মাদ্রাসার নোটিশ লেখার নিয়ম ও নমুনা
মাদ্রাসার নোটিশে ছয়টি অংশ থাকে: লেটারহেড, স্মারক নম্বর ও তারিখ, “নোটিশ” শিরোনাম, এক লাইনের বিষয়, মূল বক্তব্য (কী, কখন, কার জন্য), এবং মুহতামিম বা অধ্যক্ষের স্বাক্ষর ও সীল। নিচে অনুলিপি কাদের কাছে যাবে তা লিখে দেওয়া হয়। এই পাতায় ছুটি, পরীক্ষা, বকেয়া বেতন ও অভিভাবক সভার চারটি তৈরি নমুনা পাবেন।
নোটিশের ছয়টি অংশ কী কী?
| অংশ | কী লিখবেন | সাধারণ ভুল |
|---|---|---|
| লেটারহেড | মাদ্রাসার নাম, ঠিকানা, মোবাইল | সাদা কাগজে লেখা, ফলে কোন প্রতিষ্ঠানের নোটিশ বোঝা যায় না |
| স্মারক নং ও তারিখ | নোটিশ রেজিস্টারের ক্রমিক ও লেখার তারিখ | তারিখ না দেওয়া |
| শিরোনাম | নোটিশ | শিরোনাম ছোট করে লেখা |
| বিষয় | এক লাইনে, যেমন: ছুটি প্রসঙ্গে | বিষয় না লিখে সরাসরি বক্তব্যে যাওয়া |
| মূল বক্তব্য | কী হবে, কোন তারিখে, কোন বারে, কার জন্য | তারিখ আছে কিন্তু বার নেই, অথবা মাদ্রাসা কবে খুলবে লেখা নেই |
| স্বাক্ষর ও অনুলিপি | মুহতামিম বা অধ্যক্ষের স্বাক্ষর, সীল, অনুলিপির তালিকা | স্বাক্ষর ছাড়া নোটিশ টানানো |
ভালো নোটিশ ছোট হয়। একটি নোটিশে একটি বিষয়ই রাখুন। ছুটি আর বেতন একই নোটিশে লিখলে একটি বাদ পড়ে যায়।
নমুনা ১: ছুটির নোটিশ
ঈদ, রমজান, বার্ষিক পরীক্ষার পরের ছুটি বা অন্য যেকোনো ছুটির জন্য। ছুটি কবে শুরু, কবে শেষ এবং কবে থেকে পাঠদান শুরু হবে, তিনটিই লিখুন। আবাসিক ছাত্রদের ফেরার সময়ও আলাদা করে জানান।
নোটিশ: ছুটি প্রসঙ্গে
এতদ্বারা মাদ্রাসার সকল ছাত্র/ছাত্রী, অভিভাবক ও শিক্ষকবৃন্দের অবগতির জন্য জানানো যাচ্ছে যে, …….. উপলক্ষে আগামী …….. তারিখ (…….. বার) থেকে …….. তারিখ (…….. বার) পর্যন্ত মোট …….. দিন মাদ্রাসার সকল বিভাগের পাঠদান বন্ধ থাকবে।
আগামী …….. তারিখ (…….. বার) থেকে যথারীতি পাঠদান শুরু হবে। আবাসিক ছাত্রদের …….. তারিখ …….. টার মধ্যে মাদ্রাসায় উপস্থিত হতে হবে।
ছুটির পর নির্ধারিত দিনে সবাইকে উপস্থিত থাকার জন্য অনুরোধ করা হলো।
নমুনা ২: পরীক্ষার নোটিশ
পরীক্ষা শুরুর অন্তত দুই সপ্তাহ আগে এই নোটিশ দিন। সাথে ফি পরিশোধ ও প্রবেশপত্র সংগ্রহের শেষ তারিখ জানিয়ে দিন।
নোটিশ: পরীক্ষা প্রসঙ্গে
এতদ্বারা সংশ্লিষ্ট সকলের অবগতির জন্য জানানো যাচ্ছে যে, …….. শিক্ষাবর্ষের …….. পরীক্ষা আগামী …….. তারিখ (…….. বার) থেকে শুরু হয়ে …….. তারিখে শেষ হবে। প্রতিদিন পরীক্ষা সকাল …….. টায় শুরু হবে।
পরীক্ষার বিস্তারিত রুটিন নোটিশ বোর্ডে টানানো হয়েছে এবং প্রবেশপত্রের সাথে দেওয়া হবে। পরীক্ষার্থীদের …….. তারিখের মধ্যে চলতি মাস পর্যন্ত বেতন ও পরীক্ষার ফি পরিশোধ করে অফিস থেকে প্রবেশপত্র সংগ্রহ করতে বলা হলো।
প্রবেশপত্র ছাড়া কেউ পরীক্ষায় অংশ নিতে পারবে না।
নমুনা ৩: বকেয়া বেতনের নোটিশ
এই নোটিশের ভাষা নরম রাখুন। উদ্দেশ্য আদায়, কাউকে অপমান করা নয়। যার অসুবিধা আছে তার জন্য অফিসে এসে কথা বলার পথ খোলা রাখুন।
নোটিশ: বকেয়া বেতন পরিশোধ প্রসঙ্গে
এতদ্বারা মাদ্রাসার সকল ছাত্র/ছাত্রীর সম্মানিত অভিভাবকদের জানানো যাচ্ছে যে, …….. মাস পর্যন্ত মাসিক বেতন, বোর্ডিং খরচ ও অন্যান্য ফি আগামী …….. তারিখের মধ্যে অফিসে পরিশোধ করে রসিদ সংগ্রহ করতে হবে।
মাদ্রাসার শিক্ষকদের বেতন ও দৈনন্দিন খরচ এই আদায়ের উপর নির্ভর করে। তাই নির্ধারিত তারিখের মধ্যে পরিশোধ করে সহযোগিতা করার জন্য বিশেষভাবে অনুরোধ করা হলো। কারো বিশেষ অসুবিধা থাকলে অফিসে এসে কথা বলার অনুরোধ রইল।
নমুনা ৪: অভিভাবক সভার নোটিশ
সভার তারিখ, বার, সময় ও স্থান চারটিই লিখুন। কী নিয়ে আলোচনা হবে তা এক বাক্যে জানালে অভিভাবকের আসার আগ্রহ বাড়ে।
নোটিশ: অভিভাবক সভা প্রসঙ্গে
এতদ্বারা মাদ্রাসার সকল ছাত্র/ছাত্রীর সম্মানিত অভিভাবকদের জানানো যাচ্ছে যে, আগামী …….. তারিখ (…….. বার) সকাল/বিকাল …….. টায় মাদ্রাসা প্রাঙ্গণে অভিভাবক সভা অনুষ্ঠিত হবে।
সভায় ছাত্র/ছাত্রীদের পড়ালেখার অগ্রগতি, উপস্থিতি, পরীক্ষার ফলাফল ও আগামী দিনের পরিকল্পনা নিয়ে আলোচনা হবে। সন্তানের পড়ালেখার স্বার্থে প্রত্যেক অভিভাবককে যথাসময়ে উপস্থিত থাকার জন্য অনুরোধ করা হলো।
নোটিশ লেখা থেকে পৌঁছানো পর্যন্ত ধাপ
- কী জানাতে চান তা এক বাক্যে ঠিক করুন। সেটিই হবে নোটিশের বিষয়।
- তারিখের সাথে বার লিখুন, কারণ অনেকে তারিখের চেয়ে বার বেশি মনে রাখেন।
- নোটিশ রেজিস্টারে ক্রমিক নম্বর, তারিখ ও বিষয় লিখে স্মারক নম্বর দিন।
- মুহতামিম বা অধ্যক্ষের স্বাক্ষর ও সীল নিন।
- নোটিশ বোর্ডে টানান, প্রতিটি শ্রেণিতে পড়ে শোনান এবং একটি কপি অফিস নথিতে রাখুন।
- অভিভাবকের কাছে পৌঁছানো জরুরি হলে ছাত্রের হাতে কাগজ দিন, অথবা এসএমএস বা অ্যাপে জানান।
নোটিশ অভিভাবকের ফোনে পৌঁছাবেন কীভাবে?
ছবক সফটওয়্যার থেকে নোটিশ দিলে অভিভাবকের ফোনে থাকা ছবক অ্যাপে বার্তা চলে যায়। এতে এসএমএসের খরচ লাগে না এবং বার্তাগুলো অ্যাপের ভেতরেই জমা থাকে, তাই অভিভাবক পরে আবার দেখে নিতে পারেন। যাদের ফোনে অ্যাপ নেই তাদের জন্য সফটওয়্যার থেকেই এসএমএস পাঠানো যায়। অ্যাপ কীভাবে চালু করবেন তা অভিভাবক অ্যাপ চালু করার গাইড লেখায় আছে, আর এসএমএসের বিস্তারিত এসএমএস সিস্টেম পাতায়।
নোটিশ সরাসরি অভিভাবকের ফোনে পৌঁছাতে চান?
ছবক মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে নোটিশ, হাজিরা, ফলাফল ও বেতনের খবর অভিভাবকের অ্যাপে চলে যায়। ফোন বা হোয়াটসঅ্যাপে জানালে আমরা বিনামূল্যে ডেমো দেখিয়ে দিই।
