মাদ্রাসার ভর্তি রেজিস্টার খাতা: নমুনা ও লেখার নিয়ম
ভর্তি রেজিস্টার বা দাখেলা খাতায় প্রতি ছাত্রের জন্য একটি সারি থাকে, যেখানে লেখা হয় দাখেলা নম্বর, ভর্তির তারিখ, ছাত্রের নাম, পিতা ও মাতার নাম, জন্ম তারিখ, ঠিকানা, অভিভাবকের মোবাইল, ভর্তির জামাত, পূর্বের প্রতিষ্ঠান এবং মন্তব্য। দাখেলা নম্বর একবার দিলে আর বদলায় না। নিচে রেজিস্টারের ছক, লেখার নিয়ম ও প্রিন্ট করার মতো ফ্রি নমুনা দেওয়া হলো।
ভর্তি রেজিস্টার কেন মাদ্রাসার সবচেয়ে জরুরি খাতা?
মাদ্রাসার বাকি সব কাগজ এই খাতার উপর দাঁড়িয়ে থাকে। হাজিরা খাতায় নাম ওঠে এখান থেকে, প্রত্যয়ন পত্র ও সনদের তথ্য মেলানো হয় এখানে, ছাড়পত্রের দাখেলা নম্বর আসে এখান থেকে। দশ বছর পর কোনো পুরনো ছাত্র সনদ নিতে এলে এই খাতা ছাড়া প্রমাণ করার আর কোনো উপায় থাকে না যে সে এখানে পড়েছিল। তাই এই খাতা বাঁধানো হওয়া উচিত এবং নিরাপদ জায়গায় রাখা উচিত।
ভর্তি রেজিস্টারে কোন কোন কলাম থাকে?
| কলাম | কী লিখবেন | কোথা থেকে নেবেন |
|---|---|---|
| দাখেলা নং | ক্রমিক নম্বর, স্থায়ী | আগের সারির পরের সংখ্যা |
| ভর্তির তারিখ | যেদিন ভর্তি সম্পন্ন হলো | ভর্তির রসিদ |
| ছাত্র/ছাত্রীর নাম | পূর্ণ নাম | জন্ম নিবন্ধন |
| পিতা ও মাতার নাম | দুজনের পূর্ণ নাম | জন্ম নিবন্ধন বা পরিচয়পত্র |
| জন্ম তারিখ | দিন, মাস, সাল | জন্ম নিবন্ধন |
| ঠিকানা | গ্রাম, ডাকঘর, উপজেলা, জেলা | ভর্তি ফরম |
| অভিভাবকের মোবাইল | চালু নম্বর | ভর্তি ফরম |
| ভর্তির জামাত | কোন জামাত বা শ্রেণিতে ভর্তি হলো | ভর্তি পরীক্ষা বা সিদ্ধান্ত |
| পূর্বের প্রতিষ্ঠান | আগে কোথায় পড়ত | ছাড়পত্র |
| মন্তব্য | আবাসিক না অনাবাসিক, পরে ছাড়পত্র নম্বর ও তারিখ | অফিস |
ভর্তি রেজিস্টার লেখার নিয়ম
- ভর্তির টাকা নিয়ে রসিদ কাটার পরই রেজিস্টারে নাম তুলুন, আগে নয়।
- আগের সারির পরের সংখ্যাটি দাখেলা নম্বর হিসেবে বসান। মাঝখানে কোনো নম্বর ফাঁকা রাখবেন না।
- নাম ও জন্ম তারিখ জন্ম নিবন্ধন দেখে লিখুন, মুখে শুনে নয়।
- কলম দিয়ে পরিষ্কার হাতে লিখুন। ভুল হলে এক টানে কেটে উপরে সঠিকটি লিখে স্বাক্ষর দিন।
- দাখেলা নম্বরটি ভর্তি ফরম, রসিদ ও আইডি কার্ডেও লিখে দিন।
- ছাত্র চলে গেলে নাম না কেটে মন্তব্যের ঘরে ছাড়পত্র নম্বর ও তারিখ লিখুন।
- ভর্তির মৌসুম শেষে জামাতভিত্তিক সারসংক্ষেপ তৈরি করে মুহতামিমের স্বাক্ষর নিন।
জামাতভিত্তিক সারসংক্ষেপে কী থাকে?
টেমপ্লেটের দ্বিতীয় পাতায় একটি ছক আছে, যা কমিটির সভা ও বার্ষিক রিপোর্টে কাজে লাগে। প্রতিটি জামাতের জন্য এক সারি, আর কলামগুলো হলো:
- পুরাতন ছাত্র: আগের বছর থেকে যারা আছে
- নতুন ভর্তি: এ বছর যারা এলো
- মোট: দুটির যোগফল
- আবাসিক ও অনাবাসিক আলাদা
- বছরে ত্যাগ: যারা ছাড়পত্র নিয়ে চলে গেল
শেষ সারিতে সর্বমোট লিখুন। এই একটি পাতা দেখেই বোঝা যায় মাদ্রাসায় এখন কতজন ছাত্র, কোন জামাতে বেশি, আর কতজন চলে গেছে।
ভর্তি রেজিস্টার নিয়ে যে ভুলগুলো বেশি হয়
- খাতা না রেখে আলগা কাগজে লেখা, যা পরে হারিয়ে যায়।
- প্রতি বছর দাখেলা নম্বর বদলে দেওয়া, ফলে পুরনো সনদের সাথে মেলে না।
- নামের বানান একেক জায়গায় একেক রকম।
- চলে যাওয়া ছাত্রের নাম কেটে ফেলা বা পাতা ছিঁড়ে ফেলা।
- মোবাইল নম্বর বদলালে হালনাগাদ না করা।
- রেজিস্টারের কোনো কপি বা ছবি না রাখা। খাতা নষ্ট হলে সব রেকর্ড চলে যায়।
সফটওয়্যারে ভর্তি রেজিস্টার রাখলে কী সুবিধা?
কাগজের রেজিস্টারে নির্দিষ্ট একজন ছাত্রকে খুঁজে বের করতে পাতা উল্টাতে হয়, আর জামাতভিত্তিক সারসংক্ষেপ হাতে গুনে বানাতে হয়। ছবক সফটওয়্যারে ভর্তির সময় যে তথ্য তোলা হয় তা থেকেই শ্রেণি ও শিক্ষাবর্ষ অনুযায়ী ভর্তি রেজিস্টার প্রিন্ট করা যায়, আলাদা করে লিখতে হয় না। প্রতি শিক্ষাবর্ষে দাখেলা নম্বর নির্ধারণ ও পুনর্বিন্যাসের ব্যবস্থা আছে: শুরুর নম্বর দিলে পুরো তালিকায় ক্রমিক নম্বর নিজে থেকেই বসে যায়। যে ছাত্র আর পড়ছে না তাকে নিষ্ক্রিয় তালিকায় রাখা যায়, তথ্য মুছে যায় না। হাতে পূরণের জন্য খালি ভর্তি ফর্মও প্রিন্ট করা যায়। তথ্য সার্ভারে থাকায় খাতা হারানোর ভয়ও থাকে না। তবু কাগজের রেজিস্টারের একটি প্রিন্ট কপি ফাইলে রাখা ভালো অভ্যাস।
ভর্তির তথ্য একবার তুলে রেজিস্টার, আইডি কার্ড ও সনদ সব পেতে চান?
ছবক মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে ভর্তির তথ্য থেকেই ভর্তি রেজিস্টার, আইডি কার্ড, হাজিরা ও সনদ তৈরি হয়। ফোন বা হোয়াটসঅ্যাপে জানালে আমরা বিনামূল্যে ডেমো দেখিয়ে দিই।
