মাদ্রাসার হিসাব খাতা কীভাবে রাখবেন
মাদ্রাসার হিসাব খাতা ঠিকভাবে রাখার নিয়ম হলো তিনটি: প্রথমে আয় ও ব্যয়ের খাত আলাদা করে ঠিক করা, প্রতিদিন লেনদেন হওয়ার সাথে সাথেই রশিদ বা ভাউচার ধরে খাতায় তোলা, এবং মাস শেষে খাতার জের হাতের নগদ ও ব্যাংক ব্যালেন্সের সাথে মিলিয়ে দেখা। এই তিনটি অভ্যাস ধরে রাখলে বছরের যেকোনো দিন কমিটি হিসাব চাইলে কয়েক মিনিটের মধ্যেই পরিষ্কার রিপোর্ট দেওয়া যায়, আর কোনো টাকার হিসাব নিয়ে প্রশ্ন উঠলে সঙ্গে সঙ্গে প্রমাণ দেখানো যায়।
মাদ্রাসার হিসাব খাতায় কোন কোন খাত থাকা দরকার?
হিসাব এলোমেলো হয়ে যাওয়ার সবচেয়ে বড় কারণ হলো খাত ভাগ না করা। সব আদায় একসাথে আয় আর সব খরচ একসাথে ব্যয় লিখে রাখলে মাস শেষে বোঝা যায় না কোন খাত থেকে কত টাকা এলো এবং কোথায় খরচ বেশি হয়ে গেল। তাই কাজ শুরুর আগেই মাদ্রাসার বাস্তব অবস্থা অনুযায়ী খাতের একটি স্থায়ী তালিকা তৈরি করে নিন এবং সেই তালিকার বাইরে নতুন খাত খুলবেন না। বেশিরভাগ মাদ্রাসার জন্য নিচের খাতগুলোই যথেষ্ট।
| ধরন | খাতের নাম | এই খাতে কী লিখবেন |
|---|---|---|
| আয় | ভর্তি ফি | নতুন শিক্ষার্থী ভর্তির সময় নেওয়া এককালীন টাকা |
| আয় | মাসিক বেতন | প্রতি মাসে শিক্ষার্থীপ্রতি নির্ধারিত বেতন |
| আয় | খোরাকি ও বোর্ডিং | আবাসিক শিক্ষার্থীদের খাবার বাবদ আদায় |
| আয় | চাঁদা ও অনুদান | দাতাদের এককালীন বা নিয়মিত সাহায্য |
| আয় | যাকাত ও সদকা তহবিল | শর্তসাপেক্ষে ব্যয়যোগ্য আলাদা তহবিল |
| আয় | পরীক্ষা ও অন্যান্য ফি | ফরম পূরণ, সনদ, আইডি কার্ড, ছাড়পত্র |
| ব্যয় | বেতন ও ভাতা | শিক্ষক ও কর্মচারীর মাসিক বেতন, বোনাস |
| ব্যয় | বোর্ডিং ও রান্নাঘর | চাল, ডাল, তরকারি, গ্যাস, বাবুর্চির বেতন |
| ব্যয় | বিদ্যুৎ, পানি ও ইন্টারনেট | মাসিক বিল ও রিচার্জ |
| ব্যয় | নির্মাণ ও মেরামত | ভবন, আসবাব, বৈদ্যুতিক কাজ, টিউবওয়েল |
| ব্যয় | শিক্ষা উপকরণ | কিতাব, খাতা, চক, প্রশ্নপত্র ছাপা |
| ব্যয় | আপ্যায়ন ও যাতায়াত | মেহমানদারি, সফর খরচ, ডাক ও কুরিয়ার |
খাত ঠিক করার সময় একটি কথা মনে রাখবেন: যে টাকা নির্দিষ্ট উদ্দেশ্যে দেওয়া হয়েছে, সেটি সাধারণ তহবিলের সাথে মেশাবেন না। যেমন কেউ মসজিদের ছাদ ঢালাইয়ের জন্য টাকা দিলে সেটি আলাদা খাতে থাকবে এবং সেই কাজেই খরচ হবে। এতে দাতার আস্থা থাকে এবং পরে জবাব দিতে সুবিধা হয়।
দৈনিক হিসাব লেখার ধাপগুলো কী?
দৈনিক হিসাবই পুরো ব্যবস্থার ভিত্তি। দিন শেষে বা সপ্তাহ শেষে একসাথে লিখতে বসলে ছোট ছোট আদায় ও খরচ বাদ পড়ে যায়, আর তখনই হিসাবে গরমিল শুরু হয়। নিচের ধাপগুলো প্রতিদিন একইভাবে অনুসরণ করুন।
- দিনের শুরুতে আগের দিনের জের অর্থাৎ হাতে থাকা নগদ টাকার পরিমাণ খাতার উপরে লিখুন।
- প্রতিটি আদায়ের সাথে সাথেই রশিদ কাটুন এবং রশিদ নম্বরসহ খাতায় তুলুন, পরে লিখব বলে রেখে দেবেন না।
- প্রতিটি এন্ট্রিতে অন্তত পাঁচটি তথ্য রাখুন: তারিখ, খাতের নাম, বিবরণ, রশিদ বা ভাউচার নম্বর এবং টাকার অংক।
- খরচের ক্ষেত্রে মেমো, বিল বা ভাউচার ছাড়া কোনো টাকা ছাড়বেন না এবং ভাউচারে গ্রহীতার স্বাক্ষর নিন।
- দিন শেষে ক্যাশ বাক্সের টাকা গুনে খাতার জেরের সাথে মিলিয়ে দেখুন।
- মিল না হলে সেদিনই কারণ খুঁজে বের করুন, পরের দিনের জন্য ফেলে রাখবেন না।
- দিনের হিসাব মুহতামিম বা দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি দেখে স্বাক্ষর করবেন।
যারা আয় ব্যয় হিসাবের সফটওয়্যার ব্যবহার করেন, তাদের ক্ষেত্রে এই ধাপগুলো অনেকটাই স্বয়ংক্রিয় হয়ে যায়, কারণ আদায় করার সময় রশিদ তৈরি হওয়ার সাথে সাথেই এন্ট্রি হিসাবের খাতায় বসে যায়।
মাস শেষে হিসাব কীভাবে মিলাবেন?
মাস শেষে মিলানোর কাজটি খুব জটিল নয়, তবে একটি নির্দিষ্ট ক্রম মেনে করতে হয়। প্রথমে মাসের মোট আয় ও মোট ব্যয় খাতভিত্তিক যোগ করুন। এরপর মাসের শুরুর জেরের সাথে মোট আয় যোগ করে মোট ব্যয় বাদ দিন, যা পাবেন সেটিই হওয়ার কথা মাস শেষের জের। এখন হাতের নগদ টাকা গুনে এবং ব্যাংকের স্টেটমেন্ট দেখে মিলিয়ে নিন।
গরমিল পেলে সাধারণত এই জায়গাগুলোতেই ভুল থাকে: রশিদ কাটা হয়েছে কিন্তু খাতায় ওঠেনি, একই এন্ট্রি দুইবার লেখা হয়েছে, ব্যাংকে জমা দেওয়া টাকা নগদ থেকে বাদ দেওয়া হয়নি, অথবা অগ্রিম দেওয়া টাকার সমন্বয় করা হয়নি। প্রতিটি সন্দেহজনক এন্ট্রি রশিদ বা ভাউচারের সাথে মিলিয়ে দেখলেই ভুল ধরা পড়ে। বকেয়া বেতনের হিসাব আলাদা রাখুন, কারণ বকেয়া আয় নয়, সেটি পাওনা।
কমিটিকে কেমন রিপোর্ট দেওয়া উচিত?
কমিটির সদস্যরা সাধারণত সব এন্ট্রি পড়তে চান না, তারা চান সারসংক্ষেপ। তাই মাসিক রিপোর্টে চারটি জিনিস রাখুন: খাতভিত্তিক আয়ের সারসংক্ষেপ, খাতভিত্তিক ব্যয়ের সারসংক্ষেপ, মাস শেষের নগদ ও ব্যাংক ব্যালেন্স, এবং মোট বকেয়া বেতনের পরিমাণ। এর সাথে বড় অংকের খরচগুলোর একটি আলাদা তালিকা দিলে আলোচনা সহজ হয়। কীভাবে গুছিয়ে রিপোর্ট তৈরি করবেন তার বিস্তারিত মাদ্রাসা কমিটিকে মাসিক রিপোর্ট দেওয়ার পদ্ধতি লেখায় দেওয়া আছে।
শুধু খাতা বা এক্সেলে হিসাব রাখলে ঝুঁকি কী?
হাতে লেখা খাতা বছরের পর বছর ধরে চলে আসছে এবং এটি সম্পূর্ণ অবৈধ কিছু নয়, তবে কিছু বাস্তব ঝুঁকি আছে যা অস্বীকার করা যায় না।
- খাতা হারিয়ে গেলে, পানিতে ভিজলে বা আগুনে পুড়লে পুরো বছরের হিসাব চিরতরে চলে যায়, কোনো ব্যাকআপ থাকে না।
- যোগ বিয়োগের ভুল ধরা পড়ে অনেক পরে, তখন কোন এন্ট্রিতে ভুল হয়েছে তা খুঁজে বের করা কঠিন।
- একজনের হাতের লেখা অন্যজন পড়তে না পারলে দায়িত্ব বদলের সময় বড় সমস্যা হয়।
- এক্সেল ফাইলে সূত্র ভুলে মুছে গেলে বা সেল টেনে দিলে সংখ্যা বদলে যায় এবং কেউ টের পায় না।
- এক্সেল ফাইলের একাধিক কপি ঘুরতে থাকলে কোনটি আসল তা নিয়ে বিভ্রান্তি তৈরি হয়।
- কে কখন কোন এন্ট্রি বদলেছে তার কোনো রেকর্ড থাকে না, ফলে জবাবদিহি নিশ্চিত করা যায় না।
সফটওয়্যারে হিসাব রাখলে কী কী সুবিধা পাওয়া যায়?
সফটওয়্যারে হিসাব রাখার মূল সুবিধা হলো আদায় ও হিসাব আলাদা দুটি কাজ থাকে না। শিক্ষার্থীর বেতন বা চাঁদা আদায় করে রশিদ দেওয়ার সময়ই সেই টাকা আয়ের খাতে বসে যায়, ফলে দ্বিতীয়বার লেখার প্রয়োজন হয় না এবং লেখার ভুলও হয় না। খরচ এন্ট্রি করার সময় খাত নির্বাচন করতে হয় বলে খাতভিত্তিক হিসাব আপনাআপনি তৈরি হয়। যেকোনো দিন যেকোনো সময়ের রিপোর্ট এক ক্লিকে বের করা যায়, বকেয়ার তালিকা আলাদাভাবে পাওয়া যায় এবং তথ্য সার্ভারে থাকায় খাতা হারানোর ভয় থাকে না। বেতন ও চাঁদা আদায়ের অংশটি কীভাবে কাজ করে তা ফি ও চাঁদা আদায় পাতায় দেখতে পারেন।
আপনার মাদ্রাসার হিসাব ডিজিটাল করতে চান?
ছবক মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে আয় ব্যয়, বেতন আদায়, বকেয়া ও রিপোর্ট এক জায়গায় থাকে। ফোন বা হোয়াটসঅ্যাপে জানালে আমরা বিনামূল্যে ডেমো দেখিয়ে দিই।
