অভিভাবক অ্যাপ চালু করার পূর্ণ গাইড

নম্বর ঠিক না হলে কিছুই কাজ করবে না

অভিভাবক অ্যাপ নিয়ে যত অভিযোগ আসে, তার বড় অংশের মূলে একটি কারণ, নম্বর। কোথাও ভর্তির সময়ের পুরনো নম্বর রয়ে গেছে, কোথাও ভাইয়ের দুই জনের জন্য একটি নম্বর, কোথাও শিক্ষকের নম্বর বসানো। তাই অ্যাপ চালু করার আগে এক সপ্তাহ সময় নিয়ে নম্বর যাচাই করুন।

1. শ্রেণিবদ্ধভাবে নম্বরের তালিকা প্রিন্ট করে শ্রেণি শিক্ষককে দিন।
2. শিক্ষক শিক্ষার্থীদের কাছ থেকে বাবা বা মায়ের চালু নম্বরটি লিখে নিন।
3. এক নম্বরে একাধিক সন্তান থাকলে সেটি সমস্যা নয়, একই লগইন থেকে সন্তান বদলে দেখা যায়।
4. সংশোধন শেষে সব নম্বরে একটি পরীক্ষামূলক নোটিশ পাঠান। যারা পাননি তাঁদের নম্বর আবার দেখুন।

কোন কোন ঘটনায় অভিভাবকের ফোনে সঙ্গে সঙ্গে বার্তা যায়?

অ্যাপ চালু থাকলে ছয় রকম ঘটনায় অভিভাবকের ফোনে নোটিফিকেশন পৌঁছায়, আর তাতে অভিভাবকের কোনো এসএমএস খরচ হয় না। বার্তায় চাপ দিলে সরাসরি সংশ্লিষ্ট পাতাটি খোলে, আর সব বার্তা অ্যাপের ভেতরেই জমা থাকে, তাই পরে খুঁজে দেখা যায়।

• হাজিরা: সন্তান উপস্থিত বা অনুপস্থিত হলে
• বেতন পরিশোধ: টাকা জমা হয়ে রসিদ তৈরি হলে
• ফলাফল: পরীক্ষার ফল প্রকাশ হলে
• নোটিশ: প্রতিষ্ঠান নতুন নোটিশ দিলে
• ছুটির সিদ্ধান্ত: ছুটির আবেদন অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান হলে
• পরামর্শের জবাব: অভিভাবকের পাঠানো পরামর্শের উত্তর দিলে

কোন খবর এসএমএসে, আর কোনটায় অ্যাপের নোটিফিকেশনই যথেষ্ট?

দুটি পথ একসাথে চালালে খরচ কমে আর কেউ খবরের বাইরে থাকে না। নিয়মটা সহজ: যে খবর না পেলে অভিভাবকের ক্ষতি হয় সেটি এসএমএসে, আর যেটি পরে দেখলেও চলে সেটি অ্যাপে।

অভিভাবক অ্যাপে কী দেখেন

কোন অংশগুলো অভিভাবক দেখবেন তা প্রতিষ্ঠান নিজে ঠিক করে দেয়। শুরুতে হাজিরা ও নোটিশ দিয়ে শুরু করা সবচেয়ে নিরাপদ, কারণ এদুটি নিয়ে প্রশ্ন কম ওঠে। হিসাব গুছানো হলে পরে বেতন ও ফলাফল খুলে দিন।

অভিভাবককে অ্যাপ ইনস্টল করাবেন কীভাবে?

যে অভিভাবক নিজে ইনস্টল করতে পারেন না, তিনি সাহায্য না পেলে আর ফিরে আসেন না। তাই প্রথমবার অফিসে বসেই কাজটা সেরে দেওয়া সবচেয়ে ফলদায়ক। পাঁচটি ধাপ মনে রাখলেই হয়।

1. অভিভাবকের ফোনটি হাতে নিয়ে Google Play খুলে অ্যাপটি ইনস্টল করে দিন। অন্য কোথাও থেকে ফাইল নামিয়ে ইনস্টল করাবেন না।
2. যে নম্বরটি মাদ্রাসার খাতায় আছে সেই নম্বর দিয়েই লগইন করান, অন্য নম্বর দিলে তথ্য আসবে না।
3. প্রথম বার ঢুকিয়ে সন্তানের হাজিরার পাতাটি দেখিয়ে দিন, এতে অ্যাপটি কী কাজে লাগবে তা সঙ্গে সঙ্গে বোঝা যায়।
4. ফোনের সেটিংসে অ্যাপের নোটিফিকেশন চালু আছে কি না দেখে নিন, বন্ধ থাকলে বার্তা পৌঁছাবে না।
5. একাধিক সন্তান থাকলে উপরের নাম বদলে দেখানোর জায়গাটি দেখিয়ে দিন।

ভর্তির সময় বা অভিভাবক সমাবেশের দিন এই কাজটি একসাথে অনেকের জন্য করা যায়, তাতে অফিসের সময় বাঁচে।

প্রথম মাসের পরিকল্পনা

অ্যাপের তিনটি সীমা আগেই জেনে রাখুন

ভুল প্রত্যাশা তৈরি হলে পরে অভিভাবক হতাশ হন, তাই শুরুতেই সীমাগুলো বলে দেওয়া ভালো। তিনটি জিনিস স্পষ্ট করে জানিয়ে দিলে অফিসে অপ্রয়োজনীয় প্রশ্ন আসে না।

• অ্যাপটি শুধু Google Play তে: অ্যান্ড্রয়েড ফোনে Google Play থেকে নামাতে হয়। অন্য কোথাও থেকে ফাইল নামিয়ে ইনস্টল করলে পরে হালনাগাদ আসে না।
• শিক্ষার্থীদের নিজস্ব লগইন নেই: অ্যাপে ঢোকেন অভিভাবক ও প্রতিষ্ঠানের কর্মীরা।
• দৈনিক পাঠের অগ্রগতি ও অনলাইন পেমেন্ট ওয়েবে: এই দুটি কাজ এখন ওয়েবের প্যানেলে হয়, মোবাইল অ্যাপে নয়।

এসএমএস বন্ধ করবেন না

অনেক প্রতিষ্ঠান অ্যাপ চালু করেই এসএমএস বন্ধ করে দেয় খরচ বাঁচাতে। ফল হয় উল্টো। যাঁদের স্মার্টফোন নেই বা যাঁরা অ্যাপ খোলেন না, তাঁরা একেবারে খবরের বাইরে চলে যান। ভালো পদ্ধতি হলো দুটি পাশাপাশি চালানো: জরুরি খবর এসএমএসে, আর বিস্তারিত অ্যাপে। অ্যাপের নোটিফিকেশনে অভিভাবকের কোনো খরচ হয় না, তাই অ্যাপ যত বেশি চালু হবে এসএমএসের খরচ ততটাই কমবে।

সাধারণ প্রশ্ন