মাদ্রাসার বেতন কার্ড: নমুনা ও ডিজাইন
বেতন কার্ড হলো ছাত্রের হাতে থাকা এক পাতার হিসাব। এতে বারো মাসের জন্য বারোটি সারি থাকে, আর প্রতিবার টাকা দেওয়ার পর অফিস সেই মাসের ঘরে টাকার অংক, রসিদ নম্বর, তারিখ ও স্বাক্ষর বসিয়ে দেয়। নিচে কার্ডের ঘরগুলো, সাইজ, ব্যবহারের নিয়ম এবং ইংরেজি ও হিজরি মাসের দুই রকম ফ্রি নমুনা দেওয়া হলো।
বেতন কার্ড কেন দরকার?
অভিভাবক অনেক সময় মনে রাখতে পারেন না কোন মাস পর্যন্ত বেতন দেওয়া হয়েছে। অফিসেও খাতা ঘেঁটে বের করতে সময় লাগে। বেতন কার্ড এই দুই সমস্যারই সমাধান। কার্ডটি ছাত্রের কাছে থাকে, তাই অভিভাবক যেকোনো সময় দেখে নিতে পারেন কোন মাসের ঘর ফাঁকা। টাকা দিতে এলে অফিসও কার্ড দেখেই বুঝে যায় কোন মাস থেকে বকেয়া। এতে দুই পক্ষের মধ্যে ভুল বোঝাবুঝি কমে।
বেতন কার্ডে কোন কোন ঘর থাকে?
| ঘর | কী লিখবেন |
|---|---|
| উপরের অংশ | মাদ্রাসার নাম, ঠিকানা, মোবাইল, শিক্ষাবর্ষ |
| ছাত্রের তথ্য | নাম, পিতার নাম, জামাত বা শ্রেণি, রোল, দাখেলা নম্বর, মাসিক বেতনের পরিমাণ |
| মাস | বারো মাসের নাম, আগে থেকে ছাপানো |
| বেতন | ঐ মাসের বেতন বাবদ আদায় |
| খোরাকি | আবাসিক ছাত্রের খাবার বাবদ আদায় |
| অন্যান্য | পরীক্ষার ফি, ভর্তি ফি বা অন্য কিছু |
| মোট | ঐ দিন মোট কত টাকা নেওয়া হলো |
| রসিদ নং | যে রসিদ কাটা হয়েছে তার নম্বর |
| তারিখ | টাকা নেওয়ার তারিখ |
| স্বাক্ষর | যিনি টাকা নিলেন তার ছোট স্বাক্ষর |
যে মাদ্রাসায় খোরাকি নেই, সেখানে ঐ ঘরের শিরোনাম বদলে অন্য কোনো নিয়মিত ফির নাম দিন। Word ফাইল হওয়ায় ঘরের নাম সহজেই বদলানো যায়।
বেতন কার্ডের সাইজ ও ডিজাইন কেমন হবে?
- A4 কাগজে দুটি কার্ড রাখুন, প্রতিটি A5 মাপের। কাগজ বাঁচে এবং ব্যাগে রাখা সহজ।
- সাধারণ কাগজের বদলে একটু মোটা কাগজে ছাপান, কারণ কার্ডটি সারা বছর হাতে ঘোরে।
- রঙিন ডিজাইনের দরকার নেই। সাদা কালো প্রিন্টেই ঘরগুলো স্পষ্ট দেখালে যথেষ্ট।
- সারিগুলো এমন উঁচু রাখুন যাতে হাতে লিখতে কষ্ট না হয়।
- নিচে এক লাইনের নির্দেশনা দিন: টাকা দেওয়ার সময় কার্ড সাথে আনতে হবে।
- মাদ্রাসার লোগো থাকলে নামের পাশে বসান, এতে কার্ডটি চেনা সহজ হয়।
বেতন কার্ড ব্যবহারের নিয়ম
- ভর্তির দিনই ছাত্রের নাম, রোল ও মাসিক বেতন লিখে কার্ড দিয়ে দিন।
- অভিভাবক টাকা দিতে এলে আগে কার্ড দেখে নিন কোন মাস পর্যন্ত পরিশোধ।
- টাকা নিয়ে প্রথমে রসিদ কাটুন, তারপর কার্ডের ঐ মাসের সারিতে টাকার অংক, রসিদ নম্বর ও তারিখ লিখে স্বাক্ষর করুন।
- একসাথে কয়েক মাসের টাকা দিলে প্রতিটি মাসের সারি আলাদা করে পূরণ করুন।
- একই তথ্য অফিসের আদায়ের খাতায়ও তুলুন। কার্ড অফিসের হিসাবের বিকল্প নয়।
- মাস শেষে যাদের কার্ডে ঐ মাসের ঘর ফাঁকা, তাদের তালিকা করে অভিভাবককে জানান।
কার্ড ছাড়াও বেতনের হিসাব কীভাবে রাখা যায়?
ছাত্র সংখ্যা বাড়লে কার্ড, রসিদ বই আর আদায়ের খাতা, তিন জায়গায় একই তথ্য লেখা কষ্টকর হয়ে যায়। ছবক সফটওয়্যারে বেতন আদায় করলে রসিদ তৈরি হয় এবং সেই আদায় নিজে থেকেই হিসাবে বসে যায়। রসিদ A4 কাগজে বা ছোট থার্মাল প্রিন্টারে (৮০ মিমি ও ৫৮ মিমি) ছাপানো যায়। প্রতিটি ছাত্রের জন্য একটি শিক্ষার্থী খাতা থাকে, যেখানে কোন মাসে কত দেওয়া হয়েছে আর কত বাকি তা দেখা যায়, অর্থাৎ বেতন কার্ডের কাজটিই সেখানে হয়ে যায়। বকেয়ার তালিকা আলাদাভাবে পাওয়া যায় এবং বেতন পরিশোধ হলে অভিভাবকের ফোনের ছবক অ্যাপে বার্তা যায়। বিস্তারিত বেতন ও চাঁদা আদায় পাতায় আছে।
বেতন, বকেয়া ও রসিদ এক জায়গায় রাখতে চান?
ছবক মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে বেতন আদায়, রসিদ, বকেয়ার তালিকা ও আয় ব্যয়ের হিসাব একই জায়গায় থাকে। ফোন বা হোয়াটসঅ্যাপে জানালে আমরা বিনামূল্যে ডেমো দেখিয়ে দিই।
