স্টক রেজিস্টার খাতা লেখার নিয়ম ও নমুনা
স্টক রেজিস্টারে প্রতিটি লেনদেনের জন্য একটি সারি থাকে: তারিখ, মালের নাম, একক, আগের জের, জমা (ক্রয় বা দান), মোট, খরচ বা বিতরণ, অবশিষ্ট, কাকে বা কোথায় দেওয়া হলো এবং স্বাক্ষর। নিয়ম একটাই: মোট সমান আগের জের যোগ জমা, আর অবশিষ্ট সমান মোট বিয়োগ খরচ। নিচে মালামাল, কিতাব বিতরণ ও স্থায়ী সম্পদের তিন রকম ছক দেওয়া হলো।
মাদ্রাসায় স্টক রেজিস্টার কেন দরকার?
মাদ্রাসার খরচের বড় অংশ যায় বোর্ডিংয়ে, আর সেখানেই হিসাব সবচেয়ে দুর্বল থাকে। বাজার করার ভাউচার থাকে, কিন্তু কেনা চাল কত দিনে শেষ হলো তার রেকর্ড থাকে না। ফলে বোঝা যায় না খরচ স্বাভাবিক না বেশি। স্টক রেজিস্টার থাকলে এক নজরে দেখা যায় প্রতি মাসে কত চাল লাগে, এখন কত আছে এবং কবে আবার কিনতে হবে। দাতার দেওয়া মালের হিসাবও এখানেই থাকে।
স্টক রেজিস্টারে কোন কোন কলাম থাকে?
| কলাম | কী লিখবেন | উদাহরণ |
|---|---|---|
| তারিখ | লেনদেনের দিন | |
| মালের নাম ও বিবরণ | কী জিনিস, কোন মানের | চাল (মিনিকেট) |
| একক | কেজি, লিটার, বস্তা, পিস | কেজি |
| আগের জের | এই লেনদেনের আগে কত ছিল | ৪০ |
| জমা (ক্রয়/দান) | আজ কত এলো | ১০০ |
| মোট | আগের জের ও জমার যোগফল | ১৪০ |
| খরচ / বিতরণ | আজ কত বের হলো | ২৫ |
| অবশিষ্ট | মোট থেকে খরচ বাদ | ১১৫ |
| কাকে / কোথায় | রান্নাঘর, কোন শ্রেণি বা কোন ব্যক্তি | রান্নাঘর |
| স্বাক্ষর | যিনি মাল বুঝে নিলেন |
পরের সারিতে আগের জের হবে উপরের সারির অবশিষ্ট, অর্থাৎ ১১৫। এভাবে প্রতিটি সারি আগেরটির সাথে যুক্ত থাকে।
স্টক রেজিস্টার লেখার নিয়ম
- কোন কোন জিনিসের হিসাব রাখবেন তার তালিকা করুন এবং প্রতিটির একক ঠিক করুন।
- শুরুর দিন গুদামের মাল গুনে প্রথম সারির আগের জেরে লিখুন।
- মাল কেনা বা দান পাওয়ার দিনই জমার ঘরে তুলুন, সাথে ভাউচার নম্বর বা দাতার নাম।
- মাল বের করার সময় খরচের ঘরে লিখে যিনি নিলেন তার স্বাক্ষর নিন।
- প্রতিটি সারিতে মোট ও অবশিষ্ট হিসাব করে লিখুন।
- সপ্তাহে একবার গুদামের মাল গুনে অবশিষ্টের সাথে মিলিয়ে দেখুন।
- মাস শেষে প্রতিটি জিনিসের মোট জমা ও মোট খরচ বের করে মুহতামিমের স্বাক্ষর নিন।
কিতাব ও বই বিতরণ রেজিস্টার
অনেক মাদ্রাসা ছাত্রদের কিতাব ধার দেয়, আর বছর শেষে অর্ধেক ফেরত আসে না। টেমপ্লেটের দ্বিতীয় পাতার ছকে লেখা হয়: তারিখ, ছাত্রের নাম, জামাত, রোল, কিতাবের নাম, সংখ্যা, গ্রহণের স্বাক্ষর, ফেরতের তারিখ ও মন্তব্য। বছর শেষে বা ছাড়পত্র দেওয়ার আগে এই রেজিস্টার দেখে কিতাব ফেরত নেওয়া হয়। ছাড়পত্রের আবেদনে লাইব্রেরির ছাড়পত্রের ঘর এ কারণেই থাকে।
স্থায়ী সম্পদের তালিকা
চাল ডাল খরচ হয়ে যায়, কিন্তু আসবাব, ফ্যান, কম্পিউটার, মাইক বা রান্নার বড় পাত্র বছরের পর বছর থাকে। এগুলোর জন্য আলাদা তালিকা রাখুন। তৃতীয় পাতার ছকে থাকে:
- সম্পদের নাম, বিবরণ ও সংখ্যা
- পাওয়ার তারিখ ও মূল্য
- উৎস: ক্রয় না দান, দান হলে দাতার নাম
- কোথায় আছে: কোন কক্ষ বা কার দায়িত্বে
- অবস্থা: ভালো, মেরামত দরকার বা অকেজো
বছরে একবার এই তালিকা ধরে সব জিনিস গুনে মিলিয়ে নিন এবং কমিটির সভায় পেশ করুন। মুহতামিম বদল হলে এই তালিকা দিয়েই দায়িত্ব বুঝিয়ে দেওয়া হয়।
যে ভুলগুলো বেশি হয়
- মাল কিনে সরাসরি রান্নাঘরে দিয়ে দেওয়া, খাতায় না তুলে।
- কয়েক দিনের খরচ একসাথে আন্দাজে লেখা।
- দানের মাল খাতায় না তোলা।
- যিনি মাল কেনেন তিনিই স্টক রাখেন ও তিনিই খরচ করেন। দায়িত্ব ভাগ করুন।
- গুদামের মাল কখনো গুনে না দেখা।
- নষ্ট বা ফেলে দেওয়া মাল খাতা থেকে বাদ না দেওয়া।
সফটওয়্যারে কোন হিসাবগুলো রাখা যায়?
ছবক সফটওয়্যারের বোর্ডিং অংশে বাজারের খরচ তোলা যায় এবং কাগজের মেমো বা রশিদের ছবি সাথে জুড়ে রাখা যায়, তাই কোন দিন কী কেনা হলো তার প্রমাণ থেকে যায়। খরচ তোলার সময় খাত ও তহবিল বেছে নিতে হয়, ফলে মাস শেষে বোর্ডিংয়ে মোট কত খরচ হলো তা আলাদা করে দেখা যায়। রশিদ বইয়ের জন্য আলাদা স্টকের ব্যবস্থা আছে: কতটি বই আছে, কাকে দেওয়া হলো এবং কবে ফেরত এলো। প্রতিটি শ্রেণির বইয়ের তালিকাও প্রিন্ট করা যায়। গুদামের মাল গুনে মেলানোর কাজটি কাগজের স্টক রেজিস্টারেই করতে হয়, তাই উপরের নমুনাটি সফটওয়্যারের পাশাপাশি ব্যবহার করুন। বিস্তারিত বোর্ডিং ব্যবস্থাপনা পাতায় আছে।
বোর্ডিংয়ের বাজার, খরচ ও তহবিলের হিসাব এক জায়গায় রাখতে চান?
ছবক মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে বোর্ডিংয়ের খরচ, মেমোর ছবি, খাতভিত্তিক হিসাব ও রিপোর্ট একই জায়গায় থাকে। ফোন বা হোয়াটসঅ্যাপে জানালে আমরা বিনামূল্যে ডেমো দেখিয়ে দিই।
