মাদ্রাসার কমিটির রেজুলেশন লেখার নিয়ম
কমিটির রেজুলেশনে ছয়টি জিনিস থাকে: সভার তারিখ, সময় ও স্থান, কে সভাপতিত্ব করলেন, উপস্থিত সদস্যদের নাম ও স্বাক্ষর, প্রতিটি আলোচ্য বিষয়ের সংক্ষিপ্ত আলোচনা, সেই বিষয়ে গৃহীত সিদ্ধান্ত ও দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি, এবং শেষে সেক্রেটারি ও সভাপতির স্বাক্ষর। নিচে সভার নোটিশ, রেজুলেশন ও কমিটি গঠনের রেজুলেশনের তিনটি নমুনা দেওয়া হলো।
রেজুলেশন কেন লিখে রাখতে হয়?
কমিটির সভায় অনেক গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত হয়: শিক্ষক নিয়োগ, বেতন বৃদ্ধি, নির্মাণ কাজ, বড় খরচের অনুমোদন। এগুলো লেখা না থাকলে কয়েক মাস পর কেউ মনে রাখেন না ঠিক কী সিদ্ধান্ত হয়েছিল, আর তখনই মতভেদ শুরু হয়। রেজুলেশন হলো সেই সিদ্ধান্তের লিখিত প্রমাণ। ব্যাংক হিসাব খোলা, অনুদানের আবেদন বা জমির কাগজের কাজেও কমিটির রেজুলেশনের কপি চাওয়া হয়।
রেজুলেশনে কী কী থাকে?
| অংশ | কী লিখবেন | সাধারণ ভুল |
|---|---|---|
| সভার পরিচয় | সভা নম্বর, তারিখ, সময়, স্থান, সভাপতির নাম | সভা নম্বর না দেওয়া, ফলে পরে খুঁজে পাওয়া কঠিন |
| উপস্থিতি | প্রত্যেক সদস্যের নাম, পদবি ও নিজ হাতে স্বাক্ষর | নাম লিখে স্বাক্ষর না নেওয়া |
| আলোচ্য বিষয় | নোটিশে যে ক্রমে ছিল সেই ক্রমে | নোটিশে না থাকা বড় বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়া |
| আলোচনা | দুই তিন বাক্যে মূল কথা | কে কী বললেন তা লম্বা করে লেখা |
| সিদ্ধান্ত | স্পষ্ট ভাষায়, টাকার অংক ও তারিখসহ | অস্পষ্ট লেখা, যেমন “বিষয়টি দেখা হবে” |
| দায়িত্বপ্রাপ্ত | কে কাজটি করবেন এবং কবের মধ্যে | কাউকে দায়িত্ব না দেওয়া, ফলে কাজ পড়ে থাকে |
| সমাপ্তি ও স্বাক্ষর | সভা শেষের বাক্য, সেক্রেটারি ও সভাপতির স্বাক্ষর | সভাপতির স্বাক্ষর ছাড়া রেখে দেওয়া |
নমুনা ১: কমিটির সভার নোটিশ
সভার অন্তত কয়েক দিন আগে সব সদস্যকে লিখিত নোটিশ দিন। নোটিশে আলোচ্যসূচি থাকলে সদস্যরা প্রস্তুত হয়ে আসতে পারেন।
কমিটির সভার নোটিশ
এতদ্বারা মাদ্রাসার পরিচালনা কমিটির সকল সম্মানিত সদস্যের অবগতির জন্য জানানো যাচ্ছে যে, আগামী …….. তারিখ (…….. বার) …….. টায় মাদ্রাসার অফিস কক্ষে পরিচালনা কমিটির …….. সভা অনুষ্ঠিত হবে। সভায় সভাপতিত্ব করবেন কমিটির সভাপতি জনাব ……..।
আলোচ্যসূচি:
১। গত সভার কার্যবিবরণী পাঠ ও অনুমোদন।
২। গত …….. মাসের আয় ব্যয়ের হিসাব পর্যালোচনা।
৩। ……..
৪। ……..
৫। বিবিধ।
সভায় যথাসময়ে উপস্থিত থাকার জন্য সকল সদস্যকে বিশেষভাবে অনুরোধ করা হলো।
সেক্রেটারি | মুহতামিম / অধ্যক্ষ
নমুনা ২: সভার রেজুলেশন
টেমপ্লেটের দ্বিতীয় পাতায় দুটি ছক আছে। প্রথম ছকে উপস্থিত সদস্যদের ক্রমিক, নাম, পদবি ও স্বাক্ষর। দ্বিতীয় ছকে পাঁচটি কলাম: ক্রমিক, আলোচ্য বিষয়, আলোচনার সারসংক্ষেপ, সিদ্ধান্ত এবং দায়িত্বপ্রাপ্ত। ছক আকারে লিখলে পরে নির্দিষ্ট সিদ্ধান্ত খুঁজে পাওয়া সহজ হয়। একটি সিদ্ধান্ত কীভাবে লিখবেন তার উদাহরণ:
সিদ্ধান্ত লেখার উদাহরণ
আলোচ্য বিষয়: হিফজ বিভাগের জন্য একজন নতুন শিক্ষক নিয়োগ।
আলোচনা: মুহতামিম জানান, হিফজ বিভাগে ছাত্র বেড়ে যাওয়ায় একজন শিক্ষকের পক্ষে সবার সবক শোনা সম্ভব হচ্ছে না।
সিদ্ধান্ত: মাসিক …….. টাকা বেতনে একজন হাফেজ শিক্ষক নিয়োগের সিদ্ধান্ত সর্বসম্মতিক্রমে গৃহীত হলো।
দায়িত্বপ্রাপ্ত: মুহতামিম, আগামী …….. তারিখের মধ্যে।
সভার শেষ বাক্যটি এভাবে লিখুন: “আর কোনো আলোচ্য বিষয় না থাকায় সভাপতি উপস্থিত সবাইকে ধন্যবাদ জানিয়ে সভার সমাপ্তি ঘোষণা করেন।”
নমুনা ৩: কমিটি গঠনের রেজুলেশন
নতুন কমিটি গঠন বা মেয়াদ শেষে পুনর্গঠনের সময় এই রেজুলেশন লাগে। এতে সাধারণ সভার বিবরণ, কমিটির সদস্যদের তালিকা (নাম, পদবি, মোবাইল, স্বাক্ষর) এবং মেয়াদ লেখা থাকে।
পরিচালনা কমিটি গঠনের রেজুলেশন
অদ্য …….. তারিখ (…….. বার) …….. টায় …….. স্থানে মাদ্রাসার অভিভাবক, দাতা ও এলাকার গণ্যমান্য ব্যক্তিদের উপস্থিতিতে জনাব …….. এর সভাপতিত্বে এক সাধারণ সভা অনুষ্ঠিত হয়।
সভায় বিস্তারিত আলোচনার পর সর্বসম্মতিক্রমে আগামী …….. বছরের জন্য নিচের …….. সদস্যের পরিচালনা কমিটি গঠন করা হয়।
(তালিকা: সভাপতি, সহ সভাপতি, সেক্রেটারি, সহ সেক্রেটারি, কোষাধ্যক্ষ ও সদস্যবৃন্দ)
নতুন কমিটির মেয়াদ …….. তারিখ থেকে …….. তারিখ পর্যন্ত। মেয়াদ শেষে সাধারণ সভার মাধ্যমে নতুন কমিটি গঠন করা হবে। উপস্থিত সবার সম্মতিতে এই রেজুলেশন গৃহীত হলো।
সভা থেকে রেজুলেশন পর্যন্ত ধাপ
- সভার তারিখ ঠিক করে আলোচ্যসূচিসহ নোটিশ দিন এবং সদস্যদের স্বাক্ষর নিয়ে বিতরণ করুন।
- সভার শুরুতেই উপস্থিতির ছকে সবার স্বাক্ষর নিন।
- গত সভার রেজুলেশন পড়ে শোনান এবং কোন সিদ্ধান্ত বাস্তবায়ন হয়েছে তা জানান।
- প্রতিটি আলোচ্য বিষয়ে আলোচনার পর সিদ্ধান্তটি সবার সামনে পড়ে নিশ্চিত করুন, তারপর লিখুন।
- প্রতিটি সিদ্ধান্তের পাশে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও সময়সীমা লিখুন।
- সভা শেষে সেক্রেটারি ও সভাপতির স্বাক্ষর নিন।
- রেজুলেশন খাতায় সংরক্ষণ করুন এবং দায়িত্বপ্রাপ্তদের সিদ্ধান্তের কপি দিন।
সভার আগে হিসাবের রিপোর্ট কীভাবে তৈরি করবেন?
প্রায় প্রতিটি সভার আলোচ্যসূচিতে আয় ব্যয়ের হিসাব থাকে, আর এই রিপোর্ট তৈরিতেই সবচেয়ে বেশি সময় যায়। ছবক সফটওয়্যারে বেতন আদায়, চাঁদা ও খরচ তোলা থাকলে যেকোনো মাসের আয় ব্যয়, বকেয়ার তালিকা ও হাজিরার রিপোর্ট প্রিন্ট করে সভায় দেওয়া যায়, খাতা ঘেঁটে আলাদা করে যোগ করতে হয় না। রিপোর্টে কী কী রাখবেন তা কমিটিকে মাসিক রিপোর্ট দেওয়ার পদ্ধতি লেখায় আছে, আর বছর শেষের সভার জন্য কমিটির বার্ষিক রিপোর্ট দেখুন।
কমিটির সভার আগে হিসাবের রিপোর্ট তৈরি রাখতে চান?
ছবক মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে আয় ব্যয়, বেতন আদায়, বকেয়া ও হাজিরার রিপোর্ট যেকোনো সময় প্রিন্ট করা যায়। ফোন বা হোয়াটসঅ্যাপে জানালে আমরা বিনামূল্যে ডেমো দেখিয়ে দিই।
