অনুপস্থিতির জন্য আবেদন ও জরিমানা মওকুফের আবেদন
অনুপস্থিতির আবেদনে লিখতে হয়: নিজের জামাত ও রোল, কোন তারিখ থেকে কোন তারিখ পর্যন্ত মোট কত দিন অনুপস্থিত, কারণ কী, পিছিয়ে পড়া পড়া পূরণ করার কথা, এবং ঐ দিনগুলো ছুটি হিসেবে মঞ্জুরের অনুরোধ। জরিমানা মওকুফের আবেদনে এর সাথে জরিমানার পরিমাণ ও মওকুফ চাওয়ার কারণ যোগ হয়। নিচে তিন রকম আবেদনের পূর্ণ নমুনা দেওয়া হলো।
আবেদন পত্রে কী কী থাকে?
| অংশ | কী লিখবেন |
|---|---|
| তারিখ ও বরাবর | আবেদনের তারিখ, মুহতামিম বা অধ্যক্ষ, মাদ্রাসার নাম |
| বিষয় | অনুপস্থিতির জন্য ছুটি মঞ্জুর, অথবা জরিমানা মওকুফ |
| নিজের পরিচয় | জামাত বা শ্রেণি, রোল নম্বর |
| অনুপস্থিতির সময় | শুরুর তারিখ, শেষের তারিখ, মোট দিন |
| কারণ | অসুস্থতা, পারিবারিক বা অন্য কারণ, সংক্ষেপে |
| প্রতিশ্রুতি | পড়া পূরণ করা, ভবিষ্যতে নিয়মিত থাকা |
| আবেদনকারী | নাম, অভিভাবকের নাম ও স্বাক্ষর, মোবাইল |
নমুনা ১: অনুপস্থিতির জন্য আবেদন
বিষয়: অনুপস্থিতির জন্য ছুটি মঞ্জুরের আবেদন।
বরাবর, মুহতামিম / অধ্যক্ষ, [মাদ্রাসার নাম], [ঠিকানা]
জনাব,
বিনীত নিবেদন এই যে, আমি আপনার মাদ্রাসার …….. জামাত/শ্রেণির একজন নিয়মিত ছাত্র/ছাত্রী। …….. কারণে আমি গত …….. তারিখ থেকে …….. তারিখ পর্যন্ত মোট …….. দিন মাদ্রাসায় উপস্থিত থাকতে পারিনি।
আগে থেকে জানানো সম্ভব না হওয়ায় আমি দুঃখিত। এই কয়দিনের পিছিয়ে পড়া সবক আমি দ্রুত পূরণ করে নেব।
অতএব, উক্ত …….. দিনের অনুপস্থিতি ছুটি হিসেবে মঞ্জুর করে বাধিত করতে আপনার সদয় মর্জি কামনা করছি।
বিনীত নিবেদক, নাম: …….. জামাত/শ্রেণি: …….. রোল নং: …….. অভিভাবকের নাম ও স্বাক্ষর: …….. মোবাইল: ……..
আগে থেকে জানা কারণে ছুটি চাইলে ছুটির দরখাস্তের নমুনা ব্যবহার করুন।
নমুনা ২: জরিমানা মওকুফের আবেদন
বিষয়: অনুপস্থিতির / বিলম্ব ফির জরিমানা মওকুফের জন্য আবেদন।
জনাব, বিনীত নিবেদন এই যে, আমি আপনার মাদ্রাসার …….. জামাত/শ্রেণির একজন ছাত্র/ছাত্রী। …….. কারণে আমি …….. তারিখ থেকে …….. তারিখ পর্যন্ত অনুপস্থিত ছিলাম / নির্ধারিত তারিখের মধ্যে বেতন পরিশোধ করতে পারিনি। এজন্য আমার নামে …….. টাকা জরিমানা ধার্য হয়েছে।
আমার পরিবারের আর্থিক অবস্থা ভালো নয়। এই জরিমানা পরিশোধ করা আমার অভিভাবকের পক্ষে কষ্টকর। ভবিষ্যতে আমি নিয়মিত উপস্থিত থাকব এবং সময়মতো বেতন পরিশোধের চেষ্টা করব।
অতএব, আমার অবস্থা বিবেচনা করে উক্ত জরিমানা মওকুফ করে বাধিত করতে আপনার সদয় মর্জি কামনা করছি।
জরিমানা নয়, মাসিক বেতনই মওকুফ চাইলে বেতন মওকুফের আবেদন পাতার নমুনা দেখুন।
নমুনা ৩: পরীক্ষায় অনুপস্থিতির আবেদন
বিষয়: অনুপস্থিত পরীক্ষা পুনরায় দেওয়ার সুযোগ চেয়ে আবেদন।
জনাব, বিনীত নিবেদন এই যে, আমি আপনার মাদ্রাসার …….. জামাত/শ্রেণির একজন ছাত্র/ছাত্রী। …….. কারণে আমি …….. তারিখে অনুষ্ঠিত …….. পরীক্ষার …….. বিষয়ের পরীক্ষায় অংশ নিতে পারিনি।
আমার অনুপস্থিতির প্রমাণ হিসেবে …….. সংযুক্ত করলাম। (যেমন চিকিৎসকের ব্যবস্থাপত্র)
অতএব, আমাকে উক্ত বিষয়ের পরীক্ষা পুনরায় দেওয়ার সুযোগ দিয়ে বাধিত করতে আপনার সদয় মর্জি কামনা করছি।
আবেদন লেখার সময় যা খেয়াল রাখবেন
- তারিখ ও মোট দিন ঠিকভাবে লিখুন, যাতে হাজিরা খাতার সাথে মেলে।
- কারণ এক বাক্যে লিখুন, লম্বা গল্প নয়।
- অসুস্থতার ক্ষেত্রে ব্যবস্থাপত্রের কপি সংযুক্ত করুন।
- অভিভাবকের স্বাক্ষর ও মোবাইল নম্বর অবশ্যই দিন।
- মাদ্রাসায় ফেরার দিনই আবেদন জমা দিন।
- ভাষা বিনীত রাখুন এবং ভবিষ্যতে নিয়মিত থাকার কথা লিখুন।
অফিস এই আবেদন নিয়ে কী করবে?
- আবেদনের তারিখগুলো হাজিরা খাতার সাথে মিলিয়ে দেখুন।
- কারণ যুক্তিসঙ্গত হলে নিচের ঘরে “ছুটি হিসেবে গণ্য” এ টিক দিন।
- হাজিরা খাতায় ঐ দিনগুলোর অ কেটে ছু লিখুন এবং পাশে ছোট স্বাক্ষর দিন।
- জরিমানা মওকুফ হলে পরিমাণ লিখে মুহতামিমের স্বাক্ষর নিন এবং হিসাব বিভাগকে জানান।
- পুনরায় পরীক্ষার অনুমতি দিলে তারিখ ঠিক করে শ্রেণি শিক্ষককে জানান।
- আবেদনটি ছাত্রের ফাইলে রেখে দিন।
অভিভাবক কীভাবে আগেই জানতে পারেন সন্তান অনুপস্থিত?
অনেক অভিভাবক জানেনই না যে সন্তান মাদ্রাসায় যায়নি, জরিমানা বা নোটিশ আসার পর জানতে পারেন। ছবক সফটওয়্যারে হাজিরা নিলে হাজিরার খবর অভিভাবকের ফোনের ছবক অ্যাপে চলে যায়, তাই অনুপস্থিতি সেদিনই জানা যায়। মাস বা তারিখ ধরে কে কতদিন উপস্থিত, অনুপস্থিত বা দেরিতে এসেছে তার রিপোর্টও পাওয়া যায়, ফলে আবেদন যাচাই করতে খাতা গুনতে হয় না। ছুটির আবেদন সফটওয়্যারে জমা থাকে এবং অনুমোদিত না প্রত্যাখ্যাত তা দেখা যায়। হাজিরার বিস্তারিত হাজিরা ও বায়োমেট্রিক পাতায় আছে।
অনুপস্থিতির খবর সেদিনই অভিভাবককে জানাতে চান?
ছবক মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে হাজিরা নিলে অভিভাবক অ্যাপে খবর পান এবং মাসিক রিপোর্ট নিজে থেকে তৈরি হয়। ফোন বা হোয়াটসঅ্যাপে জানালে আমরা বিনামূল্যে ডেমো দেখিয়ে দিই।
