মাদ্রাসার ছাত্র তথ্য ব্যবস্থাপনা: ভর্তি, প্রোফাইল, আইডি কার্ড ও অভিভাবক অ্যাপ

মাদ্রাসার ছাত্র তথ্য ব্যবস্থাপনা কেন গুরুত্বপূর্ণ?

ছাত্রের তথ্যই মাদ্রাসার বাকি সব কাজের ভিত্তি। হাজিরা নিতে হলে ছাত্রের তালিকা লাগে, ফি আদায় করতে হলে কে কোন জামাতে ও কত ফি তা জানা লাগে, পরীক্ষার নম্বর তুলতে হলে রোল লাগে, আর অভিভাবককে SMS পাঠাতে হলে সঠিক মোবাইল নম্বর লাগে। ভর্তির সময় তথ্য ভুল বা অসম্পূর্ণ থাকলে সারা বছর সেই ভুল বয়ে বেড়াতে হয়। তাই একটি ভালো মাদ্রাসা সফটওয়্যারে ছাত্র ভর্তির ফরমটাই সবচেয়ে যত্নে বানানো থাকে, আর সেখান থেকেই বাকি সব মডিউল তথ্য টেনে নেয়।

দ্বিতীয় কারণ ধারাবাহিকতা। একজন ছাত্র নূরানী থেকে হিফজে, হিফজ থেকে কিতাব বিভাগে যায়; আলিয়া মাদ্রাসায় ইবতেদায়ি থেকে দাখিল, দাখিল থেকে আলিমে ওঠে। খাতায় প্রতি বছর নতুন রেজিস্টার হয়, ফলে পাঁচ বছর আগের রেকর্ড খুঁজে পাওয়া কঠিন। সফটওয়্যারে একটি ছাত্রের একটি প্রোফাইল, শিক্ষাবর্ষ বদলালে শুধু শ্রেণি বদলায়, পুরনো হাজিরা, ফি ও ফলাফল সবই প্রোফাইলে থেকে যায়।

ছাত্রের প্রোফাইলে কোন কোন তথ্য রাখা উচিত?

নিচের চেকলিস্টটি ছবক সফটওয়্যারের ভর্তি ফরম অনুযায়ী সাজানো। সব ঘর বাধ্যতামূলক নয়, তবে যত বেশি পূরণ থাকে পরের কাজ তত সহজ হয়।

• ছাত্রের নাম (বাংলা ও ইংরেজি), ছবি, জন্ম তারিখ, রক্তের গ্রুপ ও জন্ম নিবন্ধন নম্বর
• পিতা ও মাতার নাম, অভিভাবকের মোবাইল নম্বর (SMS ও অ্যাপের জন্য), পেশা ও স্থায়ী ঠিকানা
• ভর্তি নম্বর, ভর্তির তারিখ, শিক্ষাবর্ষ, জামাত বা শ্রেণি, বিভাগ, শাখা ও রোল নম্বর
• আবাসিক না অনাবাসিক, লিল্লাহ বোর্ডিং বা বৃত্তি পায় কি না, ফি ছাড়ের পরিমাণ
• আগের প্রতিষ্ঠান, স্থানান্তর সনদ ও জমা দেওয়া কাগজপত্রের তালিকা
• জরুরি যোগাযোগের বিকল্প নম্বর ও স্থানীয় অভিভাবকের নাম

প্রোফাইল একবার পূর্ণ থাকলে হাজিরা, ফি, পরীক্ষা ও হিফজ রেকর্ড নিজে থেকেই সেই প্রোফাইলে যুক্ত হতে থাকে। সফটওয়্যারের সব মডিউলের তালিকা ফিচার পাতায় দেওয়া আছে।

ভর্তি প্রক্রিয়া সফটওয়্যারে কীভাবে চলে?

1. শিক্ষাবর্ষ শুরুর আগে জামাত, বিভাগ ও শাখা তৈরি করুন, প্রতিটির ফি কাঠামো ঠিক করুন।
2. নতুন ছাত্র এলে ভর্তি ফরম পূরণ করুন; ছবি মোবাইল দিয়ে তুলে সরাসরি প্রোফাইলে দেওয়া যায়।
3. সফটওয়্যার নিজে থেকে ভর্তি নম্বর ও রোল দেয়, ভর্তি ফি আদায় করলে রসিদ প্রিন্ট হয়।
4. পুরনো ছাত্রদের শিক্ষাবর্ষ শেষে এক ক্লিকে পরের জামাতে উন্নীত করুন, নতুন করে তথ্য তুলতে হয় না।
5. চলে যাওয়া ছাত্রকে নিষ্ক্রিয় করুন; রেকর্ড মুছে যায় না, শুধু চলতি তালিকা থেকে সরে যায়।

অনেক মাদ্রাসা শুরুতে প্রশ্ন করে: কয়েকশ ছাত্রের তথ্য একবারে তুলব কীভাবে? উত্তর হলো এক্সেল থেকে আমদানি। একটি নির্দিষ্ট ছকে ছাত্র তালিকা দিলে ইনস্টলেশনের সময় সব ছাত্র একসাথে তুলে দেওয়া হয়, তারপর শুধু নতুন ভর্তিগুলো হাতে এন্ট্রি করতে হয়।

আইডি কার্ড, প্রত্যয়নপত্র ও তালিকা কীভাবে বের হয়?

প্রোফাইলে ছবি ও তথ্য থাকলে আইডি কার্ড বানাতে আলাদা কোনো ডিজাইনারের দরকার হয় না। সফটওয়্যারে কয়েকটি কার্ড ডিজাইন দেওয়া থাকে, মাদ্রাসার নাম, লোগো ও রং বসিয়ে পুরো জামাতের কার্ড একসাথে প্রিন্ট করা যায়। যারা বায়োমেট্রিক হাজিরা চালায় তাদের জন্য RFID কার্ডের ব্যবস্থা আছে, যেখানে ছাত্র গেটে কার্ড ছোঁয়ালেই হাজিরা হয়ে যায়। কার্ড প্রিন্টের বিস্তারিত আইডি কার্ড প্রিন্ট পাতায় দেখুন।

একইভাবে প্রত্যয়নপত্র, ছাড়পত্র ও প্রশংসাপত্র ছাত্রের প্রোফাইল থেকে এক ক্লিকে বের হয়, নাম ও তথ্য নিজে থেকে বসে যায়। জামাত ভিত্তিক ছাত্র তালিকা, অভিভাবকের ফোন তালিকা, আবাসিক ছাত্রের তালিকা বা জন্ম তারিখ অনুযায়ী তালিকা, যে ছক দরকার সেটাই প্রিন্ট বা এক্সেলে নেওয়া যায়।

অভিভাবক অ্যাপে ছাত্রের কোন তথ্য দেখা যায়?

ছাত্রের প্রোফাইল শুধু অফিসের জন্য নয়। অভিভাবক ছবক অ্যাপ নামিয়ে নিজের মোবাইল নম্বর দিয়ে ঢুকলে সন্তানের প্রোফাইল, আজকের হাজিরা, পরীক্ষার ফলাফল, ফি জমা ও বকেয়া, হিফজ বিভাগে থাকলে দৈনিক সবক ও মাদ্রাসার নোটিশ দেখতে পান। একই অভিভাবকের একাধিক সন্তান থাকলে সবাইকে এক অ্যাকাউন্টে দেখা যায়। অ্যাপের বিস্তারিত অভিভাবক অ্যাপ পাতায় আছে। যাদের স্মার্টফোন নেই তাদের জন্য SMS নোটিশ আছে, অনুপস্থিতি বা বকেয়ার খবর সাধারণ মোবাইলেই পৌঁছায়।

তথ্যের নিরাপত্তা ও অনুমতি কীভাবে কাজ করে?

ছাত্র ও অভিভাবকের তথ্য সংবেদনশীল, তাই কে কী দেখতে পারবে তা ঠিক করা জরুরি। ছবক সফটওয়্যারে ইউজার ভিত্তিক অনুমতি আছে: মুহতামিম বা প্রধান সব দেখেন, হিসাবরক্ষক ফি ও হিসাব দেখেন, শ্রেণি শিক্ষক শুধু নিজের জামাতের ছাত্র ও হাজিরা দেখেন। প্রতিটি মাদ্রাসার তথ্য আলাদা সাবডোমেইনে থাকে, অন্য মাদ্রাসার সাথে মেশে না। হাজিরা কীভাবে এই প্রোফাইলের সাথে যুক্ত হয় তা হাজিরা ও বায়োমেট্রিক পাতায় আলাদা করে বলা আছে।

খরচ ও শুরু করার উপায়

ছাত্র তথ্য ব্যবস্থাপনা আলাদা কোনো মডিউল নয়, এটি ছবক সফটওয়্যারের মূল অংশ। মূল্য মাসিক ৫০০ টাকা, বার্ষিক ৫,০০০ টাকা অথবা এককালীন ২০,০০০ টাকা, সাথে শুরুতে একবার ইনস্টলেশন ফি (২০০ জনের কম ছাত্রে ২,০০০ টাকা, বেশি হলে ৫,০০০ টাকা)। ছাত্রসংখ্যা বাড়লে বাড়তি টাকা লাগে না। RFID কার্ড চাইলে প্রতিটি ১৫০ টাকা, ন্যূনতম ১৫০ জন। পুরো মূল্য মূল্য তালিকা পাতায়। শুরু করতে ফ্রি ডেমো নিন, তারপর ছাত্র তালিকা এক্সেলে দিলেই প্রথম দিনেই সব ছাত্রের প্রোফাইল তৈরি হয়ে যায়। মাদ্রাসা সফটওয়্যার সামগ্রিকভাবে কী কাজে লাগে তা জানতে মাদ্রাসা সফটওয়্যার কেন দরকার লেখাটি পড়ুন।

ভর্তি মৌসুমে অফিসের কাজ কীভাবে সহজ হয়?

শাওয়াল বা জানুয়ারির ভর্তি মৌসুমে অফিসে একসাথে অনেক অভিভাবক আসেন, আর প্রতিটি ভর্তিতে ফরম পূরণ, টাকা আদায়, রসিদ লেখা ও রেজিস্টারে তোলা লাগে। সফটওয়্যারে এই চারটি কাজ একটি পর্দায় শেষ হয়: ফরম পূরণ করলেই ভর্তি নম্বর তৈরি হয়, ভর্তি ফি নিলে রসিদ প্রিন্ট হয় এবং ছাত্র সাথে সাথে তার জামাতের তালিকায় চলে আসে। কোন জামাতে কতজন ভর্তি হলো, কত আসন খালি, ভর্তি ফি বাবদ কত আদায় হলো, সব দিন শেষে এক নজরে দেখা যায়। পুরনো ছাত্রদের আবার ভর্তি করাতে হয় না, শুধু পরের জামাতে উন্নীত করলেই চলে।

অনেক মাদ্রাসা ভর্তির আগে আগ্রহী অভিভাবকের নাম ও ফোন নম্বর আলাদা খাতায় রাখে। সফটওয়্যারে তাদের আগে থেকে তুলে রাখলে ভর্তি শুরুর খবর এক SMS-এ সবাইকে পাঠানো যায়। মাদ্রাসার নিজস্ব ওয়েবসাইট থাকলে অনলাইন ভর্তি ফরম যুক্ত করা যায়, যেখানে অভিভাবক ঘরে বসে তথ্য পাঠান এবং অফিস পরে যাচাই করে ভর্তি নিশ্চিত করে।

ছাত্র তথ্য থেকে কোন কোন রিপোর্ট বের হয়?

প্রোফাইল পূর্ণ থাকলে কমিটি বা পরিদর্শক যে তথ্যই চান, তা কয়েক ক্লিকে বের করা যায়: জামাত ও বিভাগ অনুযায়ী ছাত্রসংখ্যা, আবাসিক ও অনাবাসিকের সংখ্যা, লিল্লাহ বোর্ডিংয়ের ছাত্র তালিকা, জেলা বা এলাকা অনুযায়ী ছাত্র কোথা থেকে আসে, এবং চলতি বছরে কতজন নতুন ভর্তি হলো আর কতজন চলে গেল। এই রিপোর্টগুলো বার্ষিক মাহফিল, বোর্ডের তথ্য চাওয়া বা দাতাদের কাছে প্রতিবেদন দেওয়ার সময় কাজে লাগে। খাতায় এসব বের করতে পুরো রেজিস্টার গুনতে হয়; সফটওয়্যারে তথ্য একবার ঠিক থাকলে রিপোর্ট সব সময় ঠিক থাকে।

সচরাচর জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

আরও পড়ুন