মাদ্রাসার ফি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম: বেতন, চাঁদা ও দান আদায়ের ডিজিটাল পদ্ধতি

মাদ্রাসার ফি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কেন স্কুলের চেয়ে আলাদা?

স্কুলে আয়ের প্রায় পুরোটাই ছাত্রের বেতন ও ফি। মাদ্রাসায়, বিশেষ করে কওমি ও হিফজ মাদ্রাসায়, আয়ের বড় অংশ আসে বাইরে থেকে: মাসিক চাঁদা দাতা, এককালীন দান, যাকাত ও সদকা, কুরবানির চামড়া, লিল্লাহ বোর্ডিংয়ের জন্য আলাদা অনুদান। এই টাকার হিসাব ছাত্র ভিত্তিক নয়, দাতা ভিত্তিক এবং খাত ভিত্তিক রাখতে হয়, কারণ যাকাতের টাকা সাধারণ খরচে ব্যবহার করা যায় না। তাই মাদ্রাসার ফি সিস্টেমে দুটি ধারা পাশাপাশি চলে: ছাত্র ভিত্তিক ফি এবং দাতা ভিত্তিক চাঁদা ও দান। সাধারণ স্কুল সফটওয়্যারে দ্বিতীয় ধারাটি থাকে না, তাই মাদ্রাসায় তা অর্ধেক কাজে আসে।

ছবক সফটওয়্যারে দুই ধারাই আছে। ছাত্রের ফি ছাত্রের প্রোফাইলে জমা হয়, আর চাঁদা ও দান দাতার নামে ও খাতে জমা হয়। দুটোই শেষে মাদ্রাসার আয় হিসেবে হিসাব বিভাগে যায়। ফি আদায়ের সংক্ষিপ্ত বিবরণ ফি আদায় পাতায় এবং চাঁদার রসিদের নমুনা চাঁদা আদায়ের রসিদ পাতায় দেখুন।

ছাত্রের ফি কীভাবে সাজানো ও আদায় হয়?

1. ফির ধরন তৈরি করুন: মাসিক বেতন, ভর্তি ফি, সেশন ফি, পরীক্ষার ফি, বোর্ডিং বা খাবার খরচ, পরিবহন, যা আপনার মাদ্রাসায় আছে।
2. জামাত বা শ্রেণি অনুযায়ী প্রতিটি ফির পরিমাণ ঠিক করুন; আবাসিক ও অনাবাসিকের জন্য আলাদা রাখা যায়।
3. যে ছাত্র ছাড় বা বৃত্তি পায়, তার প্রোফাইলে ছাড়ের পরিমাণ লিখে দিন; বকেয়া তালিকায় তখন সঠিক অঙ্ক দেখাবে।
4. আদায়ের সময় ছাত্রের নাম বা রোল লিখলেই তার সব বকেয়া দেখা যায়, যে মাসের টাকা নিচ্ছেন সেটি নির্বাচন করে জমা দিন।
5. সাথে সাথে রসিদ প্রিন্ট হয়, আর চাইলে অভিভাবকের মোবাইলে SMS যায়।

কেউ একসাথে তিন মাসের বেতন দিলে তিন মাস একবারে জমা হয়। কেউ আংশিক দিলে বাকি অংশ বকেয়া হিসেবে থেকে যায়। মাসের শুরুতে বকেয়া তালিকা প্রিন্ট করে শ্রেণি শিক্ষককে দিলে বা অভিভাবকের কাছে SMS পাঠালে আদায় দ্রুত হয়, এটি অনেক মাদ্রাসার অভিজ্ঞতা।

চাঁদা, দান ও যাকাতের হিসাব কীভাবে রাখা হয়?

চাঁদা আদায়ে প্রথমে দাতার তালিকা তৈরি হয়: নাম, ঠিকানা, মোবাইল নম্বর এবং মাসিক দাতা হলে প্রতিশ্রুত পরিমাণ। আদায়কারী বাইরে থেকে টাকা এনে অফিসে জমা দিলে দাতার নামে ও নির্দিষ্ট খাতে (সাধারণ চাঁদা, যাকাত, সদকা, লিল্লাহ বোর্ডিং, নির্মাণ তহবিল) এন্ট্রি হয় এবং রসিদ প্রিন্ট হয়। মাস শেষে দেখা যায় কোন দাতা কত দিলেন, কোন মাসিক দাতার চাঁদা বাকি, কোন খাতে মোট কত এলো। এতে দুটি বড় লাভ: দাতাকে বছর শেষে তার মোট দানের হিসাব দেওয়া যায়, আর যাকাতের টাকা আলাদা খাতে থাকায় শরিয়তসম্মত ব্যবহারের হিসাব স্বচ্ছ থাকে।

রসিদ ও বকেয়া তালিকা কেমন দেখায়?

প্রতিটি রসিদে মাদ্রাসার নাম ও লোগো, রসিদ নম্বর, তারিখ, ছাত্র বা দাতার নাম, খাত, পরিমাণ ও আদায়কারীর নাম থাকে। সাধারণ এ ফোর কাগজে বা থার্মাল প্রিন্টারে ছোট রসিদ, দুইভাবেই প্রিন্ট করা যায়। রসিদ নম্বর স্বয়ংক্রিয় ও ধারাবাহিক, ফলে কোনো রসিদ বাদ পড়লে বা দুইবার হলে তা ধরা পড়ে। বকেয়া তালিকা জামাত ভিত্তিক, ছাত্র ভিত্তিক বা মাস ভিত্তিক, যেভাবে দরকার সেভাবে দেখা ও প্রিন্ট করা যায়। অভিভাবক অভিভাবক অ্যাপে নিজের সন্তানের জমা ও বকেয়া নিজেই দেখতে পারেন, তাই অফিসে এসে রসিদ দেখানোর দরকার কমে।

ফি আদায় ও হিসাব বিভাগের সংযোগ কী?

আদায় করা প্রতিটি টাকা নিজে থেকে মাদ্রাসার আয় খাতে যোগ হয়, আলাদা করে আয় খাতায় তুলতে হয় না। হিসাব বিভাগে ব্যয় এন্ট্রি করলে (শিক্ষকের বেতন, বাজার, বিদ্যুৎ, নির্মাণ) দিন শেষে আয় ব্যয়ের ব্যালান্স দেখা যায়। কমিটির মাসিক মিটিংয়ে খাত ভিত্তিক আয় ব্যয়ের রিপোর্ট প্রিন্ট করে দেওয়া যায়। হিসাবের বিস্তারিত আয় ব্যয় হিসাব পাতায়। একাধিক আদায়কারী থাকলে কে কত আদায় করে জমা দিলেন তার আলাদা রিপোর্ট আছে, ফলে টাকার হিসাবে গরমিলের সুযোগ কমে।

SMS ও বকেয়া আদায়ে সফটওয়্যার কীভাবে সাহায্য করে?

বকেয়া আদায়ে সবচেয়ে কাজের জিনিস মনে করিয়ে দেওয়া। SMS মডিউল থেকে নির্দিষ্ট মাসের বকেয়া থাকা সব ছাত্রের অভিভাবককে একসাথে বার্তা পাঠানো যায়, যেখানে সন্তানের নাম ও বকেয়ার অঙ্ক থাকে। ফি জমা হলে নিশ্চিতকরণ SMS গেলে অভিভাবক জানেন টাকা সঠিক জায়গায় পৌঁছেছে। SMS প্যাকেজ আলাদা কিনতে হয়, মাদ্রাসা নিজের প্রয়োজন অনুযায়ী নেয়।

খরচ ও শুরু করার উপায়

ফি, চাঁদা ও হিসাব মডিউল ছবক সফটওয়্যারের মূল প্যাকেজে আছে। মূল্য মাসিক ৫০০ টাকা, বার্ষিক ৫,০০০ টাকা অথবা এককালীন ২০,০০০ টাকা; শুরুতে একবার ইনস্টলেশন ফি ২০০ জনের কম ছাত্রে ২,০০০ টাকা, বেশি হলে ৫,০০০ টাকা। বিস্তারিত মূল্য তালিকা পাতায়। শুরু করতে ফ্রি ডেমো নিন। পুরনো খাতার সব বকেয়া তুলতে হবে না; চলতি মাসের শুরুর জের তুলে দিলেই কাজ শুরু করা যায়। মাদ্রাসা সফটওয়্যার সামগ্রিকভাবে কেন দরকার তা জানতে মাদ্রাসা সফটওয়্যার কেন দরকার লেখাটি পড়ুন।

মাসের শেষে হিসাবরক্ষকের কাজ কীভাবে বদলে যায়?

খাতার যুগে মাসের শেষ সপ্তাহ হিসাবরক্ষকের সবচেয়ে কষ্টের সময়: রসিদ বই গুনে আদায় মেলানো, জামাত অনুযায়ী বকেয়া তালিকা লেখা, দাতাদের চাঁদা আলাদা করা এবং কমিটির জন্য আয় ব্যয়ের সারাংশ তৈরি করা। সফটওয়্যারে এই কাজগুলো সারা মাস ধরে নিজে থেকেই হয়ে থাকে, কারণ প্রতিটি আদায় এন্ট্রির সময়ই সঠিক খাতে জমা হয়। মাসের শেষ দিনে হিসাবরক্ষক শুধু রিপোর্ট প্রিন্ট করেন: মাসিক আদায় সারাংশ, জামাত ভিত্তিক বকেয়া, দাতা ভিত্তিক চাঁদা ও খাত ভিত্তিক আয় ব্যয়।

এতে আরেকটি সুবিধা হলো ধারাবাহিকতা। হিসাবরক্ষক ছুটিতে গেলে বা বদলালে নতুন মানুষ সফটওয়্যার খুলেই আজকের অবস্থা দেখতে পান, কারো মাথায় রাখা হিসাবের উপর নির্ভর করতে হয় না। একাধিক আদায়কারী থাকলে প্রত্যেকের আদায় আলাদা দেখা যায়, ফলে কে কত সংগ্রহ করে কত জমা দিলেন তা নিয়ে প্রশ্ন থাকে না।

কমিটি ও দাতাদের কাছে স্বচ্ছতা কীভাবে বাড়ে?

মাদ্রাসার আয় যেহেতু মূলত মানুষের দান ও চাঁদা, তাই হিসাবের স্বচ্ছতা আস্থার ভিত্তি। সফটওয়্যারে প্রতিটি টাকার উৎস ও খাত লেখা থাকে, রসিদ নম্বর ধারাবাহিক, আর কে কখন এন্ট্রি করেছেন তার রেকর্ড থাকে। কমিটি চাইলে যেকোনো দিনের রিপোর্ট দেখতে পারে, বড় দাতাকে বছর শেষে তার দানের পূর্ণ হিসাব দেওয়া যায়, আর বার্ষিক মাহফিলে আয় ব্যয়ের সারাংশ ছাপিয়ে বিতরণ করা যায়। এই স্বচ্ছতাই অনেক মাদ্রাসায় নতুন দাতা আসার কারণ হয়।

সচরাচর জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

আরও পড়ুন