দায়িত্ব হস্তান্তর পত্র: নমুনা ও লেখার নিয়ম
দায়িত্ব হস্তান্তর পত্রে লিখতে হয়: তারিখ, কোন পদের দায়িত্ব, হস্তান্তরকারী ও গ্রহণকারীর নাম, হস্তান্তরের কারণ, কী কী বুঝিয়ে দেওয়া হলো (নথি, মালামাল, চাবি, সীল, টাকা ও হিসাব), এবং দুই পক্ষ ও সাক্ষীর স্বাক্ষর। সাথে মালামালের তালিকা ও টাকার হিসাব বিবরণী সংযুক্ত থাকে। নিচে তিনটি কাগজেরই নমুনা দেওয়া হলো।
দায়িত্ব হস্তান্তর পত্র কেন দরকার?
মাদ্রাসায় দায়িত্ব বদলের সময়ই সবচেয়ে বেশি কাগজ ও হিসাব হারায়। পুরনো মুহতামিম চলে যাওয়ার পর দেখা যায় কোনো রেজিস্টার নেই, রশিদ বইয়ের হিসাব মিলছে না, অথবা ব্যাংকের চেক বই কার কাছে তা কেউ জানে না। লিখিত হস্তান্তর পত্র দুই পক্ষকেই রক্ষা করে: বিদায়ী ব্যক্তি প্রমাণ পান যে তিনি সব বুঝিয়ে দিয়েছেন, আর নতুন জন জানেন ঠিক কী কী তার দায়িত্বে এলো।
হস্তান্তর পত্রে কী কী থাকে?
| অংশ | কী লিখবেন |
|---|---|
| তারিখ ও সময় | হস্তান্তরের দিন, পূর্বাহ্ণ না অপরাহ্ণ |
| পদ | কোন পদের দায়িত্ব হস্তান্তর হচ্ছে |
| দুই পক্ষ | হস্তান্তরকারী ও গ্রহণকারীর নাম ও পদবি |
| কারণ | বদলি, পদত্যাগ, মেয়াদ শেষ বা কমিটির সিদ্ধান্ত (সভা নম্বরসহ) |
| কী বুঝিয়ে দেওয়া হলো | নথি, রেজিস্টার, মালামাল, চাবি, সীল, টাকা ও ব্যাংকের কাগজ |
| দায়ের সীমা | আজ পর্যন্ত দায় হস্তান্তরকারীর, এরপর গ্রহণকারীর |
| সংযুক্তি | মালামালের তালিকা, টাকা ও হিসাবের বিবরণী |
| স্বাক্ষর | হস্তান্তরকারী, গ্রহণকারী, সাক্ষী, সভাপতি বা সেক্রেটারি |
নমুনা: দায়িত্ব হস্তান্তর ও গ্রহণ পত্র
দায়িত্ব হস্তান্তর ও গ্রহণ পত্র
স্মারক নং: …….. তারিখ: ……..
আজ …….. তারিখ (…….. বার) পূর্বাহ্ণে / অপরাহ্ণে [মাদ্রাসার নাম] এর …….. পদের দায়িত্ব নিচে উল্লিখিত দুই ব্যক্তির মধ্যে হস্তান্তর ও গ্রহণ করা হলো।
দায়িত্ব হস্তান্তরকারী: জনাব …….., পদবি: ……..
দায়িত্ব গ্রহণকারী: জনাব …….., পদবি: ……..
হস্তান্তরের কারণ: …….. (বদলি / পদত্যাগ / মেয়াদ শেষ / কমিটির সিদ্ধান্ত, সভা নং ……..)।
হস্তান্তরকারী তার দায়িত্বে থাকা সকল নথিপত্র, রেজিস্টার, মালামাল, চাবি, সীল এবং হাতে থাকা টাকা ও ব্যাংক হিসাবের কাগজপত্র সংযুক্ত তালিকা অনুযায়ী বুঝিয়ে দিয়েছেন এবং গ্রহণকারী তা বুঝে নিয়েছেন।
আজকের তারিখ পর্যন্ত সকল লেনদেন ও সিদ্ধান্তের দায় হস্তান্তরকারীর এবং আজকের পর থেকে দায়িত্ব গ্রহণকারীর উপর বর্তাবে।
হস্তান্তরকারীর স্বাক্ষর | গ্রহণকারীর স্বাক্ষর | সাক্ষী | সভাপতি / সেক্রেটারি
মালামাল ও নথির তালিকায় কী কী থাকে?
টেমপ্লেটের দ্বিতীয় পাতায় একটি ছক আছে (ক্রমিক, নাম, সংখ্যা, অবস্থা, মন্তব্য), যেখানে এই জিনিসগুলো আগে থেকে লেখা। প্রতিটির পাশে সংখ্যা ও অবস্থা লিখে নিন:
- ভর্তি রেজিস্টার
- হাজিরা খাতা (ছাত্র ও শিক্ষক)
- রেজুলেশন খাতা
- হিসাব খাতা ও ভাউচার ফাইল
- রশিদ বই (ব্যবহৃত ও অব্যবহৃত)
- ফলাফলের খাতা ও সনদ রেজিস্টার
- শিক্ষকদের ব্যক্তিগত ফাইল
- মাদ্রাসার সীল ও প্যাড
- চাবি (অফিস, আলমারি, গুদাম)
- জমির দলিল ও গুরুত্বপূর্ণ কাগজ
- সফটওয়্যারের লগইন ও পাসওয়ার্ড
টাকা ও হিসাব হস্তান্তরের বিবরণী
তৃতীয় পাতার ছকে সাতটি সারি আছে, প্রতিটির পাশে টাকার অংক লিখতে হয়:
| বিবরণ | কীভাবে বের করবেন |
|---|---|
| হাতে থাকা টাকা (জেনারেল তহবিল) | দুজন মিলে গুনে |
| হাতে থাকা টাকা (লিল্লাহ / যাকাত তহবিল) | আলাদা করে গুনে |
| ব্যাংক হিসাবের ব্যালেন্স | সর্বশেষ স্টেটমেন্ট দেখে |
| শিক্ষকদের কাছে অগ্রিম পাওনা | অগ্রিম রেজিস্টার থেকে |
| ছাত্রদের বকেয়া বেতন (মোট) | বকেয়ার তালিকা থেকে |
| মাদ্রাসার দেনা | বকেয়া বেতন, দোকানের বাকি |
এর সাথে চেক বইয়ের ব্যবহৃত ও অব্যবহৃত পাতার নম্বর, অব্যবহৃত রশিদ বইয়ের সংখ্যা এবং সর্বশেষ রশিদ ও ভাউচার নম্বর লিখে রাখতে হয়।
দায়িত্ব হস্তান্তরের ধাপ
- হস্তান্তরের তারিখ ঠিক করে কমিটিকে জানান।
- হস্তান্তরকারী তার আগে সব খাতা হালনাগাদ করবেন এবং হিসাব মিলিয়ে রাখবেন।
- নির্ধারিত দিনে দুই পক্ষ ও সাক্ষী একসাথে বসে তালিকা ধরে প্রতিটি জিনিস দেখে নিন।
- হাতের টাকা গুনুন, ব্যাংক স্টেটমেন্ট দেখুন এবং বিবরণী পূরণ করুন।
- কিছু না মিললে মন্তব্যের ঘরে স্পষ্ট লিখুন।
- তিনটি কাগজেই সবার স্বাক্ষর নিন। প্রতিটির তিন কপি: দুই পক্ষ ও অফিস।
- ব্যাংকে স্বাক্ষরকারী বদলানোর জন্য কমিটির রেজুলেশনসহ আবেদন করুন।
- সফটওয়্যারে নতুন ইউজার খুলে পুরনো লগইন বন্ধ করুন।
হস্তান্তরের দিন হিসাব কোথা থেকে পাবেন?
হস্তান্তরে সবচেয়ে সময় লাগে বকেয়ার মোট অংক, তহবিলভিত্তিক জের ও অগ্রিমের হিসাব বের করতে। ছবক সফটওয়্যারে বেতন আদায়, দান ও খরচ তোলা থাকলে যেকোনো তারিখের আয় ব্যয়ের রিপোর্ট এবং বকেয়ার তালিকা প্রিন্ট করা যায়, যা হস্তান্তর বিবরণীর সাথে জুড়ে দেওয়া যায়। প্রত্যেক ব্যবহারকারীর জন্য আলাদা লগইন থাকে এবং কাকে কোন কাজের অনুমতি দেওয়া হবে তা একজন একজন করে ঠিক করা যায়, তাই নতুন দায়িত্বশীলকে তার কাজ অনুযায়ী অনুমতি দিয়ে পুরনো লগইন বন্ধ করা যায়। রশিদ বই কার কাছে আছে তার হিসাবও থাকে। বিস্তারিত আয় ব্যয় হিসাব পাতায় আছে।
দায়িত্ব বদলালেও হিসাব যেন ঠিক থাকে, এমন ব্যবস্থা চান?
ছবক মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে ছাত্র, হিসাব ও রিপোর্ট একই জায়গায় থাকে এবং প্রত্যেকের আলাদা লগইন থাকে। ফোন বা হোয়াটসঅ্যাপে জানালে আমরা বিনামূল্যে ডেমো দেখিয়ে দিই।
