মাদ্রাসার জন্য সাহায্যের আবেদন পত্র: নমুনা ও লেখার নিয়ম
মাদ্রাসার সাহায্যের আবেদন পত্রে পাঁচটি বিষয় থাকতে হয়: মাদ্রাসার সংক্ষিপ্ত পরিচয় (কবে থেকে, কতজন ছাত্র ও শিক্ষক), কী প্রয়োজন ও কত টাকার, সেই টাকা কীভাবে খরচ হবে, দানের হিসাব ও রসিদের নিশ্চয়তা, এবং মুহতামিম ও কমিটির স্বাক্ষর ও যোগাযোগের নম্বর। নিচে দাতা, উন্নয়ন কাজ ও দপ্তরের কাছে আবেদনের তিনটি নমুনা দেওয়া হলো।
সাহায্যের আবেদনে কী কী থাকতে হবে?
| অংশ | কী লিখবেন | কেন জরুরি |
|---|---|---|
| লেটারহেড ও স্মারক | মাদ্রাসার নাম, ঠিকানা, মোবাইল, স্মারক নম্বর, তারিখ | আবেদনটি প্রতিষ্ঠানের পক্ষ থেকে, তা বোঝা যায় |
| প্রাপক | যার কাছে আবেদন, নাম ও ঠিকানা | নাম ধরে লেখা চিঠি বেশি গুরুত্ব পায় |
| বিষয় | এক লাইনে কী বাবদ সাহায্য | পড়েই বোঝা যায় কী চাওয়া হচ্ছে |
| মাদ্রাসার পরিচয় | প্রতিষ্ঠার সাল, ছাত্র ও শিক্ষকের সংখ্যা, এতিম ও অসচ্ছল ছাত্র কতজন | দাতা বোঝেন তার দান কাদের কাজে লাগবে |
| প্রয়োজন | কী দরকার, কত টাকা, এ পর্যন্ত কত সংগ্রহ হয়েছে | নির্দিষ্ট প্রয়োজনে সাড়া বেশি |
| হিসাবের নিশ্চয়তা | রসিদ দেওয়া হবে, হিসাব সংরক্ষিত থাকবে | আস্থা তৈরি হয় |
| স্বাক্ষর ও যোগাযোগ | মুহতামিম, সভাপতি বা সেক্রেটারি, মোবাইল, ব্যাংক হিসাব | দাতা সহজে দান পাঠাতে পারেন |
নমুনা ১: দাতার কাছে সাধারণ সাহায্যের আবেদন
মাসিক খরচ চালানোর জন্য এলাকার সামর্থ্যবান ব্যক্তি বা প্রবাসীদের কাছে।
বিষয়: মাদ্রাসার জন্য আর্থিক সাহায্যের আবেদন।
বরাবর, জনাব …….., ঠিকানা: ……..
মুহতারাম, আসসালামু আলাইকুম ওয়া রাহমাতুল্লাহ।
[মাদ্রাসার নাম] …….. সাল থেকে এলাকার শিশুদের কুরআন ও দ্বীনি শিক্ষা দিয়ে আসছে। বর্তমানে এখানে …….. জন ছাত্র/ছাত্রী অধ্যয়নরত, যাদের মধ্যে …….. জন এতিম ও অসচ্ছল পরিবারের সন্তান বিনা বেতনে পড়ছে। …….. জন শিক্ষক ও কর্মচারী এখানে খেদমত করছেন।
মাদ্রাসাটি সম্পূর্ণভাবে দ্বীনদার মানুষের দান ও সহযোগিতায় পরিচালিত হয়। প্রতি মাসে শিক্ষকদের বেতন, ছাত্রদের খাবার ও অন্যান্য খরচ বাবদ আনুমানিক …….. টাকা প্রয়োজন হয়, যা নিয়মিত আয় থেকে মেটানো কঠিন হয়ে পড়ছে।
অতএব, মাদ্রাসার এই খেদমত চালু রাখতে আপনার সাধ্যমতো সাহায্য কামনা করছি। আপনার দান রশিদের মাধ্যমে গ্রহণ করা হবে এবং হিসাব সংরক্ষিত থাকবে। আল্লাহ তাআলা আপনাকে উত্তম প্রতিদান দিন।
বিনীত: সভাপতি / সেক্রেটারি | মুহতামিম / অধ্যক্ষ (সীল)
নমুনা ২: উন্নয়ন বা নির্মাণ কাজের জন্য আবেদন
ভবন, ছাদ, অজুখানা, টিউবওয়েল বা আসবাবের মতো নির্দিষ্ট কাজের জন্য। এখানে খরচের একটি ছক দিলে আবেদন অনেক বেশি বিশ্বাসযোগ্য হয়।
বিষয়: …….. নির্মাণ/মেরামত কাজে সাহায্যের আবেদন।
[মাদ্রাসার নাম] এ বর্তমানে …….. জন ছাত্র/ছাত্রী অধ্যয়নরত। ছাত্র সংখ্যা বাড়ায় …….. এর জরুরি প্রয়োজন দেখা দিয়েছে। কমিটির সভায় এই কাজ শুরু করার সিদ্ধান্ত হয়েছে।
কাজের আনুমানিক খরচ: (ছক: ক্রমিক, কাজের বিবরণ, আনুমানিক খরচ, মোট)
এ পর্যন্ত সংগ্রহ হয়েছে …….. টাকা। বাকি …….. টাকার জন্য আপনার সহযোগিতা কামনা করছি। টাকা, নির্মাণ সামগ্রী বা যেকোনো উপায়ে সাহায্য করা যাবে। প্রতিটি দান রশিদের মাধ্যমে গ্রহণ করা হবে এবং কাজ শেষে আয় ব্যয়ের হিসাব দাতাদের জানানো হবে।
নমুনা ৩: দপ্তর বা প্রতিষ্ঠানের কাছে অনুদানের আবেদন
জনপ্রতিনিধি, সরকারি দপ্তর, ফাউন্ডেশন বা কোনো প্রতিষ্ঠানের কাছে। এখানে ভাষা আনুষ্ঠানিক হয় এবং সংযুক্তি লাগে।
বিষয়: [মাদ্রাসার নাম] এর জন্য অনুদান বরাদ্দের আবেদন।
বরাবর, …….. (পদবি), …….. (দপ্তর/প্রতিষ্ঠানের নাম ও ঠিকানা)
জনাব, বিনীত নিবেদন এই যে, …….. উপজেলার …….. গ্রামে অবস্থিত [মাদ্রাসার নাম] …….. সালে প্রতিষ্ঠিত একটি দ্বীনি শিক্ষা প্রতিষ্ঠান। বর্তমানে এখানে …….. জন ছাত্র/ছাত্রী অধ্যয়নরত এবং …….. জন শিক্ষক কর্মরত আছেন। প্রতিষ্ঠানটি স্থানীয় মানুষের দানে পরিচালিত হয়।
বর্তমানে মাদ্রাসার …….. এর বিশেষ প্রয়োজন, যার আনুমানিক খরচ …….. টাকা। প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব তহবিল থেকে এই ব্যয় নির্বাহ করা সম্ভব হচ্ছে না।
অতএব, উক্ত কাজের জন্য প্রয়োজনীয় অনুদান বরাদ্দ দিয়ে এলাকার শিশুদের শিক্ষার সুযোগ অব্যাহত রাখতে আপনার সদয় মর্জি কামনা করছি।
সংযুক্তি: ১) কমিটির রেজুলেশনের কপি ২) ছাত্র ও শিক্ষকের তালিকা ৩) আনুমানিক খরচের বিবরণ ৪) প্রতিষ্ঠানের ছবি
আবেদন লেখার সময় যা খেয়াল রাখবেন
- সংখ্যাগুলো সত্য লিখুন। ছাত্র সংখ্যা বা খরচ বাড়িয়ে লিখলে একবার ধরা পড়লেই আস্থা চলে যায়।
- এক পাতার মধ্যে শেষ করুন। ব্যস্ত মানুষ লম্বা চিঠি পড়েন না।
- কী দরকার তা নির্দিষ্ট করে বলুন, অস্পষ্ট আবেদনে সাড়া কম।
- অন্য প্রতিষ্ঠানের সাথে তুলনা বা কারও সমালোচনা করবেন না।
- চাপ দেওয়ার ভাষা নয়, বিনয়ী অনুরোধের ভাষা ব্যবহার করুন।
- যাকাত, সদকা ও সাধারণ দান আলাদা তহবিলে রাখার কথা উল্লেখ করুন।
আবেদন থেকে হিসাব দেওয়া পর্যন্ত ধাপ
- কমিটির সভায় প্রয়োজন ও খরচের হিসাব চূড়ান্ত করে রেজুলেশনে লিখুন।
- কাদের কাছে আবেদন যাবে তার তালিকা করুন।
- টেমপ্লেটে তথ্য বসিয়ে প্রিন্ট করুন, স্বাক্ষর ও সীল দিন।
- সম্ভব হলে নিজে গিয়ে আবেদনটি পৌঁছে দিন এবং মাদ্রাসা ঘুরে দেখার দাওয়াত দিন।
- দান পাওয়ার সাথে সাথে রসিদ দিন এবং দাতার নাম, তারিখ, পরিমাণ ও তহবিল লিখে রাখুন।
- কাজ শেষে বা বছর শেষে দাতাকে জানান তার দান কোথায় খরচ হলো।
দাতার দানের হিসাব কীভাবে রাখবেন?
আবেদনে হিসাবের নিশ্চয়তা দিলে সেটি রাখার ব্যবস্থাও থাকতে হয়। ছবক সফটওয়্যারে দাতাদের তালিকা রাখা যায়, দাতার ধরন ও অনুদানের ধরন আলাদা করা যায় এবং প্রতিটি অনুদান দাতার নামে তোলা যায়। যারা প্রতি মাসে নিয়মিত দেন তাদের জন্য মাসিক দাতা অনুদানের আলাদা ব্যবস্থা আছে। অনুদান কোন তহবিলে যাচ্ছে তা বেছে নিতে হয়, তাই লিল্লাহ, যাকাত ও সাধারণ তহবিলের টাকা মিশে যায় না। রসিদ বই কাকে দেওয়া হলো ও কবে ফেরত এলো তার হিসাবও রাখা যায়। ফান্ড আলাদা রাখার নিয়ম লিল্লাহ ও জেনারেল ফান্ড লেখায় দেখুন।
দাতার অনুদান, রসিদ ও তহবিলের হিসাব এক জায়গায় রাখতে চান?
ছবক মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে দাতা, অনুদান, তহবিল ও আয় ব্যয়ের হিসাব একই জায়গায় থাকে। ফোন বা হোয়াটসঅ্যাপে জানালে আমরা বিনামূল্যে ডেমো দেখিয়ে দিই।
