শিক্ষক বেতন শিট তৈরি করার নিয়ম ও নমুনা
শিক্ষকদের মাসিক বেতন শিটে প্রতি শিক্ষকের জন্য একটি সারি থাকে, যেখানে লেখা হয় নাম, পদবি, মূল বেতন, ভাতা, মোট বেতন, অগ্রিম কর্তন, অন্যান্য কর্তন, নিট প্রদেয় এবং গ্রহীতার স্বাক্ষর ও তারিখ। নিচে সর্বমোট এবং প্রস্তুতকারী, হিসাবরক্ষক ও মুহতামিমের স্বাক্ষর থাকে। নিচে দশ কলামের বেতন শিট, অগ্রিম রেজিস্টার ও ফ্রি টেমপ্লেট দেওয়া হলো।
বেতন শিটে কোন কোন কলাম থাকে?
| কলাম | কী লিখবেন | কোথা থেকে নেবেন |
|---|---|---|
| ক্রমিক | ১ থেকে শুরু | |
| নাম | শিক্ষক বা কর্মচারীর পূর্ণ নাম | নিয়োগ পত্র |
| পদবি | মুহতামিম, শিক্ষক, হাফেজ, বাবুর্চি, দারোয়ান | নিয়োগ পত্র |
| মূল বেতন | নিয়োগ পত্রে নির্ধারিত মাসিক বেতন | নিয়োগ পত্র বা বেতন বৃদ্ধির চিঠি |
| ভাতা | অতিরিক্ত দায়িত্ব, যাতায়াত বা অন্য ভাতা | কমিটির সিদ্ধান্ত |
| মোট বেতন | মূল বেতন ও ভাতার যোগফল | হিসাব |
| অগ্রিম কর্তন | আগে নেওয়া অগ্রিমের যে অংশ এ মাসে কাটা হবে | অগ্রিম বেতন রেজিস্টার |
| অন্যান্য কর্তন | অনুপস্থিতি বা অন্য কারণে কর্তন | হাজিরা খাতা |
| নিট প্রদেয় | মোট বেতন থেকে সব কর্তন বাদ | হিসাব |
| স্বাক্ষর ও তারিখ | টাকা পেয়ে শিক্ষকের নিজ হাতের স্বাক্ষর |
বেতন শিট তৈরি করার নিয়ম
- মাসের শেষ সপ্তাহে শিক্ষক হাজিরা খাতা থেকে প্রত্যেকের উপস্থিতি ও ছুটির হিসাব বের করুন।
- গত মাসের শিট দেখে নাম, পদবি ও মূল বেতন তুলুন। নতুন কেউ যোগ দিলে বা কেউ চলে গেলে হালনাগাদ করুন।
- ভাতা থাকলে বসিয়ে মোট বেতন বের করুন।
- অগ্রিম বেতন রেজিস্টার দেখে এ মাসে কার কত অগ্রিম কাটা হবে তা লিখুন।
- অন্য কোনো কর্তন থাকলে লিখে নিট প্রদেয় বের করুন।
- নিচের সারিতে প্রতিটি কলামের সর্বমোট লিখুন এবং কথায় সর্বমোট লিখুন।
- মুহতামিম ও কোষাধ্যক্ষের অনুমোদন নিয়ে নির্দিষ্ট তহবিল থেকে টাকা তুলুন।
- প্রত্যেককে টাকা দিয়ে সাথে সাথে স্বাক্ষর ও তারিখ নিন।
- সর্বমোট অংকটি হিসাব খাতায় “বেতন ও ভাতা” খাতে তুলুন।
একটি সারির হিসাবের উদাহরণ
নিচের সংখ্যাগুলো কেবল হিসাব বোঝানোর জন্য একটি উদাহরণ।
| বিষয় | টাকা |
|---|---|
| মূল বেতন | ১২,০০০ |
| ভাতা | ১,০০০ |
| মোট বেতন | ১৩,০০০ |
| অগ্রিম কর্তন | ২,০০০ |
| অন্যান্য কর্তন | ০ |
| নিট প্রদেয় | ১১,০০০ |
অগ্রিম বেতন রেজিস্টার কেন আলাদা রাখবেন?
শিক্ষকরা মাসের মাঝখানে প্রয়োজনে অগ্রিম নেন, এবং মাস শেষে তা মনে না থাকলে পুরো বেতন দিয়ে দেওয়া হয়। টেমপ্লেটের দ্বিতীয় পাতায় একটি অগ্রিম রেজিস্টার আছে, যার কলামগুলো হলো:
- তারিখ ও শিক্ষকের নাম, পদবি
- অগ্রিমের পরিমাণ ও কারণ
- কোন মাসের বেতন থেকে কাটা হবে
- গ্রহীতার স্বাক্ষর
- সমন্বয়: বেতন শিটে কাটার পর তারিখ
অগ্রিম দেওয়ার দিনই এখানে লিখে স্বাক্ষর নিন। বেতন শিট বানানোর সময় এই রেজিস্টার খুলে যাদের সমন্বয়ের ঘর ফাঁকা, তাদের কর্তন বসান। বেতন, অগ্রিম ও কর্তন হিসাব খাতায় কীভাবে ওঠে তা শিক্ষকদের বেতনের হিসাব লেখায় বিস্তারিত আছে।
বেতন শিট নিয়ে যে ভুলগুলো বেশি হয়
- স্বাক্ষর না নিয়ে বেতন দেওয়া, পরে প্রমাণ থাকে না।
- অগ্রিম কাটতে ভুলে যাওয়া বা দুইবার কেটে ফেলা।
- বেতন বৃদ্ধির সিদ্ধান্ত লিখিত না থাকা, ফলে কোন মাস থেকে কার্যকর তা নিয়ে মতভেদ।
- বেতন কোন তহবিল থেকে দেওয়া হলো তা না লেখা।
- শিটের যোগফল ভুল, যা হিসাব খাতার সাথে মেলে না।
- বকেয়া বেতন আলাদা করে না দেখানো।
সফটওয়্যারে বেতনের হিসাব রাখলে কী সুবিধা?
হাতে বেতন শিট বানাতে প্রতি মাসে একই নাম ও অংক আবার লিখতে হয়, আর যোগফলে ভুলের ঝুঁকি থাকে। ছবক সফটওয়্যারে শিক্ষকদের বেতনের বিবরণী মাস ও শিক্ষক বেছে এক পাতায় প্রিন্ট করা যায়, যেখানে সময়কাল, সর্বমোট টাকা এবং প্রস্তুতকারী, যাচাইকারী ও অনুমোদনকারীর স্বাক্ষরের ঘর থাকে। শিক্ষকের হাজিরার আলাদা রিপোর্ট পাওয়া যায়, তাই উপস্থিতির হিসাব খাতা গুনে বের করতে হয় না। এইচআর ও পে-রোল একটি আলাদা মডিউল। এর বিস্তারিত এইচআর ও পে-রোল পাতায় দেখুন।
শিক্ষকদের বেতন, অগ্রিম ও হাজিরার হিসাব এক জায়গায় রাখতে চান?
ছবক মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে শিক্ষকের তথ্য, হাজিরা ও বেতনের বিবরণী একই জায়গায় থাকে এবং প্রিন্ট করা যায়। ফোন বা হোয়াটসঅ্যাপে জানালে আমরা বিনামূল্যে ডেমো দেখিয়ে দিই।
