অফিস আদেশ লেখার নিয়ম: মাদ্রাসার তিনটি অফিস আদেশের নমুনা
অফিস আদেশ লেখার নিয়ম হলো: প্যাডে স্মারক নম্বর ও তারিখ, “অফিস আদেশ” শিরোনাম, কাকে কী দায়িত্ব বা কোন নিয়ম কবে থেকে কার্যকর, কর্তৃপক্ষের স্বাক্ষর আর অনুলিপির তালিকা। নিচে মাদ্রাসায় প্রায়ই লাগে এমন তিনটি অফিস আদেশের নমুনা দেওয়া হলো।
অফিস আদেশে কী কী থাকে?
| অংশ | কী লিখবেন |
|---|---|
| প্যাড | মাদ্রাসার নাম, ঠিকানা, স্মারক নম্বর ও তারিখ |
| শিরোনাম | “অফিস আদেশ” |
| মূল আদেশ | কাকে, কী দায়িত্ব বা কোন পরিবর্তন, কবে থেকে, কত দিনের জন্য |
| বিস্তারিত | দায়িত্বের তালিকা বা সময়সূচির ছক |
| স্বাক্ষর | মুহতামিম বা অধ্যক্ষ |
| অনুলিপি | সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি, বিভাগ, নোটিশ বোর্ড, অফিস নথি |
নমুনা: অতিরিক্ত দায়িত্ব অর্পণ
অফিস আদেশ
মাদ্রাসার প্রশাসনিক কাজের সুবিধার্থে জনাব …….., পদবি: …….. কে তাঁর নিজ দায়িত্বের পাশাপাশি …….. তারিখ থেকে পরবর্তী আদেশ না দেওয়া পর্যন্ত …….. এর অতিরিক্ত দায়িত্ব দেওয়া হলো। এই আদেশ অবিলম্বে কার্যকর হবে।
মুহতামিম, [মাদ্রাসার নাম]
অনুলিপি: ১। জনাব …….. ২। হিসাব বিভাগ ৩। অফিস নথি
পরীক্ষার দায়িত্ব বণ্টন আর সময়সূচি পরিবর্তনের পূর্ণ নমুনা Word ফাইলে আছে। কারো স্থায়ী দায়িত্ব বদলালে দায়িত্ব হস্তান্তর পত্র আর প্রতিটি পদের কাজের তালিকার জন্য দায়িত্ব ও কর্তব্য পাতা দেখুন।
অফিস আদেশ লেখার ধাপ
- আদেশের বিষয় ঠিক করুন; কমিটির সিদ্ধান্ত লাগলে আগে সভায় পাস করুন।
- স্মারক নম্বর দিন এবং তারিখ লিখুন।
- কাকে, কী, কবে থেকে, কত দিন, এই চারটি তথ্য স্পষ্ট লিখুন।
- মুহতামিমের স্বাক্ষর নিন এবং অনুলিপির তালিকা দিন।
- সংশ্লিষ্টদের হাতে কপি দিয়ে প্রাপ্তি স্বাক্ষর নিন, একটি কপি নথিতে রাখুন।
আদেশ ও নোটিশ শিক্ষকদের কাছে
ছবক মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারের “নোটিশ এবং ঘোষণা” থেকে দেওয়া নোটিশ শিক্ষক পোর্টালে দেখা যায়, যেখানে প্রত্যেক শিক্ষক মোবাইল নম্বর দিয়ে লগইন করে নিজের ক্লাস, রুটিন, নোটিশ আর ছুটির আবেদন দেখেন। শিক্ষক পোর্টাল একটি ফ্রি মডিউল। বিস্তারিত শিক্ষক পোর্টাল পাতায়।
আদেশ আর নোটিশ প্রত্যেক শিক্ষকের হাতে পৌঁছাতে চান?
ছবক সফটওয়্যারে নোটিশ শিক্ষক পোর্টাল আর অভিভাবকের প্যানেলে চলে যায়, কাগজ হাতে হাতে ঘোরাতে হয় না। ফোন বা হোয়াটসঅ্যাপে জানালে ফ্রি ডেমো দেখিয়ে দিই।
