প্রাপ্তি স্বীকার পত্র ও ধন্যবাদ পত্র: নমুনা ও লেখার নিয়ম
প্রাপ্তি স্বীকার পত্রে লিখতে হয়: দাতার নাম ও ঠিকানা, কোন তারিখে কত টাকা (অংকে ও কথায়) কী মাধ্যমে পাওয়া গেল, কোন তহবিলে জমা হলো, রশিদ নম্বর, টাকাটি কোন কাজে ব্যয় হবে, দোয়া, এবং মুহতামিমের স্বাক্ষর ও সীল। নিচে টাকার দান, মালামালের দান ও ধন্যবাদ পত্রের তিনটি নমুনা দেওয়া হলো।
প্রাপ্তি স্বীকার পত্র কেন দেবেন?
দাতা টাকা দেওয়ার পর জানতে চান তিনটি বিষয়: টাকাটি সত্যিই মাদ্রাসায় পৌঁছেছে কি না, সঠিক তহবিলে গেছে কি না, এবং কোন কাজে লাগবে। রশিদ প্রথম প্রশ্নের উত্তর দেয়, প্রাপ্তি স্বীকার পত্র তিনটিরই। বিশেষ করে যিনি দূর থেকে ব্যাংকে বা কারও হাতে টাকা পাঠান, তার জন্য এই পত্রই মূল নিশ্চয়তা। যে মাদ্রাসা নিয়মিত প্রাপ্তি স্বীকার দেয়, দাতারা সেখানে আবার দান করতে স্বস্তি পান।
প্রাপ্তি স্বীকার পত্রে কী কী থাকে?
| অংশ | কী লিখবেন | কেন জরুরি |
|---|---|---|
| লেটারহেড ও স্মারক | মাদ্রাসার প্যাড, স্মারক নম্বর, তারিখ | প্রতিষ্ঠানের আনুষ্ঠানিক কাগজ হিসেবে গণ্য হয় |
| প্রাপক | দাতার নাম ও ঠিকানা | |
| টাকার পরিমাণ | অংকে ও কথায় | পরে বদলানো যায় না |
| তারিখ ও মাধ্যম | কবে, হাতে হাতে না চেকে না ব্যাংকে | দাতার নিজের হিসাবের সাথে মেলে |
| তহবিল ও খাত | জেনারেল, লিল্লাহ, যাকাত বা নির্মাণ | যাকাতের টাকা আলাদা থাকার প্রমাণ |
| রশিদ নম্বর | যে রশিদ কাটা হয়েছে | খাতার সাথে মিলিয়ে দেখা যায় |
| ব্যবহার | টাকা কোন কাজে ব্যয় হবে | দাতার ইচ্ছা রক্ষার প্রতিশ্রুতি |
| স্বাক্ষর ও সীল | হিসাবরক্ষক বা কোষাধ্যক্ষ এবং মুহতামিম |
নমুনা ১: দানের প্রাপ্তি স্বীকার পত্র
প্রাপ্তি স্বীকার পত্র
প্রাপক: জনাব …….., ঠিকানা: ……..
মুহতারাম, আসসালামু আলাইকুম ওয়া রাহমাতুল্লাহ।
কৃতজ্ঞতার সাথে জানাচ্ছি যে, আপনার পক্ষ থেকে …….. তারিখে [মাদ্রাসার নাম] এর …….. তহবিলে …….. টাকা (কথায়: …….. টাকা) হাতে হাতে / চেকে / ব্যাংকের মাধ্যমে পাওয়া গেছে।
উক্ত টাকার বিপরীতে রশিদ নং …….. দেওয়া হয়েছে এবং টাকাটি মাদ্রাসার হিসাবে …….. খাতে জমা করা হয়েছে। আপনার ইচ্ছা অনুযায়ী এই টাকা …….. কাজে ব্যয় করা হবে।
আল্লাহ তাআলা আপনার এই দান কবুল করুন এবং আপনাকে ও আপনার পরিবারকে উত্তম প্রতিদান দিন। মাদ্রাসার ছাত্ররা আপনার জন্য দোয়া করে।
হিসাবরক্ষক / কোষাধ্যক্ষ | মুহতামিম / অধ্যক্ষের স্বাক্ষর ও সীল
নমুনা ২: মালামাল প্রাপ্তি স্বীকার পত্র
চাল, কিতাব, আসবাব বা নির্মাণ সামগ্রীর মতো দানের জন্য। ছকে মালের নাম, পরিমাণ ও আনুমানিক মূল্য লিখতে হয়।
মালামাল প্রাপ্তি স্বীকার পত্র
কৃতজ্ঞতার সাথে জানাচ্ছি যে, আপনার পক্ষ থেকে …….. তারিখে নিচের মালামাল [মাদ্রাসার নাম] এর জন্য দান হিসেবে পাওয়া গেছে।
(ছক: ক্রমিক, মালামালের নাম ও বিবরণ, পরিমাণ, আনুমানিক মূল্য)
উক্ত মালামাল মাদ্রাসার স্টক রেজিস্টারে তোলা হয়েছে এবং …….. কাজে ব্যবহার করা হবে। আল্লাহ তাআলা আপনাকে উত্তম প্রতিদান দিন।
গ্রহণকারীর স্বাক্ষর | মুহতামিম / অধ্যক্ষের স্বাক্ষর ও সীল
নমুনা ৩: দাতাকে ধন্যবাদ ও কৃতজ্ঞতা পত্র
কাজ শেষ হওয়ার পর, অথবা নিয়মিত দাতাদের বছরে একবার।
ধন্যবাদ ও কৃতজ্ঞতা পত্র
মুহতারাম, আসসালামু আলাইকুম ওয়া রাহমাতুল্লাহ।
আশা করি আল্লাহ তাআলার রহমতে ভালো আছেন। [মাদ্রাসার নাম] এর …….. কাজে আপনার আন্তরিক সহযোগিতার জন্য মাদ্রাসার পরিচালনা কমিটি, শিক্ষক ও ছাত্রদের পক্ষ থেকে আপনাকে আন্তরিক শুকরিয়া জানাচ্ছি।
আপনার সহযোগিতায় …….. কাজটি সম্পন্ন হয়েছে / চলমান আছে। এ কাজে মোট …….. টাকা সংগ্রহ হয়েছে এবং …….. টাকা ব্যয় হয়েছে। বিস্তারিত হিসাব মাদ্রাসার অফিসে সংরক্ষিত আছে, আপনি চাইলে যেকোনো সময় দেখতে পারেন।
মাদ্রাসা ঘুরে দেখার এবং ছাত্রদের সাথে সময় কাটানোর জন্য আপনাকে আন্তরিক দাওয়াত রইল। আমরা আশা করি আগামী দিনেও আপনার দোয়া ও সহযোগিতা পাব। আল্লাহ তাআলা আপনাকে উত্তম প্রতিদান দিন।
বিনীত: সভাপতি / সেক্রেটারি | মুহতামিম / অধ্যক্ষ
লেখার সময় যা খেয়াল রাখবেন
- টাকার অংক রশিদের সাথে মিলিয়ে লিখুন।
- যাকাত, সদকা ও সাধারণ দান কোনটি তা স্পষ্ট উল্লেখ করুন।
- দাতা নির্দিষ্ট কাজে দিলে সেই কাজের নাম লিখুন এবং টাকাটি সেই কাজেই খরচ করুন।
- ধন্যবাদ পত্রে নতুন করে দান চাইবেন না। তার জন্য আলাদা সাহায্যের আবেদন আছে।
- একটি কপি অফিসের ফাইলে রাখুন।
- দাতার নামের বানান ও সম্বোধন ঠিক আছে কি না দেখে নিন।
দান পাওয়া থেকে ধন্যবাদ পর্যন্ত ধাপ
- টাকা পাওয়ার সাথে সাথে রশিদ দিন।
- হিসাব খাতায় সঠিক তহবিল ও খাতে তুলুন।
- বড় দান বা দূরের দাতার জন্য প্রাপ্তি স্বীকার পত্র তৈরি করে পাঠান।
- দাতার নাম, তারিখ, পরিমাণ ও তহবিল দাতা রেজিস্টারে লিখে রাখুন।
- টাকাটি নির্ধারিত কাজে খরচ করুন এবং ভাউচার রাখুন।
- কাজ শেষে হিসাবসহ ধন্যবাদ পত্র পাঠান।
দাতার রেকর্ড কীভাবে রাখবেন?
ধন্যবাদ পত্র লিখতে হলে জানতে হয় কোন দাতা কবে কত দিয়েছিলেন এবং কোন তহবিলে। খাতা ঘেঁটে এটি বের করা কঠিন। ছবক সফটওয়্যারে দাতাদের তালিকা রাখা যায়, দাতার ধরন ও অনুদানের ধরন আলাদা করা যায় এবং প্রতিটি অনুদান দাতার নামে তোলা যায়। নিয়মিত দাতাদের জন্য মাসিক অনুদানের আলাদা ব্যবস্থা আছে। অনুদান তোলার সময় তহবিল বেছে নিতে হয়, তাই যাকাত, লিল্লাহ ও সাধারণ তহবিল মিশে যায় না। ফলে প্রাপ্তি স্বীকার পত্রে লেখা তথ্য সহজেই মিলিয়ে নেওয়া যায়। তহবিল আলাদা রাখার নিয়ম লিল্লাহ ও জেনারেল ফান্ড লেখায় দেখুন।
দাতার অনুদান ও তহবিলের হিসাব গুছিয়ে রাখতে চান?
ছবক মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে দাতা, অনুদান, রশিদ ও তহবিলের হিসাব একই জায়গায় থাকে। ফোন বা হোয়াটসঅ্যাপে জানালে আমরা বিনামূল্যে ডেমো দেখিয়ে দিই।
