া হলে সেটি ওই মুহূর্তে খরচ নয়, কারণ পরে বেতন থেকে কাটা হবে। খরচের ঘরে বসালে একই টাকা দুবার খরচ হিসেবে দেখায়: একবার অগ্রিম দেওয়ার দিন, আরেকবার পুরো বেতন দেওয়ার দিন।

সঠিক নিয়ম দুই ধাপের। অগ্রিম দেওয়ার দিন সেটি আলাদা তালিকায় ওঠে, শিক্ষকের নামে। বেতনের দিন পুরো বেতন খরচে বসে, আর অগ্রিমের টাকা কর্তন হিসেবে কেটে নেওয়া হয়। ফলে খরচ একবারই হয়, আর অগ্রিমের তালিকা শূন্য হয়ে যায়।

বকেয়া বেতন কীভাবে দেখাবেন

টাকার টান পড়লে অনেক প্রতিষ্ঠান বেতনের একটা অংশ দিয়ে বাকিটা পরে দেয়। এটি খাতায় স্পষ্ট না থাকলে দুই দিকেই সমস্যা হয়: শিক্ষক জানেন না কত পাওনা, আর প্রতিষ্ঠান জানে না মোট দায় কত।

প্রতিটি মাসের বিপরীতে পরিশোধিত ও বকেয়া আলাদা করে লিখুন। মাস শেষে সব শিক্ষকের বকেয়া যোগ করে একটি সংখ্যা রাখুন, এটাই প্রতিষ্ঠানের চলতি দায়। এই সংখ্যাটি বার্ষিক রিপোর্টে থাকা উচিত, কারণ কমিটি সাধারণত এটিই সবার আগে জানতে চায়। বার্ষিক রিপোর্ট সাজানোর নিয়ম আছে কমিটির বার্ষিক সভা লেখাটিতে।

বেতন বৃদ্ধির রেকর্ড রাখা

বেতন বাড়ানোর সিদ্ধান্ত মুখে হয়, কিন্তু লেখা না থাকলে পরের বছর কেউ মনে রাখে না কার কত বেড়েছিল আর কে অনুমোদন করেছিলেন। পাঁচটি জিনিস লিখে রাখলেই যথেষ্ট।

• তারিখ: কবে থেকে কার্যকর
• পুরাতন বেতন: আগে কত ছিল
• বৃদ্ধির পরিমাণ: কত বাড়ল
• নতুন বেতন: এখন কত দাঁড়াল
• কারণ ও অনুমোদনকারী: কেন এবং কার সিদ্ধান্তে

এই তালিকাটি কমিটির সভায় সবচেয়ে বেশি কাজে লাগে, কারণ বেতন বাড়ানোর প্রশ্ন প্রায় প্রতি বছরই ওঠে।

বেতনের কাগজ কমিটিকে দেখানো

বেতন নিয়ে কমিটি সাধারণত তিনটি প্রশ্ন করে: মোট কত গেল, কার কত বাকি, আর কারও বেতন বেড়েছে কি না। তিনটির উত্তর তিনটি আলাদা কাগজে রাখুন।

প্রথমটি মাসিক বা বার্ষিক বেতনের মোট খরচ, খাত ধরে। দ্বিতীয়টি বকেয়ার তালিকা, নাম ধরে। তৃতীয়টি বেতন বৃদ্ধির তালিকা। এই তিনটি হাতে থাকলে সভায় সংখ্যা খুঁজতে হয় না। বেতনের বিবরণী স্বাক্ষরের ঘরসহ প্রিন্ট করে রাখলে কাগজটি আনুষ্ঠানিক চেহারা পায়।

কোথায় ভুল হয় সবচেয়ে বেশি

সংখ্যা বড় হলে কী বদলায়?

শিক্ষক কম হলে খাতাতেই চলে। বিশ পঁচিশ জন হয়ে গেলে প্রতি মাসে প্রত্যেকের মোট, কর্তন, নেট, পরিশোধিত ও বকেয়া হাতে লিখতে গিয়েই সময় যায়, আর অগ্রিম সমন্বয় করতে ভুল হয়।

সফটওয়্যারে মাস ও শিক্ষক বেছে নিয়ে বেতন এন্ট্রি করা যায়, কোন ফান্ড থেকে যাচ্ছে তা বেছে দেওয়া যায়, বেতন কর্তন ও কর্তনের কারণ লেখা যায়, আর কর্তনের পর নেট পরিশোধযোগ্য নিজে থেকেই দাঁড়ায়। পরিশোধিত ও বকেয়া আলাদা করে থাকে, রসিদ নম্বর বসে, আর বেতন বৃদ্ধির তালিকায় পুরাতন বেতন, বৃদ্ধির পরিমাণ, নতুন বেতন, কারণ ও অনুমোদনকারী সংরক্ষিত হয়। ঋণ ও বকেয়ার জন্য আলাদা অংশ আছে, আর মাসের বেতন বিবরণী স্বাক্ষরের ঘরসহ প্রিন্ট করা যায়। এইচআর ও পে-রোল পাতায় বিস্তারিত আছে, আর খাত ধরে খরচ কীভাবে বসে তা আছে হিসাব সফটওয়্যার পাতায়।

সাধারণ প্রশ্ন