মাদ্রাসার খরচের ভাউচার: নমুনা ও লেখার নিয়ম
খরচের ভাউচারে আটটি জিনিস লিখতে হয়: ভাউচার নম্বর, তারিখ, খরচের খাত, কোন তহবিল থেকে, প্রাপকের নাম, খরচের বিবরণ ও টাকার অংক, মোট টাকা কথায়, এবং গ্রহীতা, প্রস্তুতকারী ও অনুমোদনকারীর স্বাক্ষর। পেছনে দোকানের মেমো বা বিল জুড়ে দিতে হয়। নিচে খরচের ও জমার দুই রকম ভাউচারের নমুনা দেওয়া হলো।
ভাউচার কেন লিখতে হয়?
মাদ্রাসার টাকা আমানত। দাতা, অভিভাবক ও কমিটি, সবার জানার অধিকার আছে টাকা কোথায় খরচ হলো। হিসাবের খাতায় শুধু লেখা থাকে “চাল ক্রয় ৫,০০০ টাকা”, কিন্তু কে কিনলেন, কার অনুমোদনে, কোন দোকান থেকে, তার প্রমাণ থাকে ভাউচারে। বছর শেষে কেউ হিসাব যাচাই করতে চাইলে খাতার প্রতিটি খরচের বিপরীতে একটি ভাউচার দেখাতে পারলে আর কোনো প্রশ্ন থাকে না।
খরচের ভাউচারে কী কী ঘর থাকে?
| ঘর | কী লিখবেন | খেয়াল রাখুন |
|---|---|---|
| ভাউচার নং | ক্রমিক নম্বর, বছরের শুরুতে ১ থেকে | মাঝখানে কোনো নম্বর বাদ যাবে না |
| তারিখ | যেদিন টাকা দেওয়া হলো | মেমোর তারিখের সাথে মিল থাকবে |
| খাত | যেমন: বোর্ডিং, বেতন, বিদ্যুৎ, নির্মাণ | হিসাব খাতার খাতের নামের সাথে হুবহু মিলবে |
| তহবিল | জেনারেল, লিল্লাহ, বোর্ডিং বা নির্মাণ তহবিল | যাকাতের টাকা থেকে কেবল যাকাতের খাতে খরচ |
| প্রাপকের নাম | যিনি বা যে দোকান টাকা পেল | ব্যক্তি হলে পূর্ণ নাম |
| বিবরণ ও টাকা | প্রতিটি জিনিস আলাদা সারিতে, পরিমাণসহ | “বিবিধ” লিখে বড় অংক বসাবেন না |
| কথায় | মোট টাকা কথায়, শেষে “মাত্র” | অংকে পরে কিছু যোগ করা যায় না |
| স্বাক্ষর | গ্রহীতা, প্রস্তুতকারী, হিসাবরক্ষক, অনুমোদনকারী | অনুমোদন ছাড়া টাকা ছাড়বেন না |
খরচের ভাউচার লেখার একটি উদাহরণ
খরচের ভাউচার (ডেবিট)
ভাউচার নং: ১২৫ | তারিখ: ……..
খাত: বোর্ডিং ও রান্নাঘর | তহবিল: বোর্ডিং তহবিল
প্রাপকের নাম: …….. স্টোর
১। চাল ৫০ কেজি: …….. টাকা
২। ডাল ১০ কেজি: …….. টাকা
৩। তেল ৫ লিটার: …….. টাকা
মোট: …….. টাকা
কথায়: …….. টাকা মাত্র।
গ্রহীতার স্বাক্ষর | প্রস্তুতকারী | হিসাবরক্ষক | অনুমোদনকারী
ভাউচার লেখার নিয়ম
- খরচের আগে অনুমোদন নিন। বড় খরচ হলে কমিটির সিদ্ধান্ত লাগবে।
- কেনাকাটার সময় দোকান থেকে মেমো বা বিল নিন।
- ফিরে এসে সেদিনই ভাউচার লিখুন। পরের ক্রমিক নম্বর বসান।
- খাত ও তহবিল লিখুন, তারপর প্রতিটি জিনিস আলাদা সারিতে।
- মোট টাকা অংকে ও কথায় লিখুন এবং মেমোর সাথে মিলিয়ে নিন।
- গ্রহীতা ও প্রস্তুতকারীর স্বাক্ষর নিয়ে মুহতামিমের অনুমোদন নিন।
- ভাউচারের পেছনে মেমো পিন করে হিসাব খাতায় তুলুন এবং খাতায় ভাউচার নম্বর লিখুন।
- ভাউচারগুলো নম্বর অনুযায়ী মাসভিত্তিক ফাইলে রাখুন।
জমা ভাউচার কখন লাগে?
ছাত্রের বেতন, চাঁদা ও দানের জন্য রসিদ কাটা হয়, সেখানে আলাদা ভাউচার লাগে না। কিন্তু কিছু টাকা আসে যার জন্য রসিদ কাটার নিয়ম নেই: ব্যাংক থেকে তোলা টাকা ক্যাশে এলো, কাউকে দেওয়া অগ্রিম থেকে বেঁচে যাওয়া টাকা ফেরত এলো, পুরনো কাগজ বা মালামাল বিক্রি হলো। এসব ক্ষেত্রে জমা ভাউচার লিখে রাখুন। টেমপ্লেটের দ্বিতীয় পাতায় এর নমুনা আছে, ঘরগুলো একই, শুধু “প্রাপকের নাম” এর জায়গায় “যার কাছ থেকে পাওয়া”।
ভাউচার নিয়ে যে ভুলগুলো বেশি হয়
- মাস শেষে একসাথে সব ভাউচার লেখা। তখন মেমো হারায়, অংক মনে থাকে না।
- যিনি খরচ করলেন তিনিই অনুমোদন দিলেন। দুজন আলাদা হতে হবে।
- ভাউচার আছে কিন্তু পেছনে মেমো নেই, বা মেমো আছে কিন্তু ভাউচার নেই।
- এক তহবিলের টাকা অন্য তহবিলের খরচে লেখা।
- কাটাকাটি করে অংক বদলানো। ভুল হলে ভাউচারটি বাতিল লিখে নতুন লিখুন, নম্বরটি বাদ দেবেন না।
- অগ্রিম দিয়ে পরে সমন্বয় না করা। অগ্রিমের হিসাব আলাদা খাতায় রাখুন।
সফটওয়্যারে ভাউচার রাখলে কী বদলায়?
ছবক সফটওয়্যারের হিসাব অংশে খরচ তোলার সময় খাত ও তহবিল বেছে নিতে হয়, তাই খাতভিত্তিক ও তহবিলভিত্তিক হিসাব নিজে থেকেই তৈরি হয়। অ্যাকাউন্টিং মডিউলে পেমেন্ট ভাউচার, রিসিট ভাউচার, জার্নাল ভাউচার ও কন্ট্রা ভাউচার আলাদাভাবে তোলা যায় এবং প্রতিটির ভাউচার নম্বর থাকে। তহবিলগুলো হিসাবের সাথে যুক্ত করে দিলে ছাত্রের ফি, দান বা খরচ তোলার সময় ভাউচার নিজে থেকে তৈরি হয়। বোর্ডিংয়ের বাজার তোলার সময় কাগজের মেমোর ছবিও সাথে জুড়ে রাখা যায়, ফলে পরে মেমো খুঁজতে হয় না। কাগজের মূল মেমো তবুও সংরক্ষণ করুন। বিস্তারিত আয় ব্যয় হিসাব পাতায় আছে।
খরচ তোলার সাথে সাথে খাতভিত্তিক হিসাব পেতে চান?
ছবক মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে আয়, ব্যয়, তহবিল ও রিপোর্ট একই জায়গায় থাকে। ফোন বা হোয়াটসঅ্যাপে জানালে আমরা বিনামূল্যে ডেমো দেখিয়ে দিই।
