মাদ্রাসার ছাড়পত্র: নমুনা ফরম ও লেখার নিয়ম

ছাড়পত্র কী এবং কখন দিতে হয়?

ছাড়পত্র হলো সেই কাগজ, যা দিয়ে মাদ্রাসা জানায় যে ছাত্রটি এখানে পড়ত, এখন চলে যাচ্ছে এবং অন্য প্রতিষ্ঠানে ভর্তি হতে তার কোনো বাধা নেই। ইংরেজিতে একে Transfer Certificate বা সংক্ষেপে টিসি বলা হয়। পরিবার অন্য এলাকায় চলে গেলে, ছাত্র অন্য মাদ্রাসায় ভর্তি হতে চাইলে, অথবা এই মাদ্রাসায় পরের জামাত না থাকলে ছাড়পত্র লাগে। নতুন প্রতিষ্ঠান ভর্তির সময় এই কাগজ দেখে বুঝে নেয় ছাত্র আগে কোন জামাত পর্যন্ত পড়েছে।

আলিয়া মাদ্রাসায় বোর্ডের নির্ধারিত কোনো ছক থাকলে সেটিই ব্যবহার করুন। নিজস্ব ছক দরকার হলে নিচের নমুনা কাজে লাগবে।

ছাড়পত্রে কোন কোন তথ্য থাকে?

ছাড়পত্রের নমুনা বক্তব্য

উপরের ছকের নিচে এই বক্তব্য লেখা হয়। এরপর তিনজনের স্বাক্ষর: শ্রেণি শিক্ষক, হিসাব বিভাগ এবং মুহতামিম বা অধ্যক্ষ (সীলসহ)।

ছাড়পত্র দেওয়ার আগে কী কী মিলিয়ে নেবেন?

1. অভিভাবকের কাছ থেকে লিখিত আবেদন নিন। মুখের কথায় ছাড়পত্র দেবেন না।
2. হিসাব বিভাগ থেকে বকেয়া বেতন, ভর্তি ফি ও অন্যান্য পাওনার হিসাব মিলিয়ে নিন।
3. লাইব্রেরি থেকে নেওয়া কিতাব ফেরত এসেছে কি না দেখুন।
4. আবাসিক ছাত্র হলে বোর্ডিংয়ের খোরাকি ও মালামালের হিসাব মিটিয়ে নিন।
5. ভর্তি রেজিস্টার দেখে ছকের ১৩টি ঘর পূরণ করুন, তারপর তিনজনের স্বাক্ষর নিন।
6. ভর্তি রেজিস্টারে ছাত্রের নামের পাশে ছাড়পত্র নম্বর ও তারিখ লিখে রাখুন।
7. অফিস কপিতে গ্রহণকারীর নাম, সম্পর্ক, মোবাইল ও স্বাক্ষর নিয়ে তবেই ছাড়পত্র হাতে দিন।

অফিস কপি বা মুড়ি কেন রাখবেন?

ছাড়পত্র হাতে দিয়ে দেওয়ার পর মাদ্রাসার কাছে কোনো প্রমাণ না থাকলে পরে সমস্যা হয়। ছাত্র কপি হারিয়ে ফেললে নতুন কপি বানানো যায় না, আর কেউ জাল ছাড়পত্র নিয়ে এলে তা ধরার উপায় থাকে না। তাই টেমপ্লেটের দ্বিতীয় পাতায় একটি অফিস কপি রাখা হয়েছে। এতে থাকে:

• ছাড়পত্র নম্বর ও প্রদানের তারিখ
• ছাত্রের নাম, পিতার নাম, জামাত, রোল ও দাখেলা নম্বর
• ত্যাগের কারণ
• আদায়কৃত ছাড়পত্র ফি (থাকলে)
• গ্রহণকারীর নাম, সম্পর্ক, মোবাইল ও স্বাক্ষর
• প্রদানকারীর স্বাক্ষর

সফটওয়্যার থেকে ছাড়পত্র দিলে কী সুবিধা?

ছবক সফটওয়্যারে প্রতিষ্ঠান ছেড়ে যাওয়া শিক্ষার্থীর ছাড়পত্র তৈরি ও প্রিন্ট করা যায়। ছাড়পত্রের ফি নিলে একই জায়গা থেকে রসিদ নম্বর ও তহবিল বেছে আদায় তোলা যায়, তাই টাকাটি আলাদা করে হিসাবের খাতায় লিখতে হয় না। যে শিক্ষার্থী আর পড়ছে না তাকে নিষ্ক্রিয় তালিকায় রাখা যায়। এতে তার পুরনো তথ্য মুছে যায় না, আবার চলতি ছাত্রদের তালিকাতেও সে আর আসে না। বেতন ও বকেয়ার হিসাব কীভাবে থাকে তা ফি ও চাঁদা আদায় পাতায় দেখতে পারেন।

সাধারণ কিছু প্রশ্ন