আলিয়া মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম: দাখিল থেকে কামিল পর্যন্ত ডিজিটাল পরিচালনার গাইড

আলিয়া মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কেন আলাদা হওয়া দরকার?

আলিয়া মাদ্রাসা বাংলাদেশ মাদ্রাসা শিক্ষা বোর্ডের অধীনে চলে এবং এর পাঁচটি স্তর আছে: ইবতেদায়ি (প্রথম থেকে পঞ্চম শ্রেণি), দাখিল (ষষ্ঠ থেকে দশম), আলিম (একাদশ ও দ্বাদশ), ফাজিল ও কামিল। দাখিল ও আলিমে বিজ্ঞান, মানবিক ও সাধারণ বিভাগ থাকে, প্রতিটি বিভাগের বিষয় তালিকা আলাদা, আর ফলাফল লেটার গ্রেড ও জিপিএ পদ্ধতিতে হয়। একই প্রতিষ্ঠানে অনেক সময় হিফজ বা নূরানী শাখাও থাকে। তাই আলিয়া মাদ্রাসার সফটওয়্যারে শ্রেণি, বিভাগ, বিষয় ও গ্রেডিং এমনভাবে সাজানো থাকতে হয় যেন বোর্ডের ধাঁচেই ভেতরের সব কাজ চলে।

ছবক সফটওয়্যারে প্রতিটি স্তরের জন্য আলাদা শ্রেণি, প্রতিটি শ্রেণিতে বিভাগ ও শাখা, আর প্রতিটি বিভাগের জন্য আলাদা বিষয় তালিকা তৈরি করা যায়। ফলে দাখিল দশম শ্রেণির বিজ্ঞান বিভাগের ছাত্রের মার্কশিটে পদার্থ ও রসায়ন আসে, মানবিক বিভাগের ছাত্রের মার্কশিটে তা আসে না। আলিয়া মাদ্রাসার জন্য কোন কোন সুবিধা সফটওয়্যারে আছে তার সংক্ষিপ্ত তালিকা আলিয়া মাদ্রাসা সফটওয়্যার পাতায় দেওয়া আছে।

আলিয়া মাদ্রাসার কোন কাজগুলো সফটওয়্যারে আসে?

নিচের তালিকায় স্তর অনুযায়ী দেখানো হলো কোন কাজ সফটওয়্যারের কোন অংশে হয়।

বোর্ডের রেজাল্ট ফরম্যাটে মার্কশিট কীভাবে বের হয়?

আলিয়া মাদ্রাসার ভেতরের পরীক্ষাগুলো সাধারণত বোর্ডের গ্রেডিং অনুসরণ করে, যেন ছাত্র ও অভিভাবক দাখিল বা আলিম পরীক্ষার আগেই বুঝতে পারেন কার অবস্থান কোথায়। ছবক সফটওয়্যারে প্রতিটি পরীক্ষার জন্য বিষয় ভিত্তিক পূর্ণ নম্বর, পাস নম্বর এবং গ্রেড সীমা একবার ঠিক করে দিলে শিক্ষক শুধু প্রাপ্ত নম্বর এন্ট্রি করেন। তারপর সফটওয়্যার নিজেই প্রতিটি বিষয়ের লেটার গ্রেড ও গ্রেড পয়েন্ট বসায়, মোট জিপিএ হিসাব করে, শ্রেণিতে মেধাক্রম নির্ধারণ করে এবং ছাত্র ভিত্তিক মার্কশিট তৈরি করে।

মার্কশিট ছাড়াও শ্রেণি ভিত্তিক ট্যাবুলেশন শিট, বিষয় ভিত্তিক পাস ফেলের সারাংশ এবং মেধা তালিকা একসাথে প্রিন্ট করা যায়। কোনো ছাত্রের নম্বর ভুল হলে শুধু সেই ঘরটি ঠিক করলেই বাকি সব নিজে থেকে আপডেট হয়। অভিভাবক অ্যাপে ফলাফল প্রকাশের দিনই সন্তানের মার্কশিট দেখতে পান। পরীক্ষা ও রেজাল্টের পুরো প্রক্রিয়া ধাপে ধাপে মাদ্রাসার পরীক্ষা ও রেজাল্ট ম্যানেজমেন্ট লেখায় আছে, আর ফলাফল শিটের নমুনা ও ফরম্যাট মাদ্রাসা রেজাল্ট শিট পাতায় দেখতে পারেন। ফিচারটির সংক্ষিপ্ত বিবরণ আছে পরীক্ষা ও ফলাফল পাতায়।

আলিয়া মাদ্রাসায় বেতন, সেশন ফি ও পরীক্ষার ফি কীভাবে সামলানো হয়?

আলিয়া মাদ্রাসার আয়ের বড় অংশ মাসিক বেতন ও নানা ধরনের ফি থেকে আসে: ভর্তি ফি, সেশন ফি, পরীক্ষার ফি, ফরম পূরণের খরচ, কখনো পরিবহন বা আবাসিক ফি। খাতায় এগুলো আলাদা আলাদা রেজিস্টারে লেখা হয়, ফলে বছর শেষে কার কোন খাতে কত বাকি তা মেলানো কঠিন। সফটওয়্যারে প্রতিটি ফি আলাদা নামে তৈরি থাকে, শ্রেণি অনুযায়ী পরিমাণ ঠিক করা যায়, আর ছাত্রের নাম লিখলেই সব খাতের বকেয়া এক পর্দায় দেখা যায়। আদায় করলে সাথে সাথে রসিদ প্রিন্ট হয় এবং চাইলে অভিভাবকের মোবাইলে SMS যায়। বৃত্তি বা দরিদ্র ছাত্রের জন্য ছাড় ছাত্র ভিত্তিক নির্ধারণ করা যায়, তাই বকেয়া তালিকায় ভুল দেখায় না। ফি আদায়ের বিস্তারিত ফি আদায় পাতায় এবং পূর্ণাঙ্গ আলোচনা মাদ্রাসার ফি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম লেখায় পাবেন।

শিক্ষক, হাজিরা ও অভিভাবক অ্যাপ

আলিয়া মাদ্রাসায় শিক্ষক ও কর্মচারীর সংখ্যা তুলনামূলক বেশি, আর অনেক প্রতিষ্ঠানে হাজিরার ভিত্তিতে বেতন বা ভাতা নির্ধারিত হয়। সফটওয়্যারে শিক্ষকের প্রোফাইল, নিয়োগের তারিখ, পদবি ও বেতন কাঠামো রাখা যায়, আর হাজিরা মোবাইল বা ZKTeco বায়োমেট্রিক ডিভাইস থেকে নেওয়া যায়। মাসের শেষে বেতন শিট নিজে থেকে তৈরি হয়। ছাত্রদের হাজিরা শ্রেণি শিক্ষক মোবাইলে নেন, অনুপস্থিত ছাত্রের অভিভাবকের কাছে SMS যেতে পারে।

অভিভাবকরা অভিভাবক অ্যাপে ঢুকে সন্তানের আজকের হাজিরা, পরীক্ষার ফলাফল, বেতনের রসিদ ও বকেয়া এবং মাদ্রাসার নোটিশ দেখতে পারেন। ফলে অফিসে ফোন করে জানতে চাওয়ার ঝামেলা কমে, আর মাদ্রাসার প্রতি আস্থা বাড়ে। শিক্ষকদের জন্য আলাদা অ্যাপ আছে, যেখান থেকে তারা হাজিরা ও নম্বর এন্ট্রি করতে পারেন।

আলিয়া মাদ্রাসার জন্য খরচ কত?

ছবক সফটওয়্যারের মূল্য সব ধারার মাদ্রাসার জন্য একই: মাসিক ৫০০ টাকা, বার্ষিক ৫,০০০ টাকা অথবা এককালীন ২০,০০০ টাকা। শুরুতে একবার ইনস্টলেশন ও প্রশিক্ষণ ফি: ২০০ জনের কম ছাত্র হলে ২,০০০ টাকা, বেশি হলে ৫,০০০ টাকা। সাবডোমেইন, হোস্টিং, অভিভাবক ও শিক্ষক অ্যাপ, আপডেট ও সাপোর্ট এর মধ্যেই ধরা আছে। RFID আইডি কার্ড, বায়োমেট্রিক ডিভাইস ও SMS প্যাকেজ দরকার হলে আলাদা নেওয়া যায়। বিস্তারিত মূল্য তালিকা পাতায়।

কীভাবে শুরু করবেন?

1. ফ্রি ডেমো নিয়ে নিজের মাদ্রাসার শ্রেণি ও বিভাগ কাঠামো সফটওয়্যারে কেমন দেখায় তা দেখে নিন।
2. স্তর, শ্রেণি, বিভাগ ও বিষয় তালিকা একটি কাগজে লিখে দিন, সেটি অনুযায়ী সফটওয়্যার সাজানো হবে।
3. চলতি শিক্ষাবর্ষের ছাত্র তালিকা এক্সেলে দিন, শুরুর ভর্তি এক সাথে তোলা যায়।
4. প্রথম মাসে বেতন আদায় ও হাজিরা চালু করুন, পরের পরীক্ষা থেকে নম্বর এন্ট্রি ও মার্কশিট সফটওয়্যারে করুন।
5. অভিভাবকদের অ্যাপ ডাউনলোড করতে বলুন, নোটিশ ও ফলাফল তখন থেকে অ্যাপেই যাবে।

আলিয়া মাদ্রাসায় সফটওয়্যার চালু করার সময় কোন ভুলগুলো এড়ানো দরকার?

প্রথম ভুল, শুরুতেই সব মডিউল একসাথে চালু করা। অফিসের লোক একসাথে ভর্তি, ফি, হাজিরা, পরীক্ষা ও বেতন সব শিখতে গেলে হাল ছেড়ে দেয়। ভালো পথ হলো প্রথম মাসে শুধু ছাত্র তালিকা ও বেতন আদায়, দ্বিতীয় মাসে হাজিরা, তারপর পরীক্ষা। দ্বিতীয় ভুল, বিষয় তালিকা বিভাগ অনুযায়ী আলাদা না করে সব শ্রেণিতে একই তালিকা দিয়ে দেওয়া; পরে মার্কশিটে ভুল বিষয় আসে এবং ঠিক করতে সময় যায়। তৃতীয় ভুল, অভিভাবকের মোবাইল নম্বর ভর্তির সময় যাচাই না করা; নম্বর ভুল থাকলে SMS ও অ্যাপ কোনোটাই কাজে আসে না।

চতুর্থ ভুল হলো পুরনো খাতার সব হিসাব তুলতে গিয়ে মাসের পর মাস পার করে দেওয়া। চলতি শিক্ষাবর্ষের ছাত্র তালিকা ও শুরুর বকেয়া তুললেই যথেষ্ট, পুরনো খাতা রেফারেন্স হিসেবে থাকুক। পঞ্চম ভুল, একটি ইউজার দিয়ে সবাই কাজ করা। শিক্ষক, হিসাবরক্ষক ও প্রধানের আলাদা ইউজার থাকলে কে কোন তথ্য বদলালো তা জানা যায় এবং সংবেদনশীল তথ্য সীমিত থাকে। এই পাঁচটি বিষয় মাথায় রাখলে আলিয়া মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম প্রথম বছরেই পুরো সুফল দেয়।

সচরাচর জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

আরও পড়ুন