মাদ্রাসার পরীক্ষা ও রেজাল্ট ম্যানেজমেন্ট: নম্বর এন্ট্রি থেকে মার্কশিট ও মেধা তালিকা

মাদ্রাসার পরীক্ষা ও রেজাল্ট ম্যানেজমেন্ট খাতায় কেন কঠিন?

একটি মাঝারি মাদ্রাসায় বছরে তিন থেকে চারটি পরীক্ষা হয়: ষাণ্মাসিক, বার্ষিক, কোনো কোনো মাদ্রাসায় ত্রৈমাসিক ও নির্বাচনী। প্রতিটি পরীক্ষায় প্রতি ছাত্রের আট দশটি বিষয়ের নম্বর, প্রতি বিষয়ে কখনো লিখিত ও মৌখিক আলাদা। তিনশ ছাত্রের মাদ্রাসায় এক পরীক্ষাতেই কয়েক হাজার নম্বর খাতায় লেখা হয়, তারপর যোগ করা হয়, তারপর মেধাক্রম বের করা হয়, তারপর মার্কশিট হাতে লেখা হয়। প্রতিটি ধাপে ভুলের সুযোগ, আর একটি ভুল ধরা পড়লে পুরো শ্রেণির মেধাক্রম আবার বের করতে হয়।

দ্বিতীয় সমস্যা ধারাবাহিকতা। ষাণ্মাসিক ও বার্ষিক পরীক্ষার নম্বর মিলিয়ে চূড়ান্ত ফল করতে চাইলে দুই খাতা পাশাপাশি রেখে আবার যোগ করতে হয়। তৃতীয় সমস্যা অভিভাবক: ফলাফল জানতে মাদ্রাসায় আসতে হয় বা ফোন করতে হয়। সফটওয়্যার এই তিনটি সমস্যাই দূর করে, কারণ নম্বর একবার এন্ট্রি হলে বাকি সব হিসাব স্বয়ংক্রিয়, আগের পরীক্ষার নম্বর সিস্টেমেই থাকে এবং ফল অ্যাপ ও SMS-এ যায়।

পরীক্ষা সফটওয়্যারে কীভাবে সাজানো হয়?

1. শিক্ষাবর্ষের জন্য পরীক্ষার নাম তৈরি করুন (যেমন ষাণ্মাসিক, বার্ষিক) এবং কোন কোন জামাত বা শ্রেণিতে হবে তা ঠিক করুন।
2. প্রতিটি শ্রেণির বিষয় তালিকা ও প্রতিটি বিষয়ের পূর্ণ নম্বর, পাস নম্বর এবং দরকার হলে লিখিত ও মৌখিকের ভাগ ঠিক করুন।
3. গ্রেডিং পদ্ধতি বেছে নিন: বোর্ডের ধাঁচে লেটার গ্রেড ও জিপিএ, অথবা কওমি মাদ্রাসার প্রচলিত মুমতাজ, জায়্যিদ জিদ্দান, জায়্যিদ, মাকবুল শ্রেণি। গ্রেড সীমা নিজের মাদ্রাসার নিয়ম অনুযায়ী দেওয়া যায়।
4. পরীক্ষার রুটিন ও প্রবেশপত্র দরকার হলে সফটওয়্যার থেকে প্রিন্ট করুন।
5. পরীক্ষা শেষে বিষয় শিক্ষক নিজের বিষয়ের নম্বর মোবাইল বা কম্পিউটার থেকে এন্ট্রি করেন; একাধিক শিক্ষক একসাথে আলাদা বিষয়ে কাজ করতে পারেন।
6. সব বিষয়ের এন্ট্রি শেষ হলে ফলাফল প্রক্রিয়া করুন, মার্কশিট, ফলাফল শিট ও মেধা তালিকা তৈরি হয়ে যায়।

মার্কশিট, ফলাফল শিট ও মেধা তালিকায় কী থাকে?

সব প্রতিবেদন এ ফোর কাগজে প্রিন্ট করা যায় এবং পিডিএফ হিসেবেও রাখা যায়। ফলাফল শিটের নমুনা ও ফরম্যাট নিয়ে আলাদা লেখা আছে মাদ্রাসা রেজাল্ট শিট পাতায়, আর ফিচারটির সংক্ষিপ্ত বিবরণ পরীক্ষা ও ফলাফল পাতায়।

কওমি, আলিয়া ও হিফজ মাদ্রাসায় পরীক্ষার পার্থক্য কীভাবে সামলানো হয়?

কওমি মাদ্রাসায় জামাত ভিত্তিক কিতাবের পরীক্ষা হয় এবং ফল সাধারণত শ্রেণি বা দরজা (মুমতাজ, জায়্যিদ জিদ্দান ইত্যাদি) আকারে প্রকাশ হয়; অনেক মাদ্রাসা বেফাক বা অন্য বোর্ডের কেন্দ্রীয় পরীক্ষার আগে নিজস্ব নির্বাচনী পরীক্ষা নেয়। আলিয়া মাদ্রাসায় বোর্ডের ধাঁচে বিভাগ ভিত্তিক বিষয় ও জিপিএ পদ্ধতি চলে। হিফজ বিভাগে প্রচলিত অর্থে বিষয় ভিত্তিক পরীক্ষা কম, সেখানে দৈনিক পাঠের মানর ধারাবাহিক মূল্যায়ন ও পারা ভিত্তিক পরীক্ষা হয়।

ছবক সফটওয়্যারে প্রতিটি জামাত বা শ্রেণির জন্য আলাদা বিষয় তালিকা ও আলাদা গ্রেডিং দেওয়া যায়, তাই একই মাদ্রাসায় কিতাব বিভাগে শ্রেণি ভিত্তিক ফল আর আলিয়া শাখায় জিপিএ ভিত্তিক ফল একসাথে চলতে পারে। হিফজ বিভাগের দৈনিক মূল্যায়ন হিফজ ট্র্যাকিং মডিউলে আলাদা রাখা হয়, আর পারা ভিত্তিক পরীক্ষা চাইলে পরীক্ষা মডিউলেই নেওয়া যায়। আলিয়া মাদ্রাসার কাঠামো নিয়ে বিস্তারিত পড়ুন আলিয়া মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম লেখায়।

নম্বর এন্ট্রিতে ভুল হলে কী হবে?

এটাই সফটওয়্যারের সবচেয়ে বড় সুবিধা। কোনো ছাত্রের একটি বিষয়ের নম্বর ভুল এন্ট্রি হলে শুধু সেই ঘরটি ঠিক করুন; মোট নম্বর, গ্রেড, মেধাক্রম ও মার্কশিট সব নিজে থেকে আপডেট হয়। খাতায় যেখানে একটি ভুলে পুরো শ্রেণির মেধাক্রম আবার লিখতে হতো, এখানে এক মিনিটের কাজ। ফলাফল চূড়ান্ত প্রকাশের পর সম্পাদনা বন্ধ রাখতে চাইলে অনুমতি শুধু প্রধানের হাতে রাখা যায়, ফলে কে কখন কোন নম্বর বদলালো তার হিসাব থাকে।

অভিভাবক ফল কীভাবে পান?

ফল প্রকাশ করার সাথে সাথে অভিভাবক অ্যাপে সন্তানের মার্কশিট দেখা যায়, বিষয় ভিত্তিক নম্বরসহ। যাদের স্মার্টফোন নেই তাদের জন্য SMS পাঠানো যায়, যেখানে মোট নম্বর, গ্রেড ও মেধাক্রম সংক্ষেপে থাকে। অফিসে ভিড় কমে, আর অভিভাবক মাদ্রাসায় না এসেও সন্তানের অগ্রগতি জানতে পারেন।

খরচ ও শুরু করার উপায়

পরীক্ষা ও ফলাফল মডিউল ছবক সফটওয়্যারের মূল প্যাকেজের অংশ, আলাদা টাকা লাগে না। মূল্য মাসিক ৫০০ টাকা, বার্ষিক ৫,০০০ টাকা অথবা এককালীন ২০,০০০ টাকা, সাথে শুরুতে একবার ইনস্টলেশন ফি। বিস্তারিত মূল্য তালিকা পাতায়। শুরু করতে ফ্রি ডেমো নিন; ডেমোতে নমুনা পরীক্ষা তৈরি করে মার্কশিট বের করে দেখানো হয়। যারা প্রথমবার সফটওয়্যার নিচ্ছেন তাদের জন্য পরামর্শ: প্রথম পরীক্ষাটি খাতা ও সফটওয়্যার দুই জায়গাতেই রাখুন, মিলিয়ে আস্থা এলে পরের পরীক্ষা থেকে শুধু সফটওয়্যারে।

পরীক্ষার আগে ও পরে অফিসের কাজের তালিকা

নিচের চেকলিস্টটি পরীক্ষা কমিটির জন্য। প্রতিটি কাজ সফটওয়্যারে কোথায় হয় তা পাশে বলা আছে।

• পরীক্ষার নাম, তারিখ ও শ্রেণি ঠিক করা (পরীক্ষা সেটআপ)
• বিষয় ও পূর্ণ নম্বর যাচাই করা (বিষয় তালিকা)
• প্রবেশপত্র ও হাজিরা শিট প্রিন্ট করা (প্রিন্ট মেনু)
• পরীক্ষার ফি আদায় ও বকেয়া তালিকা দেখা (ফি মডিউল)
• বিষয় শিক্ষকদের নম্বর এন্ট্রির শেষ তারিখ জানিয়ে দেওয়া (SMS বা শিক্ষক অ্যাপ)
• এন্ট্রি শেষে ট্যাবুলেশন শিট মিলিয়ে ফল প্রকাশ করা (ফলাফল প্রক্রিয়া)
• মার্কশিট ও মেধা তালিকা প্রিন্ট, অভিভাবককে SMS (প্রিন্ট ও SMS)

ফল বিশ্লেষণ শিক্ষক ও মুহতামিমকে কীভাবে সাহায্য করে?

খাতায় ফল প্রকাশ হওয়ার পর তা আলমারিতে উঠে যায়। সফটওয়্যারে সেই ফল থেকে কয়েকটি প্রশ্নের উত্তর সহজে পাওয়া যায়। কোন বিষয়ে সবচেয়ে বেশি ছাত্র খারাপ করেছে? কোন জামাতের গড় নম্বর গত পরীক্ষার চেয়ে কমেছে? কোন ছাত্র ধারাবাহিকভাবে পিছিয়ে পড়ছে? এই উত্তরগুলো থাকলে মুহতামিম বা প্রধান শিক্ষকদের সাথে বসে সিদ্ধান্ত নিতে পারেন, আর শিক্ষক দুর্বল ছাত্রদের জন্য আলাদা যত্ন নিতে পারেন। অভিভাবক সভায় বিষয় ভিত্তিক বিশ্লেষণ প্রিন্ট করে দেখালে আলোচনা সুনির্দিষ্ট হয়।

তাছাড়া প্রতিটি ছাত্রের প্রোফাইলে তার সব পরীক্ষার ফল জমা থাকে। তিন বছর পর কোনো ছাত্র প্রত্যয়নপত্র বা আগের মার্কশিটের কপি চাইলে পুরনো খাতা খুঁজতে হয় না, প্রোফাইল থেকে আবার প্রিন্ট করে দেওয়া যায়। ছাত্র তথ্য কীভাবে সাজানো থাকলে এটা সম্ভব হয় তা মাদ্রাসার ছাত্র তথ্য ব্যবস্থাপনা লেখায় বলা আছে।

পরীক্ষার রুটিন, প্রবেশপত্র ও হাজিরা শিট কি সফটওয়্যার থেকে হয়?

হয়। পরীক্ষার তারিখ ও বিষয় ঠিক করার পর শ্রেণি ভিত্তিক রুটিন প্রিন্ট করে নোটিশ বোর্ডে টাঙানো যায় এবং অভিভাবক অ্যাপে নোটিশ হিসেবে পাঠানো যায়। যেসব মাদ্রাসা পরীক্ষার ফি নেয়, তারা ফি পরিশোধ করা ছাত্রদের জন্য ছবিসহ প্রবেশপত্র একসাথে প্রিন্ট করতে পারে। পরীক্ষার হলে রোল অনুযায়ী হাজিরা শিট ও বসার তালিকা বের হয়, ফলে পরীক্ষার দিন সকালে হাতে লিখে তালিকা বানাতে হয় না। এই ছোট কাজগুলোই পরীক্ষা কমিটির সময় বাঁচায়, আর শিক্ষকরা পরীক্ষা নেওয়ায় মন দিতে পারেন।

সচরাচর জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

আরও পড়ুন